Bereitstellen von elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzter Dienst

David Gaudio, 17. Dezember 2018
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Unternehmen verstehen heute die Notwendigkeit digitaler Transformation und elektronischer Signaturen in ihrem Unternehmen. Der Wert ist unbestritten, aber der beste Weg, um diese Transformation zu erreichen, ist weniger klar. Um eine Investition in elektronische Signaturen zu maximieren, muss die Geschäftsleitung die Einrichtung einer einzigen Unternehmenslösung im Auge behalten. Andernfalls erhalten sie redundante und überlappende Lösungen, da einzelne Geschäftsbereiche ihre eigenen isolierten Implementierungen von vorantreiben elektronische Signaturen.

Dies ist besonders relevant, da die meisten E-Signatur-Bereitstellungen branchenspezifisch beginnen. Ein Geschäftsbereich versucht, ein bestimmtes Geschäftsproblem zu lösen. Sie beginnen in der Regel mit einem einzelnen Prozess, demonstrieren den ROI und erweitern sich auf andere Prozesse. Das ist eine taktische Art, mit Dingen umzugehen; Große Unternehmen haben viele Geschäftsbereiche, die jeweils unterschiedliche Maßnahmen ergreifen, um die gleichen Probleme zu lösen. Das Problem bei einem isolierten Ansatz besteht darin, dass es zu Doppelarbeit und Redundanz kommt, da jeder Geschäftsbereich seinen eigenen Anbieter bewertet und auswählt, in seine eigenen Systeme integriert, sein eigenes Team schult und das System wartet - alles ohne die Vision einer Wiederverwendbarkeit von anderen Geschäftsbereichen mit gemeinsamen Bedürfnissen.

In Unternehmensorganisationen erweist sich die Bereitstellung von elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzter Dienst als ebenso wichtig wie die Zentralisierung von Personal- oder Buchhaltungsdiensten. Bei einem Shared-Services-Modell wird die E-Signatur-Anwendung zentral im Unternehmen bereitgestellt, sodass viele Geschäftsbereiche und einzelne Abteilungen darauf zugreifen können. Dies ermöglicht es der Organisation, die Organisation zu standardisieren und systematisch zu transformieren.

Shared Services für elektronische Signaturen: Drei Vorteile

Die Bereitstellung von Software wie elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzter Dienst hat drei wichtige Wertebereiche:

  • Allgemeine Benutzererfahrung: Ein Shared-Services-Ansatz ermöglicht es dem Unternehmen, die Benutzererfahrung für elektronische Signaturen zu standardisieren. Wenn sich jeder Geschäftsbereich für seine E-Signatur-Anwendung mit denselben Anforderungen und Richtlinien, die von einem zentralen Dienst festgelegt wurden, auf denselben Anbieter verlässt, können Sie die Kontrolle über die Benutzererfahrung erlangen und über alle Kanäle hinweg eine konsistente Erfahrung bieten. 
     
  • Reduziertes Risiko: Die Standardisierung Ihres E-Signatur-Ansatzes unterstützt die Bemühungen um Compliance und Durchsetzbarkeit. Es konsolidiert elektronische Signaturen bei einem einzigen Anbieter mit einer einzigen Methode zum Erfassen und Abrufen von Beweisen für den digitalen Signaturprozess. Im Falle eines Audits kann die Organisation beispielsweise die erforderlichen Beweise und Aufzeichnungen aus einem Repository sammeln und sicherstellen, dass nichts verloren geht oder vergessen wird.
     
  • Unternehmensweite Wiederverwendbarkeit: Das Shared Services-Modell ermöglicht es einem Unternehmen, Doppelarbeit und Redundanz in bereitgestellten Anwendungen zu vermeiden. Dies kann zu enormen Kosteneinsparungen führen. Beispielsweise schätzte eine große Bank, dass durch die Wiederverwendbarkeit der Technologie für einen gemeinsam genutzten E-Signatur- und E-Forms-Service über einen Zeitraum von vier Jahren 50 Millionen US-Dollar an Kosten eingespart wurden. 

Bereitstellen von elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzter Dienst

In diesem Bericht teilen fünf führende Banken und Versicherer mit einer Größe von 5.000 bis 270.000 Mitarbeitern ihre Best Practices für die Bereitstellung von E-Signatur als Unternehmensdienstleistung.

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Erste Schritte mit elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzter Dienst

Der schwierigste Teil einer Reise ist der erste Schritt, und die Umstellung Ihrer E-Signatur-Lösung auf das Shared-Services-Modell ist nicht anders. Obwohl die Aufgabe entmutigend sein mag, gibt es einige Dinge, die zu Ihren Gunsten wirken. Unabhängig davon, wie weit sich Ihr Unternehmen im Digitalisierungsprozess befindet, können Sie Ihre Flugbahn dennoch auf gemeinsam genutzte Dienste umleiten.

Zweitens und vor allem gibt es drei Ebenen von gemeinsam genutzten Diensten, die Ihr Unternehmen übernehmen kann. Es ist nicht erforderlich, Ihre Organisation über Nacht vollständig zu überarbeiten. Planen Sie stattdessen einen schrittweisen Übergang. 

Drei Ebenen von Shared Services Shared Service

  • Basic: In der grundlegendsten Iteration standardisieren Unternehmen einen einzelnen Anbieter und erstellen einen Master-Servicevertrag. Dadurch werden Situationen vermieden, in denen einzelne Branchen unterschiedliche Vertragsbedingungen mit demselben Anbieter aushandeln oder mehrere Anbieter im gesamten Unternehmen hinzugezogen werden, um dasselbe Problem zu lösen. Es ermöglicht auch Skaleneffekte durch Mengenrabatte. 
     
  • Mittlere: Es wird davon ausgegangen, dass Unternehmen die mittlere Reife erreicht haben, wenn die Unternehmens-IT den Mindestsatz an E-Signatur-Features und -Funktionen festgelegt, die Dienste verfügbar gemacht und als Unternehmensdienste eingerichtet hat. 
     
  • Fortgeschrittene: Hier hat ein Unternehmen seine Kernplattformen übernommen, einen E-Signatur-Service darüber installiert, Mehrwertdienste integriert und Richtlinien, Prozesse und Mitarbeiter für die Verwaltung eingerichtet.
     

Peer Insights weisen den Weg 

Bei OneSpan führten wir sechs Shared Services-Interviews mit Enterprise Architects und anderen IT-Stakeholdern aus fünf Organisationen durch und berieten uns mit Gartner und dem OneSpan Sign Professional Services-Team. Durch unsere Forschung haben wir gelernt, dass es viele Möglichkeiten gibt, die Digitalisierung von Unternehmen mit einer E-Signatur-Funktion zu erreichen. Während die meisten Unternehmen einen ähnlichen Ansatz verfolgen - klein anfangen, Erfolg aufbauen und iterieren -, ist jedes Unternehmen eine einzigartige Einheit mit eigenen Praktiken.

Laden Sie dieses Whitepaper herunter, um auf die Forschung zuzugreifen: Schnelle Digitalisierung Ihres Unternehmens: Best Practices für die Bereitstellung von elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzten Dienst.
 

David Gaudio ist der Content Writer für Sicherheit und elektronische Signatur bei OneSpan mit fast zehnjähriger Erfahrung im Bereich digitales Marketing und Erstellung von Inhalten. Vor OneSpan erwarb David seinen BA in Publishing und Creative Writing und trug fast jeden Hut im Schrank für digitales