Fünf Gründe, warum elektronische Signaturen Teil Ihrer Strategie für die digitale Transformation in Großbritannien sein sollten

Dilani Silva, 30. September 2020
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Die digitale Transformation steht seit mehreren Jahren auf der Tagesordnung der Entscheidungsträger in Unternehmen. Allein im Jahr 2019 werden schätzungsweise 2 Billionen US-Dollar für die digitale Transformation ausgegeben. E-Signaturen werden in Geschäftsprozessen jedoch immer noch nicht häufig verwendet, obwohl sie zahlreiche Vorteile bieten, darunter höhere Produktivität, Kosten- und Zeitersparnis und ein verbessertes Kundenerlebnis insgesamt. Die Unsicherheit über die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen wird häufig als Hindernis für die Massenadoption angeführt. Nach dem Urteil der Law Commission aus dem Jahr 2018 haben sie jetzt das gleiche Gewicht wie handschriftliche Signaturen, was der Technologie den dringend benötigten Schub in die richtige Richtung gibt.

Darüber hinaus haben die unvorhersehbaren Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie die Unternehmen dazu veranlasst, ihre Prozesse zu digitalisieren, um ihre Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.

Hier sehen wir uns die wichtigsten Gründe an, warum elektronische Signaturen ein wesentlicher Bestandteil jeder Strategie zur digitalen Transformation sein sollten:

Verbesserte Kundenerfahrung

Einer der Hauptvorteile von elektronische Signaturen ist, dass sie im Vergleich zu ihrer Papieralternative ein besseres Gesamterlebnis bieten. Kunden erwarten zunehmend digitale Dienste von Unternehmen, mit denen sie interagieren, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Dies gilt auch für das Signieren von Dokumenten. Niemand möchte Zeit damit verbringen, Papierdokumente zu drucken, zu unterschreiben und zu veröffentlichen, wenn er die Möglichkeit hat, nach eigenem Belieben elektronisch zu unterschreiben.

Dieser Trend wurde durch die Covid-19-Pandemie beschleunigt, die zu Richtlinien für das Bleiben zu Hause geführt hat, und Kunden, die weniger bereit sind, mit Papierdokumenten umzugehen, die möglicherweise Bakterien enthalten. Aus diesem Grund war es für Unternehmen noch nie so wichtig, über Remote-Signaturoptionen zu verfügen, mit denen Kunden ein Dokument von überall, jederzeit und auf jedem Gerät signieren können. Die E-Signatur-Technologie rettet Unternehmen, indem sie es ihnen ermöglicht, während dieser Krise weiterhin Geschäfte zu tätigen.

Dies wird nicht nur die Beziehung zu bestehenden Kunden verbessern, sondern auch dazu beitragen, dass Unternehmen den Wettbewerbern voraus sind und neue Kunden gewinnen, was zu höheren Umsätzen und einem gesünderen Geschäftsergebnis führt.

Sicherer als Papier

Sicherheit ist traditionell ein großes Hindernis für die Einführung elektronischer Signaturen. Unternehmen in allen Branchen sind besorgt über Verstöße gegen die Vertraulichkeit oder ein erhöhtes Betrugsrisiko. Da Identität und Authentifizierung jedoch eine wachsende Priorität erhalten, stellen elektronische Signaturen tatsächlich eine sicherere und sicherere Alternative zu herkömmlichen Papierdokumenten dar.

Für den Anfang ist es schwieriger, Papierdokumente zu verfolgen, und es ist wahrscheinlicher, dass sie verloren gehen, was dazu führen kann, dass vertrauliches Material in die falschen Hände gerät. Darüber hinaus lassen sich herkömmliche nasse Signaturen leichter fälschen, was ein höheres Betrugsrisiko darstellt.

Im Gegensatz, E-Signing-Plattformen Integrieren Sie eine Reihe von Funktionen, um das Betrugsrisiko zu minimieren und einen umfassenden Prüfpfad zu erfassen, z. B. GPS-Koordinaten und Zeitstempel. Dies bedeutet, dass Sie sehen können, wer genau wer unterschrieben hat, wo sie sich befinden und wann sie unterschrieben haben. Nach der Signatur können E-Signatur-Dokumente mit digitaler Verschlüsselungstechnologie geschützt werden, um Manipulationen zu verhindern. Sie können mithilfe von Business-Workflow-Regeln automatisch in einem Content-Management-System archiviert werden, sodass immer auf das Dokument zugegriffen werden kann.

Wenn dies nicht ausreicht, gibt es zusätzliche Möglichkeiten zur Optimierung der E-Signatur-Technologie, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und das Betrugsrisiko zu verringern. Dazu gehört die Verwendung biometrische Authentifizierung , ID-Dokumentenerfassung oder Webcam- und Videolinks für Dokumente, für die Zeugenunterschriften erforderlich sind.

