5 Möglichkeiten, wie elektronische Signaturen den Nachweis der Konformität erleichtern

Michael Laurie, 7. Dezember 2015
Compliance

Der Prüfpfad eines elektronisch signierten Dokuments ist seit der Finanzkrise 2008 zu einem wesentlichen Merkmal einer Lösung für elektronische Signaturen geworden. Seitdem sind Gesetze und Vorschriften strenger geworden. Unternehmen werden häufiger geprüft. Führungskräfte werden nun sowohl rechtlich als auch finanziell für ihre Entscheidungen verantwortlich gemacht. Unternehmen versuchen nun, so viele Details wie möglich über die Entscheidungen ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter sowie über die Transaktionen mit ihren Kunden und Partnern zu erfassen, um die Einhaltung der Vorschriften zu beweisen, wenn ein Wirtschaftsprüfer irgendwann klopft.

Eine E-Signatur-Lösung kann dazu beitragen, die Compliance eines Unternehmens zu verbessern, indem Geschäftsregeln während des gesamten Signatur-Workflows durchgesetzt werden und gleichzeitig aufgezeichnet wird, was passiert ist, als Personen Dokumente zur Überprüfung und Signatur vorgelegt wurden. Es werden jedoch nicht alle Lösungen für elektronische Signaturen in Bezug auf ihre Audit-Trail-Funktionen gleichermaßen erstellt.

Bei der Bewertung der Audit-Trail-Funktionen einer Lösung für elektronische Signaturen sind fünf Punkte zu beachten.

1. Statische Prüfpfade

Erfasst und reproduziert die Lösung für elektronische Signaturen grundlegende Informationen darüber, was während des Signatur-Workflows passiert ist? Können Sie damit nachweisen, wer, welche Dokumente wann (Datums- und Zeitstempel), wo (Stadt), wie (Computer / IP-Adresse), in welcher Reihenfolge unterschrieben und wer sie autorisiert hat? 

 

Static Audit Trail

2. Dokument- und Signatursicherheit

Sichert die Lösung für elektronische Signaturen sowohl die Signaturen als auch den Inhalt eines Dokuments? Verhindert es, dass Personen Signaturen aus dem Dokument löschen und Signaturen in andere Dokumente kopieren und einfügen können? Verhindert es, dass Personen den Inhalt des Dokuments löschen und ändern? Werden Signaturen sichtbar ungültig, wenn Änderungen festgestellt werden? 

Wichtige Bewertungskriterien für E-Signatur-Software

In den Technology Evaluation Centers (TEC) werden 7 Auswahlkriterien für elektronische Signaturen und ihre Bedeutung für Ihre Digitalisierungsstrategie beschrieben.

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3. Schnittsignierung

Viele Geschäftsprozesse umfassen mehrere Teilnehmer, wobei jeder Unterzeichner seine jeweiligen Felder ausfüllen und eine Signatur anwenden muss. Signiert die Lösung für die elektronische Signatur den Inhalt des Dokuments digital? jedes Mal jemand neue Zeichen ? Wenn ein Unterzeichner und ein Mitunterzeichner an verschiedenen Tagen einen Vertrag per E-Mail unterzeichnen, spiegelt sich diese Historie im Prüfpfad wider?

Wenn die Lösung am Ende des Vorgangs eine digitale Signatur um das gesamte Dokument legt, erhalten Sie nicht das vollständige Bild jedes Signaturereignisses. Wenn Sie nicht nachweisen können, dass verschiedene Personen zu unterschiedlichen Zeiten unterschrieben haben, was würde dies für Ihr Unternehmen aus Compliance- oder Prozesssicht bedeuten?

4. Herstellerunabhängiger Speicher

Integriert die Lösung für elektronische Signaturen den Prüfpfad direkt in die Dokumente, sodass Sie sie sicher speichern und überprüfen können, wo immer Sie möchten? Oder müssen Sie zum Dienst des Anbieters für elektronische Signaturen zurückkehren, um die Echtheit des elektronisch signierten Dokuments zu überprüfen? Wenn du musst Kehren Sie zum Dienst des Anbieters für elektronische Signaturen zurück, um Dokumente zu speichern und zu überprüfen Wie wird sich dies auf Ihr Unternehmen und Ihren Betrieb auswirken, insbesondere wenn Leistungsprobleme oder Serviceverzögerungen auftreten oder sogar das Geschäft eingestellt wird?

Überprüfen Sie als Test das Signaturfeld der elektronisch signierten PDF-Datei, um festzustellen, ob und wie viele Überwachungsinformationen in das Dokument eingebettet sind.

5. Aktive Audit-Trails

Ermöglicht Ihnen die Lösung für die elektronische Signatur die Wiedergabe der Ereignisse während des Signaturworkflows? wie von Unterzeichnern erlebt? MonitorVideo-Mockup2  

Erfasst Screenshots und Zeitstempel des schrittweisen Prozesses, einschließlich dessen, was die Leute gesehen haben und jede Aktion, die sie unternahmen vom Start zum Ziel? Können Sie damit nachweisen, wie Dokumente Personen angezeigt wurden, als sie dynamisch generiert und zur Überprüfung und Signatur in einem Webbrowser angezeigt wurden?

Active Audit Trail-Bild  

Das Fazit zum Nachweis der Konformität

Eine Lösung für elektronische Signaturen sollte es Ihrem Unternehmen erleichtern, die Einhaltung von Vorschriften in einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Welt nachzuweisen. Dies erfordert mehr als nur die Erfassung von Audit-Trail-Informationen auf Dokumentebene. Da immer mehr Transaktionen online stattfinden und Dokumente jedes Mal dynamisch für jede Person generiert werden, sollte eine elektronische Signaturlösung auch aktive Audit-Trail-Informationen über den Prozess erfassen, damit Sie genau nachweisen können, was die Unterzeichner erlebt und akzeptiert haben.

Wenn es um E-Signatur-Audit-Trails geht, erhalten Sie von jedem einen statischen Audit-Trail, damit Sie wissen, was signiert wurde. Aber was wirklich wichtig ist, ist nicht nur, dass Sie einen Vertrag geschlossen haben - es ist zu sehen, wie Sie dorthin gekommen sind. Hier kommt der aktive Audit-Trail ins Spiel. Es zeigt Ihnen, wie der Prozess passiert ist. OneSpan Sign ist branchenweit einzigartig und bietet einen aktiven Prüfpfad.

Unabhängig davon, ob Sie eine Regierungsbehörde, eine Bank oder eine Versicherungsgesellschaft sind, müssen Sie die Regeln für die Unterzeichnung von Dokumenten bei einer digitalen Transaktion mit Kunden und Geschäftspartnern befolgen. Mit unseren doppelten Prüfpfaden können Sie auf einfache Weise die Einhaltung nachweisen und dies nicht nachweisen genau das, was unterschrieben wurde, aber WIE es unterschrieben wurde - und das wollen die Leute immer wissen.

Mehr erfahren

Lesen Sie diesen neuen Leitfaden von Technology Evaluation Centers, um mehr über Prüfpfade und andere Auswahlkriterien zu erfahren, die Sie mit elektronischen Signaturen erfolgreich machen: Wichtige Bewertungskriterien für E-Signature-Software - Treffen der richtigen Wahl für kostensparende Effizienz und erstklassigen Service .  

Dieser Beitrag ist Teil einer Buyer's Guide-Blogserie: