E-Signaturen Beenden Sie die Jagd nach HR-Dokumentation

Melanie Attia, 19. Januar 2015
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Kürzlich haben wir darüber geschrieben, wie Personalvermittler können elektronische Signaturen verwenden, um mit elektronischen Signaturen einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Dieselbe Technologie kann mit vorhandenem Personal verwendet werden.  Richtlinien für elektronische Signaturen können Unternehmen jeder Größe dabei helfen, den Prozess der Erfassung von Mitarbeiterinformationen zu optimieren und Mitarbeiter dazu zu bringen, Formulare wie Steuerdokumente, interne Vereinbarungen, Finanzdokumente, Versicherungsformulare, Geheimhaltungsverträge oder andere gesetzlich zum Schutz der Benutzer gesetzlich unterzeichnete Aufzeichnungen zu unterzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen dann abgelegt und innerhalb der in den gesetzlichen Richtlinien festgelegten Grenzen sicher aufbewahrt werden.

Während es scheinen mag interne Formen Es wäre einfach, damit umzugehen, da es ewig dauern kann, Dokumente an jeden Mitarbeiter zu bringen und dann die signierten Dokumente abzurufen.  Personalabteilungen können es sich nicht leisten, die Produktivität an Mitarbeiter zu verlieren, die Unterschriften suchen.

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"Die Verwendung elektronischer Signaturen wird in der Personalabteilung immer häufiger, da sich Arbeitgeber in Situationen befinden, in denen gedruckte Signaturen nicht praktikabel sind", schreibt der Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM) . Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein neues Mitarbeiterhandbuch veröffentlicht oder das Dokument aktualisiert, ist eine Empfangsbestätigung über eine elektronische Signatur viel effizienter, als jeden Mitarbeiter zur Validierung der Lieferung zu verfolgen.

Ein weiteres Beispiel, bei dem elektronische Signaturen viel Zeit sparen und rechtlich durchsetzbare elektronische Aufzeichnungen erstellen können, sind Änderungen der Leistungen an Arbeitnehmer. Die Bestätigung einer Benachrichtigung über eine elektronische Signatur verringert die Gefährdung und versetzt ein Unternehmen in eine bessere Position, wenn es um die Einhaltung von Personalvorschriften geht.

Mit einer Lösung für elektronische Signaturen können Unterzeichner ein Dokument auf dem Bildschirm von jedem webfähigen Gerät aus öffnen, es ausfüllen - einschließlich einer elektronischen Signatur - speichern und die ausgefüllten papierlosen Unterlagen innerhalb weniger Minuten zurücksenden. Signaturen werden sofort erfasst und Dokumente bleiben digital. Niemand in der Personalabteilung muss auftragsbezogene Unterlagen scannen, indizieren oder manuell archivieren.  E-signierte Dateien können automatisch in den elektronischen Speicher oder die HR-Datenbank eines Unternehmens hochgeladen werden.

Für den Leiter der Personalabteilung bedeuten elektronische Signaturen einen großen Gewinn. Compliance-Probleme werden minimiert, harte Kosten (Druck, Papier, Kurier und Ablage) können erheblich reduziert werden und die Zeit bis zur Beschaffung Unterschriftengenehmigungen auf HR-Dokumenten kann um 50% reduziert werden.

All diese Probleme erklären nicht einmal, was passiert, wenn Personen ein Formular falsch ausfüllen oder vergessen, ein Dokument an den richtigen Stellen zu unterschreiben. Diese Fehler sind häufig und besonders schwer zu beheben, wenn Sie eine Person per E-Mail oder persönlich ausfindig machen müssen, damit sie den Fehler behebt.  

Laden Sie unsere Anfängerleitfaden für elektronische Signaturen Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die E-Signatur-Technologie implementieren und diese Vorteile in Ihrer Personalabteilung nutzen können.