Wie USDA ihre Prozesse mit E-Signaturen in Rekordzeit digitalisierte

David Bocek, 19. Oktober 2020
How USDA Digitized Their Processes with E-Signatures in Record Time

Die durch die Pandemie verursachten Störungen der Wirtschaft und der Lieferketten haben die öffentlichen Bediensteten, die sich in diesen Zeiten der Not für ihre Gemeinden einsetzen, stark belastet. Im Geiste des guten Willens ergriffen Beamte des US-Landwirtschaftsministeriums (USDA) die raschen Maßnahmen, die erforderlich waren, um ihre Betriebsabläufe anzupassen und die Kontinuität ihrer landwirtschaftlichen Produktions- und Erhaltungsdienste sicherzustellen.

Von großen Bundesabteilungen bis hin zu kleinen Behörden hat die US-Bundesregierung ihre Geschäftsprozesse in außergewöhnlichem Tempo optimiert. Daher werden die wahrgenommenen Risiko- und Compliance-Bedenken, die zuvor die Einführung digitaler Lösungen behindert haben, nicht länger als Hindernisse für die Modernisierung von Prozessen angesehen.

Als im vergangenen Frühjahr landesweite Sperren als Reaktion auf COVID-19 in Kraft traten, untersuchten Teams mehrerer Agenturen des USDA rasch Lösungen für die Kontinuität der Mission. Es wurde schnell festgestellt, dass es an der Zeit war, ihre Betriebsabläufe anzupassen, um eine sichere, Cloud-basierte E-Signatur-Lösung zu nutzen, damit Amerikas Landwirte und landwirtschaftliche Produzenten Dokumente unterzeichnen konnten, ohne ihre Sicherheit als Risiko zu betrachten.

Das US-Landwirtschaftsministerium ist verantwortlich für die Führung in den Bereichen ländliche Entwicklung, Agrarforschung, landwirtschaftliche Produkte, Lebensmittelsicherheit, Nahrungsmittelhilfe, Forstdienstleistungen und mehr. Sie können ihre offizielle Website unter www.usda.gov besuchen.

In unserem kürzlich durchgeführten Webinar Beschleunigung kritischer Regierungsdienste während der Pandemie Zwei Vertreter der USDA-Agenturen für landwirtschaftliche Produktion und Naturschutz (FPAC) diskutierten mit OneSpan darüber, was erforderlich ist, um sicherzustellen, dass Regierungsangestellte über die erforderlichen Tools verfügen, um Landwirten und Viehzüchtern mit beispielloser Geschwindigkeit wichtige Dienstleistungen zu erbringen.

Regierungssperren katalysieren das Wachstum digitaler Dienste

Die USDA-Agenturen, die für die landwirtschaftliche Produktion und Erhaltung zuständig sind, sind der Natural Resources Conservation Service (NRCS), der Millionen von Landwirten durch technische Unterstützung bei ihren Landschutzbemühungen unterstützt, und die Farm Service Agency (FSA), die Richtlinien durchführt und Kredite verwaltet und Darlehensprogramme. Diese beiden Agenturen bedienen häufig dieselben Kunden, nutzen jedoch unterschiedliche Technologien und Tools, um ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen.

Vor der Pandemie erforderten viele Dokumente, die von beiden Behörden verwaltet wurden, noch eine persönliche Unterschrift. Als jedoch landesweit Schließungen angekündigt wurden, brauchten die Agenturen eine Möglichkeit, Landwirtschaft und Handel aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Landwirte des Landes vor dem Virus zu schützen.

Bis zu diesem Zeitpunkt verfügte das NRCS über ein digitales Aufzeichnungssystem und sogar eine Methode zum Abrufen von elektronischen Signaturen, die jedoch nicht alle Dokumente umfasste. In der Zwischenzeit war die FSA noch Monate von der Einführung eines eigenen digitalen Aufzeichnungssystems entfernt, das eine E-Signatur-Lösung insgesamt ausschloss. Landwirte und Viehzüchter sind vielbeschäftigte Menschen, daher war viel Zeit erforderlich, um die Dokumente persönlich unterschreiben zu lassen.

Fundament legen

Nach dem Inkrafttreten der Sperren konnten finanzierungsbedürftige Hersteller nicht mehr zum nächstgelegenen USDA-Servicecenter fahren, um Vertragsdokumente oder Zahlungsanträge zu unterzeichnen.

Kirt Peterson, Spezialist für natürliche Ressourcen beim USDA FPAC, berichtete, wie das Mission Delivery Optimization-Team die Ineffizienzen zwischen den Agenturen untersuchte, um ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren. Zu dieser Zeit war klar, dass sie einen neuen Prozess mit einer Cloud-basierten E-Signatur-Komponente evaluieren müssen, um in mehreren Landkreisen zusammenzuarbeiten und die Landwirte ihrer Gemeinden zu betreuen.

Amber Herz, Programmassistentin bei USDAs NRCS und ein wichtiges Mitglied des Mission Delivery Optimization-Teams, führte das Ziel ein, einen neuen, effizienteren Prozess zu schaffen: Vertrauen für das zu gewinnen, was geschehen muss, die richtigen Lösungen und das richtige Team zu identifizieren und das neue zu nutzen Werkzeuge zusammen.

