Best Practices zum Erstellen Ihres E-Signature-Workflows

Jeannine Mulliner, 17. November 2021

Die meisten Menschen betrachten die E-Signatur-Technologie als Mittel zur Erfassung der Zustimmung. Eine E-Signatur-Lösung bietet jedoch noch viel mehr. Um ein durchsetzbares Endergebnis zu erzielen, muss es in der Lage sein, den gesamten Signaturprozess des E-Signatur-Workflows zu verwalten. Dies umfasst die folgenden Schritte:

1. Geben Sie den Unterzeichnern Zugriff auf die Dokumente.

2. Unterzeichner authentifizieren;

3. Dokumente zur Überprüfung vorlegen;

4. Erfassen Sie Daten von Teilnehmern zum Zeitpunkt der Unterzeichnung.

5. Bereitstellung der Möglichkeit, zusätzliche Dokumente in die Transaktion einzufügen;

6. Einwilligung durch Unterzeichnung erfassen;

7. Liefern Sie die unterschriebenen Dokumente an alle Parteien.

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Im Folgenden finden Sie einige Einblicke in die Workflow-Schritte eines typischen elektronischen Signaturprozesses, wie aus unserem neuesten Whitepaper entnommen. Best Practices zum Erstellen Ihres E-Signature-Workflows .

Schritt 1: Zugriff

Wie werden Ihre Unterzeichner darauf zugreifen, sobald ein Dokument für die elektronische Signatur bereit ist? Während viele Leute davon ausgehen, dass der Einstiegspunkt E-Mail sein wird, ist es genauso üblich, direkte Integrationsszenarien zu sehen, in denen der E-Signatur-Prozess in ein Web oder eine mobile Anwendung integriert ist. Die Wahl der Zugriffsmethode hängt von folgenden Faktoren ab: Handelt es sich um einen persönlichen oder einen Remote-Anwendungsfall? Wenn es sich um einen Remote-Anwendungsfall handelt, sind Ihre Unterzeichner bereits online oder nicht? Und werden Sie elektronische Signaturen in eine andere Webanwendung oder ein anderes Portal integrieren oder benötigen Sie eine integrationsfreie Lösung?

Die Optionen umfassen:

  • E-Mail-Einladung
  • Unterzeichner einladen, sich bei einem Webportal oder einer Web-App anzumelden
  • Verwenden eines Links, der in eine native Anwendung, eine Drittanbieteranwendung oder eine mobile App eingebettet ist
  • Verwenden eines QR-Codes oder einer verkürzten URL für ein gedrucktes Dokument
  • Ein Mitarbeiter initiiert den Signaturprozess über ein Unternehmensanwendungsportal oder Dashboard

Schritt 2: Authentifizierung

Wie wird der Unterzeichner seine Identität nachweisen, wenn er auf der Begrüßungsseite für die elektronische Signatur ankommt, um sicher an der E-Signatur-Sitzung teilnehmen zu können? Die von Ihnen gewählten Optionen hängen von der Art der Transaktion, dem damit verbundenen Risiko und davon ab, ob Sie mit einem neuen oder bestehenden Kunden zu tun haben.

Bei bestehenden Kunden empfiehlt es sich, Anmeldeinformationen zu verwenden, die Ihre Organisation bereits ausgestellt hat. Die Authentifizierungsmethode unterscheidet sich, wenn Sie mit neuen Kunden Geschäfte abwickeln. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Erstkunden zu identifizieren. Die Wahl der Identifikationsmethode hängt vom Risikoprofil Ihres Prozesses ab. Die Optionen umfassen E-Mail-Authentifizierung, dynamische wissensbasierte Authentifizierung (KBA), SMS-Authentifizierung, Smartcards und mehr.

