E-Signaturen: Der neue Standard für die Unterzeichnung von Verträgen

Jeannine Mulliner, 20. Februar 2015
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Unternehmen und Behörden verlassen sich auf Unterschriften, um Geschäftsentscheidungen zu kontrollieren und zu prüfen, Risiken zu reduzieren und die Einhaltung sicherzustellen. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, den Bedarf an Unterschriften mit dem Druck zur Modernisierung und Digitalisierung in Einklang zu bringen, insbesondere bei papierintensiven Vertragsprozessen.

Verträge beinhalten einen ständigen Papierfluss. Die Ironie ist, dass der größte Teil dieser Unterlagen in digitalem Format erstellt und dann zur Unterschrift auf Papier gedruckt wird. Dies war beim Jet Propulsion Laboratory der NASA der Fall - einer von der Bundesregierung finanzierten Forschungs- und Entwicklungseinrichtung, die von privaten Auftragnehmern am California Institute of Technology verwaltet wird. Während sie ein hochmodernes CMS erstellt hatten, fielen sie ohne elektronische Signaturen immer noch auf Papier zurück, um mehr als 30.000 Verträge pro Jahr zu unterschreiben. Dies führte zu einem enormen Papier- und manuellen Aufwand beim Verwalten, Verteilen, Archivieren, Abrufen, Prüfen und Entsorgen. Heute integriert JPL elektronische Signaturen in sein E-Contracting-Portal, um einen durchgängigen digitalen Workflow aufrechtzuerhalten.

 

TOP GRÜNDE FÜR E-SIGN-VERTRÄGE

TOP GRÜNDE FÜR E-SIGN-VERTRÄGE

Erfahren Sie, wie IBM, GSA, ein belgisches Krankenhaus und andere Unternehmen elektronische Signatursoftware zum elektronischen Signieren von Verträgen verwenden.

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In Kürze werden elektronische Signaturen Stift und Papier als Standardmethode für die Unterzeichnung von Verträgen ersetzen. Elektronische Signaturen entziehen den Mitarbeitern Papierverträge und verschieben diese Dokumente online in einen sicheren, automatisierten Prozess. In Kombination mit Tools für das Geschäftsprozessmanagement und die Zusammenarbeit ermöglicht die E-Signatur-Technologie die elektronische Verwaltung von Verträgen von der Anforderung bis zum Abschluss.

Bestellungen, NDAs, Arbeitserklärungen (SOW), Lieferantenverträge, Vertragsänderungen und Verkaufsvereinbarungen sind nur einige der Dokumente, die von einigen der größten und kleinsten Organisationen der Welt per E-Mail signiert werden. In einem Weißbuch über elektronische Signaturen für die Auftragsvergabe und Beschaffung , E-Signatur-Anbieter e-SignLive erklärt, wie E-Signaturen:

  • Beschleunigen Sie den Umsatzzyklus um 6 Wochen
  • Verkürzen Sie die Genehmigungszyklen von Wochen auf Tage
  • Reduzieren Sie Papierkramfehler um 90%
  • Optimieren Sie Prozesse von 16 Schritten auf 4
  • Reduzieren Sie die Lagerkosten und eliminieren Sie ganze Stockwerke von Papierarchiven
  • Ermöglichen Sie zeitnahe Entscheidungen, die Projekte schnell in Gang bringen
  • Verwaltungsarbeit entfernen
  • Stärkung der Rechts- und Compliance-Position

Organisationen, die elektronische Signaturen verwenden:

  • Nutzen Sie Workflow-Regeln, um Transaktionen korrekt und konsistent auszuführen.
  • Erfassen Sie einen vollständigen Prüfpfad und elektronische Nachweise.
  • Minimieren Sie das Risiko aufgrund fehlgeleiteter oder verlorener Unterlagen.
  • Machen Sie den Prozess der E-Discovery einfacher, zuverlässiger und kostengünstiger.

  MOBILE VERTRAGSUNTERZEICHNUNG

Mobilität beschleunigt die Einführung von E-Contracting und E-Signaturen. Geschäftsleute erledigen zunehmend mehr außerhalb des Büros. Die mobile Produktivität verlangsamt sich jedoch, wenn Benutzer einen Drucker finden, einen Vertrag drucken, unterschreiben, ihn wieder in ein digitales Format scannen und E-Mails senden müssen. Heutzutage ermöglicht die E-Signatur-Technologie das einfache Klicken auf ein Smartphone, Tablet oder Laptop innerhalb von Minuten nach Erhalt einer E-Mail-Benachrichtigung.

Mit ein paar Fingertipps auf einem Touchscreen-Gerät können Unterzeichner Dokumente mit einer durchsetzbaren elektronischen Signatur versehen. Für die Person, die signiert, ähnelt die Erfahrung dem Klicken auf die Schaltfläche "Ich stimme zu". Im Hintergrund verwaltet die E-Signatur-Software jedoch die Authentifizierung, setzt Workflow-Regeln durch, erfasst Absichten und sammelt einen vollständigen Prüfpfad mit elektronischen Nachweisen. und Sicherstellung der Verteilung der endgültigen manipulationssicheren Aufzeichnungen.

ERSTE SCHRITTE MIT E-SIGNATUREN

E-Signaturen können in alle Produktivitätsanwendungen, -programme, -systeme und -geräte integriert oder als eigenständige Lösung verwendet werden. Im Gegensatz zu dem, was manche vielleicht denken, kann die Übernahme elektronischer Signaturen schnell und einfach sein und erfordert keine IT- oder Programmierressourcen. Mit einem Cloud-basierten Dienst kann sich jeder für elektronische Signaturen anmelden und sofort Dokumente zur Signatur hochladen und versenden. Für diejenigen, die einen stärker integrierten, automatisierten Workflow suchen, stehen E-Signatur-Plugins für Microsoft SharePoint, Salesforce®, Microsoft Dynamics® CRM, Box® und viele andere gängige Anwendungen und Systeme zur Verfügung.  Um mehr zu erfahren, laden Sie die Erfolgsgeschichten von E-Contracting: Hauptgründe für E-Sign-Verträge weißes Papier.

Jeannine schreibt seit 20 Jahren über Technologie und wie man sie einsetzt, um alltägliche Herausforderungen zu lösen. In ihrer Rolle als Content Director bei OneSpan leitet Jeannine ein Team von Autoren und Inhaltsentwicklern, das sich darauf konzentriert, Finanzinstituten und anderen