Dank des detaillierten Prüfpfads können alle Informationen überprüft werden, um verdächtige oder betrügerische Aktivitäten zu identifizieren. Dadurch werden Kunde und Unternehmen viel sicherer als bei Verwendung von Papierdokumenten.

Compliance

Einer der Eckpfeiler der Einhaltung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) sind geeignete Maßnahmen zur Erfassung, Aufzeichnung und Verwaltung der Kundeneinwilligung. Bei Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes (je nachdem, welcher Betrag höher ist) sind die Folgen einer Nichteinhaltung schwerwiegend. E-Signaturen können verwendet werden, um die Einwilligung eines beliebigen Geräts bequem zu erfassen, die Anforderungen für die aktive Anmeldung zu erfüllen und genaue Details der Einwilligung nachzuweisen. Hinter den Kulissen können sie auch einen umfassenden Prüfpfad erfassen, der genau aufzeichnet, was der Unterzeichner zugestimmt hat, wann und wie er unterschrieben hat. Dies ist für die DSGVO von unschätzbarem Wert, da Unternehmen nachträglich Compliance nachweisen können und eine direkte Sichtbarkeit bieten, die bei Rechts- und Compliance-Teams gut ankommt.

Darüber hinaus kann die richtige E-Signatur-Lösung auch sicherstellen, dass ein Unternehmen die 2016 in Kraft getretenen eIDAS-Vorschriften einhält, um den europaweiten Einsatz elektronischer Identifikation zu ermöglichen. Unternehmen sollten nach Lösungen suchen, die die Anforderungen für erweiterte elektronische Signaturen und / oder qualifizierte elektronische Signaturen erfüllen, um Compliance und Sicherheit zu gewährleisten, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen.

Reduziert die Betriebskosten

Durch die Notwendigkeit, Dokumente im Papierformat zu signieren, zu transportieren und abzulegen, können durch elektronische Signaturen Kosten für die manuelle Bearbeitung von Papierdokumenten vermieden werden. Dazu gehören das Sparen von Geld für Papier, Porto, Versandmaterial, Toner sowie die Zeit, die Verwaltungsmitarbeiter für die Bearbeitung von Papierkram aufwenden. OneMain, ein in den USA ansässiges Finanzdienstleistungsunternehmen, hat jährliche Tonerkosten in Höhe von 500.000 US-Dollar eingespart und generiert seit der Implementierung von elektronischen Signaturen nicht mehr monatlich einen Stapel von 1000-Fuß-Kreditpapieren. In ähnlicher Weise wird geschätzt, dass die Bank of Montreal (BMO) potenziell jährlich Papierkosten in Höhe von fast 100 Millionen US-Dollar einsparen wird.

Verbessert die Produktivität der Mitarbeiter

Durch elektronische Signaturen können Mitarbeiter nicht nur Geld sparen, sondern auch Zeit sparen, die sonst für die Bearbeitung von Dokumenten, die Korrektur von Fehlern und die Neugestaltung von Dokumenten aufgewendet würde. Durch die Umstellung auf elektronische Signaturen können Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, wertvollere Arbeit für das Unternehmen zu leisten, z. B. Kundenbeziehungen aufzubauen. Die Mitarbeiter der Wright-Patt Credit Union verbrachten 22 Minuten damit, Papierkram vorzubereiten. Da sie jedoch ihren Kreditvergabevorgang mithilfe von elektronischen Signaturen digitalisiert haben, wurde dieser um 50 Prozent reduziert. In ähnlicher Weise sind seit der nationalen Einführung von elektronischen Signaturen in den kanadischen Einzelhandelsfilialen von BMO die Fehlerraten erheblich gesunken, wobei die Scanfehler um 92 Prozent und die fehlenden Dateien um 66 Prozent gesunken sind.

Während die Pandemie die Akzeptanz von elektronischen Signaturen vorangetrieben hat, weil sie Tausenden hilft, die betriebliche Kontinuität aufrechtzuerhalten, ist es äußerst unwahrscheinlich, dass Unternehmen jemals zurückkehren möchten, sobald sie diese Vorteile für ihren täglichen Betrieb erfahren. Die E-Signatur-Technologie wird wahrscheinlich zu einem Eckpfeiler des modernen Geschäftsbetriebs.

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Dieser Blog wurde erstmals am veröffentlicht ITProPortal.com am 6. August 2020 unter dem Titel „Fünf Gründe, warum elektronische Signaturen Teil Ihrer Strategie für die digitale Transformation sein sollten.

Dilani Silva ist Produktmarketing-Manager bei OneSpan. In ihrer Rolle verwaltet und führt sie die Markteinführungsstrategie, Positionierung, Messaging und Vertriebsaktivierung für OneSpans E-Signatur-Lösung OneSpan Sign aus.