Die Wahl der richtigen E‑Signaturen‑Lösung

Die Geschäftspläne von Unternehmen der verschiedensten Größenordnungen befinden sich aktuell in einer Umbruchphase und die digitale Transformation gewinnt an Momentum. Dabei ist die elektronische Signatur für viele Geschäftsinhaber und Führungskräfte der erste Schritt Richtung Digitalisierung. Sie gewinnt an Bedeutung, weil Unternehmen zunehmend den Druck verspüren, papierbasierte Prozesse abzuschaffen und ist eine kleine, aber entscheidende Komponente, um eine durchgängige Digitalisierung zu erreichen, die Kundenerfahrung zu verbessern und den Workflow so effizient wie möglich zu machen.

E-Signatur-Lösungen gibt es seit über zwei Jahrzehnten, doch noch nie waren sie so beliebt wie heute. Viele Anbieter drängen aktuell auf den Markt: OneSpan Sign (früher eSignLive), DocuSign, Adobe Sign, SignNow, HelloSign, SignEasy, DropBox, BoxSign, RightSignature, eSign Genie, eversign und PandaDoc, um nur einige zu nennen. So viele Optionen, doch wie können Sie alle Anbieter miteinander vergleichen und so die beste Lösung für ihre Bedürfnisse identifizieren? Schließlich gilt es, die optimale Lösung für Ihre elektronische Signaturen auszuwählen - eine Lösung, die sowohl heute als auch zukünftig die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, wenn Sie im Rahmen Ihrer digitale Transformation elektronische Signaturen einführen wollen.

Der Unterschied zwischen Software für elektronische und digitale Signaturen

Bevor wir uns die wichtigsten Auswahlkriterien ansehen, vorab eine Begriffserklärung: Die Ausdrücke „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ werden manchmal fälschlicherweise als Synonyme verwendet, doch es handelt sich um ganz unterschiedliche Konzepte.

Eine elektronische Signatur ist eine digitalisierte Version der handschriftlichen Signatur, wie sie seit Jahrhunderten und Jahrtausenden eingesetzt wird. Damit verpflichtet sich ein Unterzeichner, die Bedingungen des unterzeichneten Vertrags einzuhalten. Die elektronische Signatur bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der handschriftlichen Alternative, nämlich eine bessere Dokumenten- und Vertragsverwaltung, the ability to streamline business processes, die Möglichkeit zur Rationalisierung von Geschäftsabläufen und eine höhere Benutzerfreundlichkeit beim Unterschreiben.

Der Begriff „digitale Signatur“ ist nicht so eingängig. Er bezieht sich auf die Verschlüsselungs-/Entschlüsselungstechnologie, die von elektronischer Signatursoftware verwendet wird. Die digitale Signatur soll verhindern, dass jemand ein digitales Dokument manipuliert, nachdem auf diesem Signaturen anbracht wurden. Im Allgemeinen nutzen die führenden eSignatur-Anbieter Lösungen und Funktionen für digitale Signaturen als Teil ihrer umfassenden eSignatur-Lösungen.

Sieben Dinge, die Sie bei der Auswahl einer eSignatur-Software beachten sollten:

1 Flexibilität

Bietet die E-Signature-Lösung genügend Flexibilität, wenn die Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen? Häufig setzen Unternehmen erst einmal ein E-Signatur-Tool in einer Abteilung ein, weiten aber letztendlich dessen Nutzung auf das gesamte Unternehmen aus. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Flexibilität von E-Signaturen folgende Punkte:

• Mehrere Bereitstellungsoptionen: Ermöglicht die Lösung für elektronische Signaturen Ihrem Unternehmen die Bereitstellung von E-Signaturen in einer öffentlichen oder privaten Cloud oder vor Ort hinter der Firewall Ihres Unternehmens?
• Mehrere Möglichkeiten der Nutzung: Bietet die Lösung die Möglichkeit, den Unterschriftsprozess zu automatisieren, indem elektronische Signaturen in Ihre Anwendungen integriert werden? Erlaubt sie Ihnen die Nutzung elektronischer Signaturen ohne Integration oder durch Benutzerinitiierung? Können Sie eine eigenständige mobile App auf iOS- und Android-Geräten oder eine SaaS-Anwendung verwenden? Stehen möglicherweise nur eingeschränkte Funktionen in der E-Signatur-App zur Verfügung? Können Sie trotzdem eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten unterschreiben?
• Mehrere Authentifizierungsmethoden und Sicherheitsoptionen: Unterstützt die Lösung mehrere Authentifizierungsmethoden zur Validierung der Identität Ihres Unterzeichers, unter anderem SMS OTP und Identitätsüberprüfung? Unterstützt sie eine Kombination aus mehreren Authentifizierungsmethoden und ermöglicht so eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder eine Multifaktor-Authentifizierung? Bietet sie einen Prüfpfad für signierte Verträge, in dem die wichtige Ereignisse beim Signaturprozess erfasst werden, wie die Authentifizierung von Unterzeichnern, die Zeit, die für ein Dokument aufgewendet wurde, wer unterzeichnet hat und wo unterzeichnet wurde? Werden die unterzeichneten Vereinbarungen nach der Unterzeichnung durch jede einzelne Person manipulationssicher gemacht, um die Integrität des Dokuments zu gewährleisten?
• Mehrere Geräte: Bietet die Lösung ein optimales Benutzererlebnis auf verschiedenen Geräten wie Laptops, Desktop-Computern, Tablets, Mobilgeräten und Smartphones?
• Weltweite Unterstützung: Unterstützt die Lösung Ihre E-Signatur-Anforderungen auf globaler Ebene? Unterstützt sie Funktionen zum Unterzeichnen von Dokumenten in mehreren Sprachen? Falls Sie eine Cloud-Speicherung bevorzugen: Verfügt der Anbieter über weltweite Cloud-Standorte für die Datenspeicherung?
• Mehrere Kanäle: Ermöglicht Ihnen die Lösung die Benutzerfreundlichkeit über mehrere Kanäle zu optimieren, wie z. B. das Internet, den Einzelhandel, das Callcenter oder den Außendienst?
• Verschiedene Preismodelle: Bietet die Lösung ein kostengünstiges Preismodell, das auf Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmt ist? Gibt es kostenpflichtige und kostenlose Angebote? Wie eingeschränkt ist die Funktionalität der Signaturplattform bei den jeweils verfügbaren Angeboten? Ist der Anbieter dafür bekannt, dass er bei der Vertragsverlängerung die Preise drastisch erhöht? Wie ist die Preisgestaltung für einen einzelnen Benutzer im Vergleich zu einem Team von Benutzern?

2 Kundenspezifisches Branding

Ermöglicht die E-Signature-Lösung Ihrem Unternehmen, während des gesamten E-Signature-Prozesses nur seine Marke anzuzeigen? Kundenspezifisches Branding ist entscheidend, um Abbruchquoten so gering wie möglich zu halten, und ein vollständig angepasster E-Signing-Prozess hilft Kunden, das Vertrauen in die digitale Transaktion zu stärken und führt zu hoher Akzeptanz.

3 Benutzerfreundlichkeit

Einer der wichtigsten Vorteile von E-Signaturen ist das Signieren von Dokumenten in Echtzeit, aber dieser Vorteil kann durch eine Softwarelösung mit einer schlechten Benutzeroberfläche oder Benutzererfahrung untergraben werden. Ist die E-Signature-Lösung für alle Benutzer einfach zu bedienen? Ist sie für alle Leute, die Signaturanfragen senden und Geschäftsdokumente unterzeichnen, zugänglich und benutzerfreundlich? Ist sie für IT-Experten einfach zu entwickeln und zu verwalten? Wenn ein Benutzer ein Bild seiner handschriftlichen Unterschrift verwenden möchte, ist das Hochladen dieser handschriftlichen Unterschrift kompliziert? Führende Lösungen für elektronische Signaturen enthalten auch eine Funktion zum Erstellen von Dokumenten per Drag-and-Drop, mit der Ihr Team die zu signierenden Dokumente schnell zusammenstellen kann.

4 Compliance

OneSpan Sign ist so konzipiert, dass es die wichtigsten Vorschriften und Anforderungen auf der ganzen Welt erfüllt. Erfüllt die E-Signaturlösung alle Anforderungen an Signaturtypen, die in den wichtigsten Gesetzen zu E-Signaturen aufgeführt sind, wie eIDAS, der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) oder der Electronic Signatures in Global and National Commmerce Act (ESIGNS Act)? Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihre Lösung für elektronische Signaturen den branchenspezifischen Standards für Ihren Anwendungsfall entspricht. Inwiefern steht Ihre Lösung für elektronische Signaturen zum Beispiel mit den HIPAA-Anforderungen im Gesundheitswesen in Einklang?

5 Integration mit anderen Softwareplattformen

Bietet die E-Signatur-Lösung APIs und vollständig unterstützte SDKs, so dass das Entwicklungspersonal schnell integrierte Lösungen einsetzen kann? Bieten sie vorgefertigte Konnektoren für gängige Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Beispielcode und Unterstützung für das Entwicklungsteam? Fallen zusätzliche Kosten für Entwicklungsumgebungen an?

6 Automatisierung und Prozesseffizienz

Lässt sich die E-Signature-Lösung in die vor- und nachgelagerten Systeme Ihres Unternehmens integrieren und ermöglicht sie so eine durchgehende Verarbeitung? Können Sie Ihre Geschäftsregeln während des gesamten Signaturworkflows durchsetzen? Ist die Lösung solide und ermöglicht optionale Verarbeitungsschritte wie flexible Datenerfassung, Einfügen von Dokumenten und mehrere Signaturoptionen? Kann die Lösung komplexe automatisierte Dokumentenworkflows unterstützen? Verfügt sie über eine Massenversandfunktion? Darüber hinaus sollte die Lösung wiederverwendbare Vorlagen enthalten, mit denen Ihr Team die Dokumentenerstellung rationalisieren kann.

7 Identitätssicherung

Bietet die E-Signature-Lösung verschiedene Authentifizierungsmethoden zur Validierung bekannter und unbekannter Kunden? Können Sie mit der Lösung vorhandene und neue Technologien, die das Risiko von Betrug und Ablehnung mindern, kombinieren?

Neben den oben genannten Kriterien ist es auch wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der Erfahrung in Ihrer Branche hat und die besonderen Anforderungen Ihrer Branche genau kennt. Prüfen Sie den Ruf des Anbieters und wie zufrieden aktuelle Kunden sind - es ist wichtig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, dem viel am Erfolg Ihres E-Signatur-Projekts gelegen ist.

Ganz gleich, ob Sie Ihr Onboarding digitalisieren, Ihre Dokumentenverfolgung verbessern oder die Benutzerfreundlichkeit durch einen papierlosen Prozess erhöhen möchten - es gibt einen Anwendungsfall für die elektronische Unterschrift in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie mehr über die wichtigsten Kriterien für die Auswahl der besten E-Signatur-Lösung erfahren möchten, verweisen wir Sie auf diesen Leitfaden von Technology Evaluation Centers: Key Evaluation Criteria for E-Signature Software—Making the Right Choice for Cost-Saving Efficiency and Superior Service.

Analyst Report

Key Evaluation Criteria for E-Signature Software

In this report, analyst firm Technology Evaluation Centers (TEC) outlines seven key e-signature selection criteria and their importance to the success of your digitization strategy.

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