5 Grundanforderungen an ein gute videobasierte E-Signaturen-Lösung

Dilani Silva, 15. September 2022

Die pandemiebedingten Beschränkungen wurden vielerorts aufgehoben. Wie steht es mit den Verbrauchern? Werden sie sich wieder auf persönliche Gespräche einlassen wollen, um ihre Unterschrift unter einen Vertrag zu setzen? Unsere Welt hat sich in Richtung remote verschoben. Videokonferenzsoftware ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken, sei es um mit Arbeitskollegen in Kontakt zu treten oder um bequem von zu Hause aus Geschäfte mit Unternehmen abzuwickeln. Da die Verbraucher in der heutigen ortsunabhängigen Wirtschaft praktische, personalisierte digitale Erfahrungen erwarten, gehören Geschäftsabschlüsse und die Unterzeichnung von Routineverträgen im persönlichen Gespräch möglicherweise der Vergangenheit an.

Verbraucher aller Altersgruppen kennen sich mit digitalen Werkzeugen immer besser aus. Daher sind sie viel offener dafür, mit Unternehmen über Videokonferenzlösungen zu interagieren und den Kontakt von Angesicht zu Angesicht zu vereinfachen. Wie Accenture ermittelte, hatten vor der Coronakrise nur 15 % der Verbraucher Videokonferenzen genutzt, um mit einem Berater zu kommunizieren. Jetzt gaben 46 % an, dass sie dazu bereit wären, und - was noch wichtiger ist - 35 % ziehen eine Videolösung einem persönlichen Gespräch vor. 

Dies bietet Unternehmen die einmalige Gelegenheit, personalisierte Erfahrungen mit hohem Kundenkontakt zu schaffen und Kunden, die virtuelle Interaktionen bevorzugen, persönlich zur Seite zu stehen. Unternehmen könnten ihr bevorzugtes Videokonferenz-Tool mit anderen Kollaborationstechnologien wie eSign und Co-Browsing kombinieren, es gibt aber auch eine viel einfachere Möglichkeit.

Videobasierte Lösungen für digitale Vertragsabschlüsse bilden die persönliche Unterzeichnung nach und kombinieren die Vorteile des persönlichen Gesprächs und der digitalen Unterstützung. Aber nicht alle videobasierten Lösungen für E-Signaturen bieten dieselben Leistungen. Im Folgenden finden Sie die 5 wichtigsten Anforderungen an elektronische Signaturen. Sie helfen Ihnen bei der Auswahl der besten Lösung für den Einsatz in Vermittlungssituationen oder in Workflow-Szenarien, in denen Sie direkt mit dem Kunden zusammenarbeiten müssen, um Vereinbarungen in elektronischer Form zu unterzeichnen.

Ist die videobasierte E-Signaturen-Lösung sicher?

Die Gesetzeslage ist klar und deutlich: Der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) und der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) regeln seit langem die Verwendung elektronischer Signaturen im US-Bundesrecht, genauso eIDAS in der Europäischen Union und ähnliche Gesetze für elektronische Signaturen auf der ganzen Welt. Aber ist die Lösung auch sicher?

Die Möglichkeit, virtuelle Unterschriftssitzungen in Echtzeit durchzuführen, ist eine bequeme Möglichkeit für Unternehmen, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und eine emotionale Bindung herzustellen. Sie ersparen den Kunden die Fahrzeit zu einem persönlichen Treffen, um Dokumente handschriftlich zu unterzeichnen, und auch das Hin und Her, wenn Vereinbarungen am Telefon oder per E-Mail unterzeichnet werden. Ja, die Benutzerfreundlichkeit ist wichtig. Letztendlich steht und fällt aber alles mit der Sicherheit der Lösung. Unternehmen und ihre Kunden müssen unbedingt während der virtuellen Unterschriftssitzung geschützt sein. Bei der Auswahl videobasierter E-Signaturen-Lösungen ist es wichtig sich bewusst zu machen, dass nicht alle videobasierten E-Signaturen-Lösungen das erforderliche Maß an Sicherheit bieten, um Manipulationen zu verhindern und Ihre Kunden und Ihr Unternehmen gefährden können. Fragen Sie den Anbieter:

  • Bietet die Lösung eine breite Palette von Optionen zur Identitätsüberprüfung und Authentifizierung, damit Sie sicherstellen können, dass Sie mit der richtigen Person interagieren, bevor diese Zugriff auf die Vereinbarungen erhält? Die meisten Videokonferenzlösungen auf dem Markt bieten nur unzureichende Authentifizierungsmethoden und Funktionen zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners. So wird z. B. häufig keine Identitätsüberprüfung angeboten. Sie kann jedoch erforderlich sein, um unbekannte Personen zu überprüfen, zu denen ein Unternehmen noch keine Geschäftsbeziehung unterhält. Oder es werden keine Passwörter für den Zugriff auf Unterschriftssitzungen über herkömmliche Bildschirmfreigabe-Software verlangt, was dazu führt, dass unerwünschte Gäste in die Unterschriftssitzung gelangen. Bei einer aktuell erhältlichen videobasierten E-Signaturen-Lösung können bei Verwendung der wissensbasierten Authentifizierung (Knowledge-based Authentication, KBA) alle Teilnehmer der Sitzung die Antworten eines Teilnehmers sehen, der auf die Unterschriftssitzung zugreifen will. Dadurch werden allen Teilnehmern der Sitzung private persönliche Informationen offengelegt. Es ist wichtig, die Sicherheitsvorkehrungen einer videobasierten E-Signaturen-Lösung genau unter die Lupe zu nehmen, um sicherzustellen, dass Ihre remote Transaktionen mit Kunden so sicher wie möglich sind.
  • Verfügt die Lösung über integrierte Sicherheitskontrollen, die verhindern, dass Teilnehmer im Namen anderer unterschreiben? Einige videobasierte E-Signaturen-Lösungen verfügen nicht über die integrierten Sicherheitskontrollen, die für eine sichere virtuelle Unterschriftssitzung mit Kunden erforderlich sind. Die jüngsten Nachrichten zeigen, wie wichtig Sicherheitskontrollen sind, die verhindern, dass Teilnehmer im Namen anderer unterschreiben. Wählen Sie einen Lösungsanbieter, der die integrierten Sicherheitskontrollen mit Co-Browsing -Funktionen anbietet. So können Sie sicher sein, dass Teilnehmer nicht einfach im Namen anderer unterschreiben können. Die Entscheidung für eine weniger sichere videobasierte E-Signaturen-Lösung kann Ihre Marke gefährden. Die Konsequenz: Treue Kunden verlieren das Vertrauen und wechseln zur Konkurrenz oder noch schlimmer, man verklagt Sie.

Gibt die Lösung dem Gastgeber ein hohes Maß an Kontrolle?

Virtuelle Unterschriftssitzungen ermöglichen es den Teilnehmern, Vereinbarungen in Echtzeit zu betrachten und zu unterzeichnen. Der Gastgeber (z. B. ein Vertreter oder Berater) kann die Kunden gleichzeitig unterstützen, und mit ihnen die Verträge durchgehen, ganz so, wie er oder sie es bei Papierdokumenten auch tun würde. Während einer solchen Sitzung muss der Gastgeber die Unterschriftskontrolle an den Kunden oder Unterzeichnenden weitergeben. Beachten Sie: Nicht alle videobasierten Lösungen für die elektronische Unterschrift bieten ein angemessenes Maß an Kontrolle. Das kann alle an der virtuellen Unterschriftssitzung Beteiligten einem Risiko aussetzen. Fragen Sie den Anbieter:

  • Kann die Lösung die Inhalte einschränken, die in der virtuellen Unterschriftssitzung freigegeben werden können? Co-browsing bietet ein hohes Maß an Kontrolle für den Gastgeber und die Unterzeichner in der virtuellen Unterschriftssitzung, da es die Inhalte einschränkt, die in der Sitzung angezeigt und freigegeben werden können. Mit anderen Worten: Der Gastgeber kann nur die zu unterzeichnende Vereinbarung freigeben - und nicht seinen gesamten Bildschirm. Dies ist eine höhere Sicherheitsstufe, als Benachrichtigungen auf dem Bildschirm von anderen Anwendungen des Gastgebers (z. B. private Slack-Nachrichten) für den Kunden nicht sichtbar zu machen. Für bessere Sicherheit müssen Sie sich ebenfalls vergewissern, dass die Unterzeichner nur auf die Dokumente zugreifen können, die sie unterschreiben sollen. Andernfalls besteht ein Risiko, wenn Unterzeichner auf die Browser-Tabs des Gastgebers, auf andere Dokumente auf dem Desktop oder interne Anwendungen zugreifen können. Kontrollen, die Inhalte einschränken, sorgen für Sicherheit für Sie und Ihre Vertreter und es wird allen Teilnehmern eine sichere Unterschriftssitzung gewährleistet.

Ist die videobasierte E-Signaturen-Lösung konform?

Neben Gesetzen zur elektronischen Unterschrift, staatlichen Gesetzen oder anderen rechtlichen Bestimmungen, werden regulierte Branchen Compliance-Audits unterzogen und sind auf elektronische Nachweise angewiesen, die zeigen, wie Mitarbeiter und Kunden den Unterzeichnungsprozess abgeschlossen haben. Diese Informationen werden in einem Prüfpfad erfasst. Dort wird gespeichert, wer welche Vereinbarung unterzeichnet hat, die Reihenfolge der Unterzeichnung, die Zeitstempel, wann die Vereinbarung unterzeichnet wurde, und die IP-Adresse, von der aus die Vereinbarung unterzeichnet wurde.

Sollte es eines Tages zu einem Rechtsstreit über eine elektronisch unterzeichnete Vereinbarung kommen, wird das Urteil auf der Grundlage der Stärke der zugelassenen elektronischen Beweise gefällt. Die elektronischen Beweise müssen genau und zuverlässig reproduziert werden, damit sie vor Gericht Bestand haben. Die meisten videobasierten E-Signaturen-Lösungen auf dem Markt sind nicht in der Lage, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, da die Unterzeichnungsvorgänge nicht präzise in ihrem Prüfpfad erfasst werden. Das lässt Zweifel aufkommen und stellt die Integrität der unterzeichneten Vereinbarungen und elektronischen Beweise in Frage. Die Integrität von signierten Dokumenten und Prüfpfaden sind zur Zulässigkeit und Durchsetzbarkeit enorm wichtig. Fragen Sie den Anbieter:

  • Werden die Unterzeichnungsereignisse in der virtuellen Unterschriftssitzung genau im Prüfpfad erfasst? Enthält der Prüfpfad wichtige Ereignisse bei der Unterzeichnung wie:
    • Weitergabe von Unterschriftsberechtigungen zwischen dem Gastgeber und den Teilnehmern 
    • Die Reihenfolge der Unterzeichnung in der virtuellen Unterschriftssitzung  
    • IP-Adressen und geografische Angaben zu allen Teilnehmern, die an der Unterschriftssitzung teilgenommen haben
    • Genaue Informationen und Zuordnung des Kanals, den die Teilnehmer zur Unterzeichnung der Vereinbarungen verwendet haben 

Wie einfach ist es für den Gastgeber, eine videobasierte Unterschriftssitzung einzuleiten?

Mit einer videobasierten Lösung für elektronische Unterschriften in Ihrem digitalen Toolkit kann Ihr Unternehmen besser mit Mitarbeitern und Kunden in Kontakt treten und das Onboarding beschleunigen. Zeit ist Geld. Daher ist es ratsam, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren, Kundenbeziehungen aufzubauen, anstatt Zeit damit zu verlieren, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu klicken, um eine virtuelle Unterschriftssitzung zu planen und einzuleiten. Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte schnell und intuitiv sein, damit Sie mit nur wenigen Klicks eine Vereinbarung senden und die virtuelle Unterschriftssitzung planen können. Einige videobasierte E-Signaturen-Lösungen auf dem Markt bieten nur eine fragmentierte Benutzererfahrung. Dadurch verlangsamt sich die Bearbeitungszeit bis zum Vertragsabschluss. Fragen Sie den Anbieter:

  • Ist die Lösung vollständig integriert? Können Ihre Mitarbeiter in einer einzigen Anwendung Verträge vorbereiten und die Unterschriftssitzung planen? Oder müssen sie zwischen Apps und E-Mails hin- und herwechseln? Wählen Sie eine videobasierte Lösung für die elektronische Unterschrift, die den Vorgang optimiert, damit der Gastgeber schneller eine Verbindung herstellen und die Verträge von den Kunden unterzeichnen lassen kann.

Kundenerfahrung: Eine Ihrer wichtigsten Anforderungen an die elektronische Signatur

Videobasierte E-Signaturen-Lösungen verbessern die Kundenerfahrung durch eine innovative Kombination aus persönlicher und digitaler Hilfestellung und vereinfachen den Abschluss von remote Verträgen, die Vermittlung bedürfen. Virtuelle Unterschriftssitzungen sind auf Zusammenarbeit ausgerichtet und ermöglichen es den Nutzern, durch eine vernetzte Erfahrung die Loyalität von Kunden aufzubauen. Um die Akzeptanz bei den Kunden zu erhöhen, muss die Lösung eine nahtlose, durchgängige papierlose Erfahrung bieten. So kann sie die Abschlussraten erhöhen.

Fragen Sie den Anbieter:

  • Können die Teilnehmer in der virtuellen Unterschriftssitzung leicht erkennen, wer den Vertrag unterschreibt? Einige Lösungen bieten Benutzern die Möglichkeit, Kunden mit Anmerkungen durch den Vertrag zu geleiten. Derartige Anmerkungstools haben ihren Nutzen; aber es kann trotzdem vorkommen, dass die Teilnehmer nicht genau wissen, in welcher Reihenfolge die Unterzeichner die Vereinbarung auf dem Bildschirm ausfüllen sollen oder sich nicht sicher sind, wer in der Sitzung gerade die Unterschriftsberechtigung hat. Mit Co-browsing können die Benutzer den Unterzeichnenden visuelle Hilfestellung geben, indem sie die Reihenfolge der Unterzeichnenden anzeigen und in Echtzeit den Unterzeichnenden, der die Vereinbarung gerade ausfüllt, kennzeichnen. Der Mauszeiger der Unterzeichnenden zeigt ihren Namen an, so dass alle die einzelnen Ereignisse während der Unterschriftssitzung im Auge behalten können.
  • Bieten sie White-Labeling? Einige Lösungen bieten individuelle Branding-Optionen wie das Hinzufügen Ihres Logos oder das Anpassen einer Website mit Ihren Markenfarben. White-Labeling bietet Ihnen hingegen die Möglichkeit, die Unterschriftserfahrung von Anfang bis Ende vollständig anzupassen - von der E-Mail-Domäne der an die Unterzeichnenden gesendeten E-Mail-Einladungen über den Inhalt der E-Mail-Benachrichtigungen bis hin zur virtuellen Unterzeichnungssitzung selbst. Wussten Sie, dass Anbieter, die kein White-Labeling anbieten, die Hauptziele von E-Mail-Phishing-Angriffen sind? Diese können Ihr Unternehmen und die Unterzeichnenden mit potenziellen Malware-Downloads und Hackern, die die Identität und die persönlichen Informationen Ihrer Kunden ausnutzen, gefährden.
  • Ist die Lösung reaktionsschnell, sodass Kunden Verträge in kurzer Zeit abschließen können? Hat die videobasierte E-Signaturen-Lösung eine langsame Reaktionszeit, ist dies besonders störend für die virtuelle Unterschriftssitzung. Die Zeit bis zum Abschluss verlängert sich und die Langsamkeit kann derartig frustrierend sein, dass die Unterzeichnenden den Unterschriftsprozess ganz abbrechen. Achten Sie bei der Lösung, die Sie wählen, darauf, dass sie zuverlässig und reaktionsschnell ist und einen raschen Abschluss des Unterschriftsprozesses erlaubt.

