Checkliste zur Vorbereitung: So können Sie ab sofort elektronische Signaturen verwenden

Dilani Silva, 12. Mai 2020

Die weltweit verhängten Lockdowns und die Maßnahmen zur sozialen Distanzierung haben Finanzinstitute und andere Organisationen unerwartet unter Druck gesetzt, ihre Digitalisierung zu beschleunigen. Banken, Hypothekarkreditgeber, Kreditgenossenschaften, Versicherungsträger und andere mußten plötzlich eine Möglichkeit finden, ihre Dienstleistungen zu digitalisieren und aus der Ferne anzubieten. Eine sichere, benutzerfreundliche und leicht umsetzbare Lösung für elektronische Signaturen macht dieses möglich. Elektronische Signaturen helfen Unternehmen dabei, auch unter diesen außergewöhnlichen Umständen ihr Geschäft weiterzuführen.

Doch wie fängt man am besten mit ihrer Einführung an? In diesem Blog gehen wir auf die verschiedenen Implementierungsoptionen sowie die wichtigsten technischen Anforderungen für die Bereitstellung elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen ein.

Zwei E-Signatur-Implementierungsoptionen: Benutzerinitiiert und integriert

Es ist wichtig, sich vorab die Frage zu stellen, wie Ihr Unternehmen E-Signaturen nutzen wird. E-Signature-Software wird auf zwei verschiedene Arten genutzt: Benutzerinitiiert oder integriert.

  • Benutzerinitiiert: Benutzer können Dokumente über das Webportal, die mobile App oder einen Drittanbieter-Konnektoren senden und unterzeichnen. Diese Option ist in der Regel ideal für E-Signaturprozesse mit geringerem Volumen (z. B. Verkaufsverträge, HR-Formulare, Spesenabrechnungen, Bestellungen usw.).
  • Integriert: Wenn Sie den E-Signaturprozess vollständig mit Ihrer Webanwendung, Ihren Geschäftsanwendungen, Kernsystemen und mobilen Apps automatisieren möchten, ist der integrierte Ansatz die richtige Wahl für Sie. In einem integrierten Anwendungsfall hat kein Mitarbeiter auch nur die geringste manuelle Arbeit zu erledigen, um ein Dokument für die elektronische Unterschrift vorzubereiten - die Dokumente werden vom System generiert und sind vollständig automatisiert. Diese Option eignet sich ideal für systeminitiierte E-Signaturprozesse mit größerem Volumen (z. B. Kreditanträge, Kontoeröffnungen, Versicherungsanträge usw.).

Beide Optionen sorgen für betriebliche Effizienz, verbessern das Kundenerlebnis und verringern die Fehlerquote bei Dokumenten. Alle beiden Optionen haben ihr Für und ihr Wider: So lässt sich beispielsweise ein benutzerinitiierter Prozess viel schneller bereitstellen: Er kann teilweise an nur einem einzigen Tag eingeführt werden.

Bei der integrierten Option entfällt hingegen jegliche manuelle Arbeit zur Vorbereitung von Dokumenten für die Signatur. Ein integrierter E-Signatur-Prozess ist beispielsweise für ein Finanzinstitut von Vorteil, das potenziellen Kunden das Ausfüllen von Kontoanträgen über seine mobile App oder seine Bankwebsite ermöglichen möchte. Auch ein Versicherungsanbieter, der seinen Kunden vorausgefüllte Formulare zusenden muss, würde von einem integrierten Prozess profitieren. Die integrierte Option kommt Organisationen zugute, die Tausende von Formularen verarbeiten, für die elektronische Unterschriften erforderlich sind. Es werden erhebliche Kosteneinsparungen erzielt, da praktisch alle manuellen Schritte, die zur Verarbeitung eines Papierdokuments erforderlich sind, entfallen.

Die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens sind verschieden, und die Implementierungsoptionen sind daher auch nicht für jedes Unternehmen gleich nützlich. Sie sich derzeit noch nicht sicher? Unternehmen können auch zu einem späteren Zeitpunkt von einem benutzerinitiierten Prozess zu einem integrierten Prozess übergehen.

Leitfaden zur Vorbereitung der Einführung von elektronischen Signaturen

Bei der Entscheidung, welchen der beiden Ansätze für Ihr Unternehmen der richtige ist, sollten Sie eine Reihe von Kriterien berücksichtigen. Dieser Leitfaden zur Vorbereitung der Einführung von elektronischen Signaturen hilft Ihnen bei der sorgfältigen Bewertung der einzelnen Optionen bei der Implementierung der elektronischen Unterschrift und geht u. a. darauf ein, welche technische Anforderungen damit verbunden. Anhand dieses Leitfadens können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, wie Sie elektronische Signaturen einführen und einsetzen wollen.

OneSpan Sign Readiness Checklist

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Ressourcen für die ersten Schritte

OneSpan bietet zahlreiche Ressourcen zur elektronische Unterschrift, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Sehen Sie sich die unten stehenden Ressourcen an oder kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen zu OneSpan Sign zu erhalten.

  • OneSpan Community-Portal: Nutzen Sie unser Community-Portal. Vollständige Dokumentation, Codeshares, Entwicklerforen und alles andere, was Sie zur optimalen Nutzung von OneSpan Sign benötigen, steht dort für Sie bereit.
  • OneSpan Sign Support Center: In unserem Support Center finden Sie eine Vielzahl von Anleitungsvideos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und häufig gestellte Fragen, die Ihnen dabei helfen, OneSpan Sign optimal zu nutzen. Das Support Center ist eine hervorragende Möglichkeit, neue Funktionen von OneSpan Sign zu erlernen und zu übernehmen, sobald sie veröffentlicht werden.
  • Wöchentliche Live-Schulungen: Das Customer Success Team von OneSpan führt Live-Schulungen für OneSpan-Kunden und ihre Entwicklungsteams durch und spricht dort häufige Probleme bei der Implementierung von OneSpan Sign an. Darüber hinaus steht unser Team für eine individuelle Schulung mit Ihrem Team zur Verfügung.
  • OneSpan Blogs für Entwickler: Jede Woche veröffentlicht OneSpan einen Blog-Artikel, der sich speziell an Entwickler richtet, und erklärt dort neue Funktionen und stellt Leitfäden für die Implementierung und andere technische Informationen bereit.
  • Konnektoren: OneSpan unterstützt vorgefertigte E-Signatur-Konnektoren für viele der Geschäftsanwendungen, die Unternehmen täglich nutzen, darunter Pega, Guidewire, Laserfische, Finastra, und andere.

Dilani Silva ist Product Marketing Manager bei OneSpan. Sie ist dafür verantwortlich, die Markteinführungsstrategie, Positionierung, das Messaging und die Verkaufsförderung für OneSpans e-Signature-Lösung OneSpan Sign zu verwalten und umzusetzen.