Schritt 3: Präsentieren Sie die Dokumente

Bestimmen Sie als Nächstes, wie Sie den Unterzeichnern Dokumente präsentieren, damit diese sie vor dem Signieren lesen können. Es wird empfohlen, dass der elektronische Signaturdienst Dokumente über einen Webbrowser präsentiert. Wenn der Unterzeichner nur einen Browser benötigt, muss er keine neue Software herunterladen, wodurch das Risiko von Software-Inkompatibilitäten ausgeschlossen wird. Sie können jederzeit Kopien ausdrucken, wenn es für Unterzeichner einfacher ist, Dokumente auf Papier zu überprüfen, die Präsentation von Dokumenten auf dem Bildschirm jedoch in den Prozess integriert werden muss.

Schritt 4: Formulare / Datenerfassung

Im Rahmen des Signaturprozesses können Sie dem Dokument Datenfelder hinzufügen, die die Unterzeichner ausfüllen können. Während die meisten E-Sign-Transaktionen an dem Punkt beginnen, an dem ein endgültiges Dokument erstellt wird (Formulardaten werden als Teil einer E-App oder einer anderen Kernanwendung erfasst und mit einer Dokumentvorlage zusammengeführt), müssen Sie in bestimmten Fällen Daten erfassen können zum Zeitpunkt der Unterzeichnung. Sie möchten, dass die Signaturplattform dies unterstützt.

Schritt 5: Hochladen / Aktualisieren von Dokumenten

In bestimmten Geschäftsprozessen müssen Sie oder Ihre Kunden möglicherweise Dokumente zu einer Transaktion hinzufügen. Dies ist in der Versicherungsbranche üblich, wo die Vertreter eines Versicherungsträgers häufig über eigene Dokumente verfügen, die einem neuen Geschäftsantragsprozess hinzugefügt werden können. Sobald der Agent das Dokument vom Kunden erhalten hat, sollte er in der Lage sein, eine gescannte Version in den E-Signatur-Service hochzuladen und in die Transaktion einzufügen.

Schritt 6: E-Sign

Dies ist der Schritt im Workflow, an den die Leute am häufigsten denken, wenn sie sich elektronische Signaturen vorstellen - das "Klicken" zum Signieren. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt in diesem Prozess, da dies der Moment ist, in dem Sie Absicht und Zustimmung erfassen. Aber es gibt wieder verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen, einschließlich:

  • Klicken zum Signieren / Klicken zum Initialisieren: Über einen Browser auf einem PC, Laptop oder Mobilgerät wird häufig eine einfache Schaltfläche "Click-to-Sign" verwendet.
     
  • Digitalisierte handschriftliche Signaturerfassung: Wenn ein Touchscreen-Gerät verfügbar ist, kann die kursive Signaturerfassung verwendet werden.
     
  • Smartcard-Signatur: Mitarbeiter und Auftragnehmer der Bundesregierung signieren Formulare und Dokumente routinemäßig per E-Mail mit einem digitalen Zertifikat, das auf ihrer Common Access Card (CAC) oder PIV-Smartcard gespeichert ist.

Schritt 7: Liefern Sie die elektronisch signierten Dokumente 

Sobald alle Dokumente per E-Mail signiert wurden, müssen Sie sichere elektronische Kopien zum Herunterladen anbieten oder sicher gedruckte Kopien per Post senden. Wie beim Authentifizierungsschritt kann dies über die E-Signatur-Lösung oder über ein anderes Unternehmenssystem wie eine CCM-Plattform (Customer Communications Management) erfolgen. Je nach Anwendungsfall kann es sinnvoll sein, elektronische oder gedruckte Kopien der signierten Aufzeichnungen anzubieten oder den Kunden die Wahl zu geben.

Lesen Sie unser aktuelles Whitepaper, um einen tieferen Einblick in jeden dieser Workflow-Schritte zu erhalten. Best Practices zum Erstellen Ihres E-Signature-Workflows .

Jeannine schreibt seit 20 Jahren über Technologie und deren Anwendung zur Lösung alltäglicher Herausforderungen. In ihrer Rolle als Content Director bei OneSpan leitet Jeannine ein Team von Autoren und Content-Entwicklern, das sich darauf konzentriert, Finanzinstituten und anderen Organisationen dabei zu helfen, Wert aus Sicherheits- und E-Signatur-Lösungen zu ziehen. Jeannine hat einen BA in Professional Writing von der l'Université de Sherbrooke.