Elektronische Signaturen können papierlose Büroarbeiten unterstützen

Mary Ellen Power, 17. April 2014
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Elektronische Unterschrift Richtlinien können es Unternehmen ermöglichen, Papier am Arbeitsplatz zu eliminieren und auf diese Weise Abfall zu beseitigen. Papier ist nicht immer der Feind bei Strategien zur Vermeidung von Verfahrensproblemen, aber viele Unternehmen stellen fest, dass effektive Investitionen in papierlose Strategien zu erheblichen operativen Gewinnen beitragen. Ein kürzlich Computerworld India Der Bericht erklärte, dass die effektive Verwendung von Lösungen wie der E-Signatur-Technologie die Effizienz steigern kann. Unternehmen, die den Wert ihrer Bemühungen zur Papierentfernung maximieren möchten, sollten jedoch nicht versuchen, alle papierbasierten Prozesse zu beseitigen, sondern sich auf betriebliche Gewinne konzentrieren.

Strategische Prozesse, keine papierlosen Büros, das Ziel


Laut der Nachrichtenquelle werden einige Unternehmen versuchen, ein papierloses Büro einzurichten, nur um festzustellen, dass sie so viel Zeit und Mühe aufwenden, um ein papierloses Büro zu implementieren, dass sie dabei unglaubliche Verschwendung verursachen. Unternehmen, die Erfolg bei der Beseitigung von Papier haben möchten, müssen sich mehr darauf konzentrieren, warum sie papierlos arbeiten möchten, als auf den tatsächlichen Vorgang der Beseitigung papierbasierter Prozesse und Systeme. Konzentrieren Sie sich zu sehr auf die Beseitigung von Papier, unabhängig davon, was dazu erforderlich ist.

In dem Bericht wurde erklärt, dass Unternehmen bei der Entwicklung ihrer papierlosen Bürostrategien realistisch sein müssen. Unternehmen müssen berücksichtigen, wie die Beseitigung des Papierverbrauchs möglicherweise nicht für jede Phase ihres Betriebs praktikabel oder möglich ist. Das Verständnis der Grenzen papierloser Büroideale kann Strategien für die Zukunft vorantreiben.  Dies bedeutet häufig, dass Sie einen Plan starten, indem Sie überlegen, wie Sie unnötigen Papierverbrauch vermeiden und von dort aus überlegen, wie Sie Prozesse ändern können, die von Papier abhängig sind.

Beseitigen Sie unnötigen Papierverbrauch


Viele Menschen verwenden aus Komfort und Gewohnheit überschüssige Mengen Papier. Die Mitarbeiter drucken Kopien, um sie zur Hand zu haben, anstatt ihre digitalen Dateien zu organisieren und zu sichern. Computerworld India sagte, dass Unternehmen unnötigen Papierverbrauch dieser Art vermeiden können, indem sie Maßnahmen ergreifen, um den Druckern den Zugriff auf und die Verfolgung der Anzahl der pro Person gedruckten Seiten zu erleichtern. Diese Bemühungen ermöglichen es Unternehmen, mehr Kontrolle über die Verwendung von Druckern zu erlangen und Einzelpersonen zu ermutigen, ihre Arbeitsmuster anzupassen, um papierlose Vorgänge zu unterstützen.

Implementieren Sie papierlose Office-Prozesse


Der Versuch, unnötigen Papierverbrauch loszuwerden, ist nur der erste Teil des Plans. Unternehmen müssen auch ihre Prozessstrategien überarbeiten, um ein Setup zu erstellen, in dem kein Papier benötigt wird. Die Nachrichtenquelle empfahl die E-Signatur-Funktionalität als Schlüsselkomponente, um Papier außer Betrieb zu setzen. Die Idee, dass physische Dokumente für die meisten Arten von Verträgen unterzeichnet werden müssen, ist größtenteils ein kulturelles Konstrukt, kein rechtliches. Unternehmen können elektronische Signaturen für nahezu alle internen und externen Dokumentationen verwenden, sodass keine Verträge, Vereinbarungen oder andere Arten von Dokumenten mehr gedruckt werden müssen, die signiert werden müssen.

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Berücksichtigung der Vorteile eines papierlosen Büros


Unternehmen stehen möglicherweise vor großen Herausforderungen, wenn sie versuchen, papierlos zu arbeiten. Technologien wie elektronische Signaturen können es viel einfacher machen, mit diesen Schwierigkeiten umzugehen und die Vorteile des papierlosen Bürobetriebs zu nutzen. Einige dieser Vorteile sind:

Reduzierte Kosten : Der Kauf großer Papiermengen, einer Vielzahl von Drucker- und Kopierertypen, Versandzubehör und anderen papierbezogenen Artikeln kann erhebliche Kosten verursachen, die bei der Verwendung papierloser Prinzipien weitgehend entfallen. Lösungen wie E-Signatur-Software sind keineswegs kostenlos, aber der Return on Investment, den sie liefern, ist beträchtlich und beinhaltet niedrigere Kosten für die Büroversorgung.

Einfachere Lagerung : Das Speichern von Papierunterlagen kann so schlecht werden, dass einige Regierungsbüros strukturelle Probleme hatten und renoviert werden mussten, weil das Papier so schwer geworden ist. Die Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen verringert diese Bedenken und erleichtert die Speicherung von Aufzeichnungen im Allgemeinen.