Hotel California-Syndrom: So vermeiden Sie Vendor Lock-In

Im Das Cloud-Sicherheits-Ökosystem: Technische, rechtliche, geschäftliche und Management-Probleme Die Autoren Ryan Ko und Raymond Choo schreiben: "Das Problem der Lieferantenbindung wird oft als" Hotel Californien 'Syndrom. Sie können einchecken, aber Sie können nie verlassen. " [1]

Die Lieferantenbindung erfolgt, wenn Sie für Produkte und Dienstleistungen von einem Lieferanten abhängig sind und keinen anderen Anbieter ohne erhebliche Umstellungskosten verwenden können. Was wirft die Frage auf: Was passiert, wenn Sie abreisen möchten - oder zumindest andere Anbieter auf dem Markt bewerten möchten?

Es gibt einige häufige Gründe, die wir hören, wenn Unternehmen den E-Signatur-Service eines Mitbewerbers nutzen. Oft gibt es eine wiederkehrende und schwere Mangel an Kundenservice . Oder gibt es Preisüberraschungen in den folgenden Jahren. Das Problem ist normalerweise ziemlich bedeutsam, um die Zeit, die Kosten und den Aufwand für die Bewertung und den Wechsel von E-Signatur-Anbietern zu verdienen.

Seltsamerweise ist eine weitere häufige Beschwerde, die wir von einzelnen Benutzern hören, die ihren E-Signatur-Service wechseln möchten, dass sie es sind wird auch nach Ablauf des Abonnements noch in Rechnung gestellt . Achten Sie auf Anbieter, die in Kundenbewertungen wiederholt als schwierig zu entkoppeln bezeichnet werden (Hinweis: Auschecken Jaulen oder der Besseres Geschäftsbüro ). Das Sperren von Kreditkarten ist leider etwas, auf das wir in der Branche stoßen.

Dies sind jedoch nicht die einzig möglichen Gründe. Unsere Kunden suchen häufig nach zwei Schlüsselfunktionen, um sicherzustellen, dass sie nicht mit einer Lieferantenbindung konfrontiert werden:

• Herstellerunabhängige Prüfpfade
• Herstellerunabhängige Überprüfung von Dokumenten und Unterschriften

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Herstellerunabhängige Prüfpfade

Unternehmen sollten Zugriff auf Daten haben, ohne auf das System des Anbieters angewiesen zu sein. Diese Art der Herstellerunabhängigkeit gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre wertvollen Geschäftsunterlagen so lange unter Ihrer Kontrolle bleiben, wie es Ihre Aufbewahrungsrichtlinien erfordern.

Während die meisten E-Signatur-Anbieter Audit-Trails verwenden, um zu verfolgen, was während des Signaturprozesses passiert ist, zwingen viele von ihnen Sie, sich auf ihrer Website anzumelden, um auf diese Informationen zuzugreifen, oder verlangen, dass Sie mehrere Kopien verwalten (z. B. elektronisch signiertes Dokument, Audit-Protokoll, etc.) um die Einhaltung nachzuweisen.

e-SignLive bettet den Prüfpfad direkt in das Dokument ein (mit der Unterschrift, Informationen zur Identität des Unterzeichners, zum Standort sowie zum Datums- und Zeitstempel). Dadurch entsteht eine tragbare, in sich geschlossene elektronische Aufzeichnung, die herstellerunabhängig ist. Das auch sorgt für Portabilität , was bedeutet, dass Sie speichern können Ihre elektronisch signierte Dokumente in Ihre eigenes Records Management System. Nicht im Cloud-Service des Anbieters.

Der Datensatz kann dann sicher durch jedes E-Mail-, Speicher- oder Archivierungssystem übertragen werden, ohne dass dies beeinträchtigt wird. Wenn es um die Aufbewahrung geht, sind Sie nicht an unser System gebunden. Sie können elektronisch signierte Datensätze so verwalten, dass sie Ihren Richtlinien zur Aufbewahrung langfristiger Datensätze entsprechen. Mit anderen Worten, das elektronisch signierte Dokument kann einfach in einem System Ihrer Wahl indiziert, gespeichert und abgerufen werden (z. Microsoft SharePoint , Box , IBM FileNet , DropBox, Google Drive usw.)

Herstellerunabhängige Überprüfung von Dokumenten und Unterschriften

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie mithilfe digitaler Signaturen feststellen können, ob ein Dokument manipuliert wurde? Mit e-SignLive müssen Sie, Ihre Kunden, Prüfer usw. nicht auf unsere Website zurückkehren, um die Gültigkeit eines elektronisch signierten Dokuments zu überprüfen. Unser offener Ansatz ermöglicht es Ihnen, die Echtheit von Dokumenten und Signaturen unabhängig von e-SignLive zu überprüfen. Andere E-Signatur-Anbieter wie DocuSign und Adobe Document Cloud bieten Ihnen einen Bestätigungslink zurück zu ihrem Dienst oder bieten einfach keine Überprüfungsoptionen an. Aber was passiert, wenn die Website des Anbieters ausfällt oder wenn das Geschäft eingestellt wird?

Achten Sie bei der Bewertung von Anbietern digitaler und elektronischer Signaturen auf eine intuitive Signatur- und Dokumentenüberprüfung mit einem Klick, bei der Sie keine Verbindung zur Website des Anbieters herstellen müssen. Wenn Sie ein Dokument überprüfen, das mit e-SignLive online oder offline elektronisch signiert wurde, müssen Sie nur auf den Signaturblock klicken. Dadurch wird der Prüfpfad in der PDF-Datei geöffnet und automatisch die Authentifizierung des Unterzeichners und die Gültigkeit des Dokuments überprüft. So einfach ist das.

Was denkst du?

Sind das berechtigte Bedenken? Ich würde gerne Ihre Meinung hören. Wenn Sie mit elektronischen Signaturen noch nicht vertraut sind und nach einem Anbieter suchen, der Sie nicht einschließt, lade ich Sie ein, unseren zu testen schnelle Demo Senden Sie sich ein Testdokument und erfahren Sie, wie einfach das elektronische Signieren ist.  

[1] Das Cloud-Sicherheits-Ökosystem: Technische, rechtliche, geschäftliche und Management-Probleme , Kapitel 10, Seite 214