Einfache E-Signaturen für Athleten bei den Pan Am- und Parapan Am-Spielen

Mary Ellen Power, 11. August 2015
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Wir haben kürzlich mit dem kanadischen Olympischen Komitee zusammengearbeitet, um einen Unterzeichnungsprozess für das zu optimieren Pan Am und Parapan Am Spiele . Dies ist eigentlich eine großartige Geschichte für alle, die Sport lieben. Jedes Mal, wenn Sie sich ein Sportereignis ansehen, müssen hinter den Kulissen immer viele Dokumente unterschrieben werden.

Für die Pan Am- und Parapan Am-Spiele 2015 (die Parapan Am-Spiele enden am Samstag, den 15. August) müssen Onboarding-Dokumente unterschrieben werden, wenn ein Athlet die Nachricht erhält, dass er für das Team Canada ausgewählt wurde. Dieser Prozess wurde immer mit Papier durchgeführt. Aber stell dir vor, du bist ein Athlet. Der Fokus auf Training ist intensiv. Das Letzte, was Sie brauchen, ist der Stress, sicherzustellen, dass Dokumente nicht in der Post verloren gehen.

 

 

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Das kanadische Olympische Komitee kam zu uns, weil sie den Athleten den Onboarding-Prozess erleichtern wollten. Sie wollten Papier aus der Gleichung herausnehmen. In den Wochen vor den diesjährigen Spielen unterschrieben die Athleten E-Signings von Laptops, PCs, Tablets und Smartphones. Keine Fahrten zur Post. Keine Fotokopien. Stattdessen wurden Dokumente mit nur wenigen Klicks per E-Mail signiert.

Den Mitarbeitern den Prozess erleichtern

Das kanadische Olympische Komitee benötigte auch eine E-Signatur-Technologie, die für den Mitarbeiter, der diese Formulare zur Unterschrift verschickte, einfach sein würde. Es gibt 2.000 Kopien von Formularen, die unterschrieben werden müssen. Um diesen Teil der Arbeit ebenfalls zu vereinfachen, haben wir den Mitarbeitern gezeigt, wie sie sich einrichten können Vorlagen . Jede Sportart hat ein etwas anderes Onboarding-Formular und jedes Formular ist in verschiedenen Sprachen erhältlich. Durch das Einrichten dieser Formulare als Vorlagen in e-SignLive mussten die Mitarbeiter die Felder für Signatur, Daten und Namen nur einmal zu jeder Master-Vorlage hinzufügen - nicht 2.000 Mal.

Anschließend haben wir den Mitarbeitern gezeigt, wie die Vorlagen eingerichtet werden Überholspur . Dies spart viel Zeit, wenn Sie dasselbe Dokument an viele verschiedene Personen senden müssen. Sie haben eine Mailingliste und der Link zum Dokument wird sofort an alle gesendet.

Innerhalb von zwei Schulungen konnten die Mitarbeiter diese Funktionen nutzen und alle Dokumente zur Unterschrift versenden.

Einfache Integration für die IT

So erleichterte e-SignLive die Arbeit für Sportler und für die Mitarbeiter. Aber es gab immer noch eine Gruppe, für die elektronische Signaturen einfach sein mussten, und das ist IT. Nach Ansicht der IT war die Implementierung von E-Signaturen einfach, weil sie unsere verwenden konnten API, Beispielcode und Dokumentation schnell in ihr Onboarding-Portal zu integrieren. Sie wollten auch ein bisschen Branding machen, um den Athleten ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Das Branding war etwas kniffliger, da sie es in zwei Sprachen einrichteten, aber innerhalb von 3 bis 4 Tagen hatten sie ihr Logo, ihre Farben und ihren benutzerdefinierten Text in der GUI und waren bereit zu gehen.

Compliance einfach machen

Darüber hinaus profitiert das kanadische Olympische Komitee von einer einfacheren und umweltfreundlicheren Möglichkeit, mehrseitige Einwilligungs- und Vertragsdokumente zu verfolgen, zu verwalten und zu speichern - alles in voller Übereinstimmung mit den Anforderungen der kanadischen Datenresidenz. Für das kanadische Olympische Komitee war es wichtig, kanadische Athleten, Trainer und Teamunterstützung an Bord zu haben und gleichzeitig ihre Daten in Kanada über eine Instanz von e-SignLive in der SoftLayer-Infrastruktur von IBM Cloud zu speichern.

Unsere Kunden möchten auf ganzer Linie, dass elektronische Signaturen für alle Beteiligten einfach sind - egal ob es sich um den Unterzeichner, den Absender oder die IT-Abteilung handelt. Der Handel mit Stift und Papier gegen elektronische Signaturen ist nur eine einfachere, schnellere und effizientere Möglichkeit, die Ziellinie zu erreichen.