Digital Government: Große Vorteile der Selbstbedienung

Der große Druck besteht heute darin, dass Regierungen auf allen Ebenen "digital werden".

Was bedeutet es überhaupt, digital zu werden? Und wie profitieren Sie davon?

Bei Digital Government geht es um eine neue Art der Kundenbindung - Bürger, Verkäufer und Behörden. Es geht darum, Daten zu verwenden, um BESSERE und SCHNELLERE Entscheidungen zu treffen. Diese Technologie ermöglicht es Ihnen, interaktivere und schnellere Methoden zu entwickeln, um Dinge zu erledigen.

Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen digitale Initiativen in der gesamten Agentur funktionieren - und sie müssen funktionsübergreifend sein.

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Vorteile der Digitalisierung

Staatliche und lokale Behörden können von einer vollständigen Digitalisierung profitieren - und zwar auf allen Ebenen.

So sehen Agenturen heute die Rückkehr der digitalen Bewegung:

• Steigern Sie die Effizienz und erreichen Sie mehr mit weniger
• Stellen Sie Compliance und Transparenz sicher
• Bieten Sie moderne, bequeme Bürgerdienste
• Risiko mildern
• Beschleunigen Sie die Projektlaufzeiten für eine schnellere Servicezeit
• Modernisierung des Regierungsarbeitsplatzes - ein Segen für die Personalabteilung

Lassen Sie uns einige der Herausforderungen untersuchen, die eine einzelne Abteilung, wie z. B. die Personalabteilung, innerhalb einer Agentur haben kann.  Die Anwendungsfälle reichen vom Onboarding der Mitarbeiter bis zur Einhaltung der Vorschriften. Dies ohne einen digitalen Prozess zu tun bedeutet:

• Umgang mit papierbasierten Workflows
• Minimaler oder kein Einblick in den Geschäftsprozess
• Kein Zugriff auf Berichtsdaten
• Kein Nachweis der Einhaltung
• Starke Investition in Menschen und Zeit

  Digitalisieren Sie diese Prozesse und plötzlich können Sie:

• Massenversand von HR-Compliance-Formularen an alle Mitarbeiter (z. B. Ethikkodex)
• Senden Sie Angebotsschreiben in digitalem Format - einschließlich elektronischer Signaturen
• Sammeln Sie Daten für die Berichterstellung
• Verfolgen Sie die Einhaltung
• Verschieben Sie Ressourcen, um sich eher auf das Geschäft als auf den Prozess zu konzentrieren
• Erhalten Sie umfassenden Einblick in den gesamten Workflow

Regierungen, die an der Digitalisierung von Prozessen arbeiten, haben drei unterschiedliche Berührungspunkte:

1. Regierung an Mitarbeiter
2. Regierung zum Bürger
3. Regierung zu Wirtschaft

1. Regierung an Mitarbeiter: Einzelpersonen dienen sich selbst

Digitale Prozesse bieten unzählige Vorteile und sind oft einfacher zu implementieren, als Sie vielleicht denken. Sie haben wahrscheinlich bereits die Formulare, die für die Ausführung Ihres Geschäfts erforderlich sind - und Sie haben eine Website oder ein Portal, die Sie nutzen können. Suchen Sie nach Lösungen, die die Punkte Ihrer aktuellen Ressourcen verbinden.

Für interne Anwendungen ist HR ein guter Ausgangspunkt. Sie können digitale Workflow-Lösungen relativ schnell, mit geringem Risiko und hoher Auswirkung (Leseerfolg) implementieren. Zu den häufigsten Anwendungsfällen für den Erstgebrauch gehören Self-Service-Formulare für Mitarbeiter wie Freistellungsanfragen und Onboarding-Prozesse sowie Compliance-Anforderungen wie die Überprüfung und Unterzeichnung eines Ethikkodex-Dokuments.

Für Self-Service-Anwendungen können einfach zu implementierende Lösungen ein leeres Formular annehmen, es einem Mitarbeiter präsentieren, die Daten zum Ausfüllen von Formularen erfassen und es der Person ermöglichen, das Dokument zu unterzeichnen, um die Transaktion abzuschließen.

Erstellen Sie für höchste Effizienz in möglichst vielen Fällen Self-Service-Prozesse, die möglich sind vom Einzelnen initiiert .  

2. Regierung an Bürger: Staat und Einheimische ePermit

Staatliche und lokale Regierungen verzeichnen enorme Renditen bei Selbstbedienungsprozessen für Bürger wie ePermitting. Von Bürgern initiierte Anträge auf Wohnungsbauanträge, Campinggenehmigungen, Registrierung von staatlichen College-Kursen und mehr verringern die personellen und papierintensiven Belastungen der Regierungsbüros.

Nahezu alle Genehmigungen müssen von einer autorisierten Person genehmigt werden. Das Hinzufügen von elektronischen Signaturen zu diesen jetzt selbstbedienbaren Workflows ermöglicht eine vollständige End-to-End-Digitalisierung - ohne dass die endgültige Signatur zu Papier kommt.

Automatisieren Sie Lösungen, die traditionell papierbasierte Ereignisse in einer digitalen Welt speichern.  

3. Government to Business: eContract

Anbieter und Lieferanten, die alle Ebenen der Regierung auf Trab halten, wenden sich zunehmend eContract zu. Durch die Nutzung digitaler Prozesse erhalten Sie die Kontrolle über den Workflow und kennen jederzeit den Status des Vertrags. Sie haben auch Aufzeichnungen über die gesamte digitale Spur von überall dort, wo das Dokument war, wer es überprüft, berührt und unterschrieben hat.

Die Notwendigkeit elektronischer Signaturen in den eContracting-Prozessen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines vollständig digitalisierten Prozesses von Ende zu Ende. Viele Lieferanten sind erstaunt, dass sie durch einfache Digitalisierung und Automatisierung die Vertragslaufzeiten von zweistelligen Tagen auf einstellige Stunden verkürzt haben!  

Durch den Aufbau eines vertrauenswürdigen digitalen Prozesses werden an allen Kontaktpunkten der Regierung enorme Zeit-, Arbeits- und Geldgewinne erzielt - mit dem zusätzlichen Vorteil, dass Einzelpersonen in die Lage versetzt werden, Transaktionen zu ihren Bedingungen zu initiieren.

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