Fragen, die vor der Implementierung von E-Signaturen gestellt werden müssen

Mary Ellen Power, 17. Februar 2014
Thumbnail

Da die Vorteile von elektronischen Signaturen zu groß sind, um sie zu ignorieren, ist es für Ihr Unternehmen wichtig, die richtige Lösung für seine Anforderungen auszuwählen. Die meisten Unternehmen möchten, dass die von ihnen gewählte Lösung sicher, legal und benutzerfreundlich ist. Wie bewerten sie jedoch ihre eigenen Bedürfnisse sowie die Fähigkeiten des Anbieters und können gleichzeitig Fakten von Fiktionen trennen? Um Ihnen zu helfen, haben wir die wichtigen Fragen, die Sie Ihrer Organisation und Ihrem Anbieter stellen müssen, nach Kategorien gruppiert, bevor Sie elektronische Signaturen implementieren, um die Wahrheit aufzudecken und die Implementierung Ihrer Organisation für den Erfolg einzurichten.

Benutzerfreundlichkeit

Während die Benutzerfreundlichkeit sicherlich etwas ist, das eine E-Signatur-Lösung bieten sollte, beeinflusst der Prozess, der für die Verwendung mit E-Signaturen entwickelt wurde, direkt, wie einfach die Verwendung einer bestimmten Lösung ist. Wenn eine Organisation, die elektronische Signaturen implementiert, den Prozess umständlich macht, kann die interne und Kundenakzeptanz bei Null enden. Fragen Sie Ihre Organisation:

elektronische Unterschrift

Der Anfängerleitfaden für elektronische Signaturen

Umfassender Leitfaden für den Einstieg in die Arbeit mit elektronischen Signaturen

Jetzt herunterladen
  • Was ist das richtige Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit?
  • Ist der geplante elektronische Prozess einfacher und bequemer als der Papierprozess?

Fragen Sie Ihren Händler:

  • Wie hoch ist Ihre Adoptionsrate? (Dies ist der ultimative und wichtigste Beweis für die Benutzerfreundlichkeit.)
  • Wie hoch ist Ihre Kundenzufriedenheit?

Sicherheit

Das elektronische Signieren hochwertiger Transaktionen wie Hypotheken, Kredite und Vermögensverwaltungsprodukte muss sowohl aus Compliance-Sicht als auch aus Sicht des Kundenerlebnisses sicher sein. Der Nachweis, dass ein elektronisch signiertes Dokument nicht manipuliert wurde, ist im Streitfall von entscheidender Bedeutung, aber auch wichtig, um das Vertrauen der Kunden in den elektronischen Prozess und in Ihr Unternehmen zu stärken. Fragen Sie Ihre Organisation:

  • Welche Risiken bestehen in dem Prozess, den wir automatisieren?
  • Welche Sicherheitsvorkehrungen gibt es in diesem Prozess (auf Papier und online) außerhalb der Technologie, z. B. wenn ein Agent die Identifizierung persönlich überprüft oder eine Zahlung von einem Kunden erhält?

Fragen Sie Ihren Händler:

  • Basieren Ihre elektronischen Signaturen auf digitalen Signaturen?
  • Ist jeder Signaturblock in einem Dokument einzeln und digital signiert?
  • Muss jemand zu Ihrem Server zurückkehren, um die Authentizität des Dokuments, Unterzeichners oder der Transaktion zu überprüfen?
  • Wie können Sie nachweisen, was der Unterzeichner während des Unterzeichnungsprozesses gesehen und getan hat?

Flexibilität

E-Signaturen gibt es in vielen verschiedenen Formen und Größen - lokal oder in der Cloud, integriert in die Systeme eines Unternehmens für die direkte Verarbeitung oder als gebrauchsfertige Software-as-a-Service (Saas). E-Signaturen können ein Click-to-Sign mit einer Maus oder eine handschriftliche Signaturerfassung sein. Eine Lösung, die all diese Anforderungen abdeckt, ist eine echte Unternehmenslösung, die sich an unterschiedliche Anforderungen an die elektronische Signatur im gesamten Unternehmen anpasst und sich an einen Projektumfang und einen Zeitplan anpasst, ohne die Funktionalität zu beeinträchtigen. Fragen Sie Ihre Organisation:

  • Welche Geschäftsbereiche und Prozesse im gesamten Unternehmen könnten von der Implementierung elektronischer Signaturen profitieren?
  • Haben diese unterschiedlichen Gruppen und Prozesse unterschiedliche Anforderungen?
  • Ist es aus Compliance-Gründen wichtig, einen Unternehmensstandard für elektronische Signaturen festzulegen und die Gesamtbetriebs- und Verwaltungskosten zu senken?

Fragen Sie Ihren Händler:

  • Bieten Sie eine lokale und SaaS-Bereitstellung an?
  • Welche Workflow-Optionen bieten Sie an?
  • Können Sie verschiedene Methoden zum Signieren und Authentifizieren in einer einzigen Transaktion kombinieren?
  • Wie konfigurierbar ist die Lösung?
  • Wie anpassbar ist die GUI?

Wenn Sie zusätzliche Anleitungen zur Auswahl einer E-Signatur-Lösung suchen, lesen Sie unsere Checkliste für E-Signaturanforderungen für Unternehmen für bestimmte Features und Funktionen, nach denen in einer Lösung gesucht werden muss.