Die Vorteile von OneSpan Sign Virtual Room

Der OneSpan Sign Virtual Room reproduziert die Vorteile eines persönlichen Gesprächs und ist ideal für Verträge, die menschlicher Unterstützung bedürfen. Er vereint elektronische Unterschriften, webfähige Videokonferenzen und umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit in einer einzigen Lösung. Der OneSpan Sign Virtual Room bietet Ihnen:

  • Eine sichere Lösung mit einer Vielzahl von Optionen zur Identitätsüberprüfung und Authentifizierung zur Auswahl. Mit unserer Lösung können Sie sowohl die Identität von bekannten Kunden als auch von unbekannten Personen überprüfen, zu denen Ihre Organisation noch keine Geschäftsbeziehung unterhält. Unsere Lösung umfasst auch integrierte Sicherheitskontrollen, die verhindern, dass Teilnehmer versehentlich im Namen anderer Teilnehmer der virtuellen Unterschriftssitzung unterschreiben. Zu guter Letzt bieten wir Sicherheit in Bankqualität und digitale Signaturverschlüsselung - damit die im virtuellen Raum unterzeichneten Daten und Vereinbarungen sicher sind und bleiben.
  • Ein hohes Maß an Kontrolle: Wir stellen sicher, dass alle an der Unterschriftssitzung beteiligten Parteien nur die Vereinbarung sehen können, die eine Unterschrift erfordert. Beim Co-Browsing verhindern wir nicht nur, dass ein Teilnehmer im Namen eines anderen unterschreibt, sondern auch, dass Teilnehmer auf den Desktop, die Browser-Tabs, sensible Dokumente oder interne Anwendungen anderer Teilnehmer zugreifen.
  • Eine gesetzeskonforme Lösung, die das Einverständnis nachweist und die Integrität der Dokumente im Prüfpfad durch präzise, umfassende elektronische Beweise belegt. Im Gegensatz zu anderen Lösungen erfasst unser Prüfpfad detaillierte Ereignisse, wie z. B. die Weitergabe von Unterschriftsberechtigungen zwischen Gastgeber und Teilnehmern, die ordnungsgemäße Unterschriftsreihenfolge, die für die Überprüfung der Vereinbarung aufgewendete Zeit, IP-Adressen und geografische Details, die angeben, wo die Vereinbarung unterzeichnet wurde, und vieles mehr. Darüber hinaus bietet unser Virtual Room die Möglichkeit, die Unterschriftssitzung aufzuzeichnen, um die im Prüfprotokoll erfassten elektronischen Beweise zu ergänzen.
  • Eine anwenderfreundliche Lösung. Der Virtual Room ist eine All-in-One-Lösung, die E-Signaturen, Videokonferenzen und umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit umfasst. Damit entfällt das mühsame Vorbereiten von Vereinbarungen, das Versenden von Einladungen und das Einleiten einer virtuellen Unterschriftssitzung über mehrere Anwendungen.
  • Ein überragendes Kundenerlebnis, nahtlos und vollständig mit einem White-Label versehbar, verkürzt den Abschluss von Vereinbarungen. Damit Sie höhere Abschlussraten erzielen.

Mit OneSpan Sign Virtual Room erhalten Ihre Kunden die Hilfe, die sie benötigen, bequem von zu Hause oder vom Büro aus. Ihr Unternehmen erhält Zugang zu einem neuen Kanal mit engem Kundenkontakt, um den Unterzeichnungsprozess für Mitarbeiter und Kunden so menschlich wie möglich zu gestalten.

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Dilani Silva ist Product Marketing Manager bei OneSpan. Sie ist dafür verantwortlich, die Markteinführungsstrategie, Positionierung, das Messaging und die Verkaufsförderung für OneSpans e-Signature-Lösung OneSpan Sign zu verwalten und umzusetzen.