5 Gründe für die Einführung von E-Signatur-Lösungen für interne Dokumente
Richtlinien für elektronische Signaturen können Unternehmen jeder Größe dabei helfen, den Prozess der Erfassung von Mitarbeiterinformationen zu optimieren und Mitarbeiter dazu zu bringen, Formulare wie Richtlinienverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen zu unterzeichnen. Oberflächlich betrachtet scheint es am einfachsten zu sein, interne Formulare zu bearbeiten. In der Realität kann es jedoch große Kopfschmerzen bereiten, Dokumente an jeden Mitarbeiter - einschließlich Remote-Mitarbeiter - zu senden und sicherzustellen, dass sie rechtzeitig unterschrieben und zurückgesandt werden. Unternehmen können es sich nicht leisten, die Produktivität an Mitarbeiter zu verlieren, die zu viel Zeit mit Formularen verbringen. Dies gilt umso mehr, wenn sich diese Dokumente auf Dokumente beziehen, die ausgefüllt werden müssen, um ein Projekt voranzutreiben. Software für elektronische Signaturen beseitigt Ineffizienzen und erleichtert viele Herausforderungen bei der Verwaltung von Datensätzen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie E-Signatur-Lösungen die interne Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen vereinfachen. Einige besonders bemerkenswerte Gründe für die Annahme einer solchen Strategie sind:
Elektronische Signaturen für Einsteiger
In diesem 25-seitigen Leitfaden erhalten Sie eine Einführung in wichtige rechtliche Konzepte und Überlegungen zur Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse mit elektronischen Signaturen. Jetzt herunterladen1. E-Signaturen verbessern die Genauigkeit
Haben Sie jemals ein Online-Formular ausgefüllt, geklickt, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren, und die Seitenaktualisierung hat Ihnen mitgeteilt, dass Sie etwas vergessen haben? Diese Funktionalität wird erwartet, wenn Sie beispielsweise Steuerformulare ausfüllen oder Zahlungskartendaten online eingeben. Sie können diese automatische Überprüfung jedoch mithilfe der E-Signatur-Technologie auf interne Dokumente übertragen. Fortgeschrittene Plattformen für elektronische Signaturen verfügen über ausgefeilte Tools, um sicherzustellen, dass Formulare korrekt ausgefüllt und an den richtigen Stellen signiert werden.
2. Optimieren Sie die Antworten
Zeitgemäße Büros basieren auf technologiebasierten Prozessen. Die Mitarbeiter sind es gewohnt, den Job über einen Computer oder ein Smartphone zu erledigen. Wenn sie also eine Menge Papierkram erledigen, kann dies dazu führen, dass Einzelpersonen das Formular nur für einen bequemeren Moment wegstecken, der nie wirklich zustande kommt. Das Unterbrechen effizienter elektronischer Prozesse zum Ausfüllen eines Formulars kann schnell problematisch werden, aber die Bearbeitung eines elektronischen Dokuments in wenigen Minuten ist bei weitem kein solches Problem. Daher wird das Sammeln von Antworten auf verschiedene Dokumentationsanforderungen bei Verwendung elektronischer Signaturen häufig viel einfacher.
3. Vermeiden Sie Papierkosten
Tinte, Toner, Papier, Heftklammern, Speicherplatz für Aufzeichnungen, Lösungen für die Zugangskontrolle, mit denen sichergestellt wird, dass nur autorisierte Personen Formulare anzeigen, Brandbekämpfungssysteme, die das Papier nicht beschädigen, und die Personalstunden für die Vorbereitung und Bearbeitung papierbasierter Dokumente können hinzugefügt werden bis zu erheblichen Kosten. Durch elektronische Signaturen werden die Kosten nicht vollständig beseitigt, da Sie das Dokument noch erstellen, die Software bezahlen und die Datei digital speichern müssen. Die Gesamtbetriebskosten für eine elektronische Datei können jedoch erheblich niedriger sein als die einer Papierdatei, insbesondere da Unternehmen im Allgemeinen stärker von fortschrittlichen Technologien abhängig werden.
4. Einfachere Änderungen
Haben Sie jemals ein Formular an eine große Gruppe von Benutzern gesendet, um später einen peinlichen Tippfehler zu finden, die Originalkopie zu bearbeiten, erneut zu drucken, neu zu verpacken und alle Dokumente erneut zu senden? Ja, es ist eine unangenehme und ärgerliche Erfahrung. Wenn dies mit einem elektronischen Formular geschieht, bearbeiten Sie einfach die Originalkopie und senden Sie der Benutzergruppe eine E-Mail mit der aktualisierten Version. Ein Vorgang, der längere Zeit in Anspruch genommen hätte, dauert nur noch wenige Minuten.
5. Handlichkeit
Sie können nicht davon ausgehen, dass Benutzer Papierdokumente aus dem Büro mit nach Hause nehmen, um sie auszufüllen, wenn sie während des Arbeitstages keine Zeit haben. Wenn diese Mitarbeiter Formulare nach Hause bringen, können sie sich dort verlaufen. Dies ist besonders problematisch, wenn diese Dateien vertrauliche Daten enthalten. Elektronische Formulare, auf die über sichere Webkanäle zugegriffen werden kann, können auf jedes Gerät mit Internetzugang übertragen werden, sodass die Mitarbeiter sie bequem und mit viel geringerem Risiko ausfüllen können.
Es gibt noch viele weitere Gründe, E-Signaturen intern zu übernehmen Anfängerleitfaden für elektronische Signaturen Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Technologie implementieren und diese Vorteile nutzen können.