1. Buy-in von Stakeholdern erhalten, um Veränderungen voranzutreiben

Da die Schließung von Agentur-Service-Centern unmittelbar bevorsteht, haben die Agenturen ab dem 13. März schnell gehandelt. Das Team diskutierte Kontinuitätsprobleme mit dem Chefarchitekten des FPAC Business Center.

Obwohl die Dringlichkeit der Situation eine schnelle Bewertung und Implementierung erforderte, mussten die beiden FPAC-Agenturen zunächst Vertrauen von allen Führungsebenen des USDA gewinnen, um die neuen Tools erfolgreich einzusetzen.

Frühere Beziehungen und eine effektive Vernetzung zwischen den Agenturen und dem Geschäftszentrum haben wesentlich dazu beigetragen, das interne Buy-In zu erzielen, das für die Umsetzung eines erfolgreichen Projekts erforderlich ist. Das Team konzentrierte sich auf eine Kerngruppe von Personen, die jeden Bereich repräsentierten, der einbezogen werden musste. Neue, flexible Geschäftsabläufe wurden ausführlich besprochen und Live-Demonstrationen durchgeführt, um die Glaubwürdigkeit und das Bewusstsein für den neuen Prozess zu erhöhen.

Zehn Tage später präsentierte das Bewertungsteam drei Optionen für die Überprüfung ihrer Führung. Bereits am nächsten Tag wurde die Entscheidung getroffen, Cloud-basierte elektronische Signaturen zu nutzen, und das Team begann sofort mit der Einrichtung strategischer Anrufe und Beschaffungsdiskussionen.

2. Auswahl des richtigen Technologiepartners

Bei der Überprüfung potenzieller Partner war es für die beiden Agenturen von entscheidender Bedeutung, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die bereit waren, alles zu tun, um zur Erfüllung der Mission beizutragen. Dies war kein normales Geschäft und das USDA brauchte einen vertrauenswürdigen Partner, der die dringenden Ziele erreichen konnte.

Sie untersuchten auch zusätzliche Anwendungen, während sie die E-Signing-Workflows entwarfen, um sicherzustellen, dass die Lösung unter Berücksichtigung der Skalierbarkeit entwickelt wurde.

USDA hatte bereits jahrelange Erfahrung in der Arbeit mit OneSpan und wusste, dass OneSpan Sign über die integrierten Funktionen verfügt, um die Lösung im gesamten Unternehmen zu erweitern und gleichzeitig die strengsten behördlichen Vorschriften zu erfüllen.

richtiger Technologiepartner

Durch die Partnerschaft mit OneSpan konnte das Team sicher sein, mit den richtigen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um das Projekt auf Kurs zu halten.

3. Eine bessere und effizientere Erfahrung als vor der COVID-19-Pandemie

OneSpan Sign wurde als integrierte, Cloud-basierte Lösung bereitgestellt, um die Remote-Zusammenarbeit zwischen den USDA Service Centern zu ermöglichen.

Sobald Dokumente elektronisch signiert sind, übernimmt heute eine Cloud-basierte Speicher- und Kommunikationsplattform die Weiterverarbeitung dieser Dokumente in Abhängigkeit von den Anforderungen der Agentur. Dieser beschleunigte Prozess ermöglicht es Landwirten und Viehzüchtern, die von ihnen benötigten Dienstleistungen weiterhin auf neue, verbesserte Weise zu erhalten.

Obwohl die beiden Agenturen historisch nicht immer auf Technologie ausgerichtet waren, arbeiteten die Hauptakteure als Team, um allen von der Krise Betroffenen zu helfen. In weniger als 6 Monaten wurden bereits über 40.000 Dokumente zwischen NCRS und FSA per E-Mail unterzeichnet. Die Richtlinien wurden aktualisiert, um die Flexibilität zu erhöhen, und so weit wie möglich aufeinander abgestimmt, um ein einheitlicheres Kundenerlebnis für die Produzenten der Nation zu schaffen.

Durch die Zusammenarbeit zum Wohle der Allgemeinheit konnten die landwirtschaftlichen Produktions- und Naturschutzbehörden des USDA künftige Generationen von Landwirten schützen, die Auswirkungen des Virus auf den Handel und die Lebensmittelversorgung verringern und dazu beitragen, die US-Regierung besser auszurüsten und effizienter zu machen.

Um mehr über die Erfolgsgeschichte von USDA zu erfahren, schauen Sie sich bitte die Aufzeichnung unseres gemeinsamen Webinars an: „ Beschleunigung kritischer Regierungsdienste während der Pandemie . Weitere Informationen darüber, wie OneSpan Sign zur Unterstützung der Missionskontinuität für die Regierung in dieser Krisenzeit eingesetzt werden kann, finden Sie weiter unten Unterstützung der Kontinuität der Regierungsmission .

Readiness Checklist: How to Get Started with E‑Signatures Right Now

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