Mit E-Signaturen ein nachhaltiges Unternehmen schaffen

Ich weiß noch, als ich meine erste Hypothek abgeschlossen habe.

Papierdokumente ohne Ende, alles fünffach ausgedruckt, jede Seite musste unterschrieben werden und mir tat die Hand davon weh. Der Berater bei der Bank bat mich später darum, weitere Dokumente zu unterschreiben, und das musste natürlich persönlich vor Ort geschehen. Der Prozess hat insgesamt viele Stunden in Anspruch genommen, mehrere persönliche Treffen in der Filiale waren nötig und alles endete mit einem dicken Ordner, in dem der Hypothekenvertrag und die 20 Anhänge abgeheftet waren.

Ich erinnere mich noch genau: Ich war ausgelaugt und es war kompliziert, meine Arbeitszeiten mit den Terminen auf der Bank abzustimmen. Gleichzeitig fragte ich mich, wie viel Papier, Druckertinte und Lagerkapazitäten diese Verträge in größerem Umfang erfordern. Warum bietet meine Bank im 21. Jahrhundert, wo Nachhaltigkeit und saubere Energie groß geschrieben werden, keinen digitalen Prozess mit elektronischen Signaturen an?

Ein papierlastiger Prozess

Natürlich war mir bewusst, dass die Kreditvergabe ein vertragsintensiver Prozess mit einem langen Lebenszyklus ist. Das Risiko ist groß und dies rechtfertigt einen entsprechenden Umfang bei der Dokumentation der Transaktion. Es war mir klar, dass alles ordnungsgemäß signiert und archiviert werden musste. Dennoch konnte ich nicht umhin, mich zu fragen, ob es bei diesem umständlichen Prozess kein Verbesserungspotential gäbe. Auch hätte ich als Endverbraucher weniger Schuldgefühle, wenn ich nicht so viel Papier für einen einzigen Vertrag verbrauchen würde.

Fünfzehn Jahre sind seitdem vergangen. Ich arbeite jetzt für ein Unternehmen, das Lösungen anbietet, die Prozesse wie Hypotheken und Kreditvergabe optimieren. Dabei merke ich, dass sich große Finanzinstitute und Unternehmensleiter auf der ganzen Welt die gleiche Frage stellen wie ich: Wie lassen sich Prozesse straffen, die viel Zeit und Papier erfordern? Wie kann man diese Ressourcen freisetzen, wie kann beim Unterschreiben von Dokumenten das Prinzip Bequemlichkeit eingeführt werden? Wie kann die Nachhaltigkeit, der Umweltschutz, in die Geschäftsstrategie integriert werden?

Tatsächlich gibt es für diese Problematiken eine Win-Win-Lösung: Rationalisierung des Prozesses, Zeitersparnis, Zufriedenheit der Verbraucher und gleichzeitig Nachhaltigkeit. Sicher haben Sie das Schlagwort „papierlos“ schon hin und wieder gehört. Aber wie kann man eine solche Strategie umsetzen?

Eine papierlose Strategie ist Teil einer nachhaltigen Unternehmensstrategie

„Papierlos“ muss nicht „alles oder nichts“ bedeuten. Es bedeutet, die Menge von Vorgängen, die auf Papier basieren, im gesamten Unternehmen zu reduzieren und Prozesse, die bisher erhebliche Investitionen in Papier erforderten, durch digital abgeschlossene Vereinbarungen zu ersetzen. Die Digitalisierung senkt die Kosten für Papier und Druckertinte, aber auch für die Handhabung, Lagerung, den Versand, die Archivierung, das Wiederauffinden und die Vernichtung von Dokumenten.

Papier war viele Jahre lang das Lebenselixier von Unternehmen. Die Zeiten ändern sich: Viele Unternehmen nehmen ihre täglichen Abläufe unter die Lupe und überlegen, wie sie umweltschonender arbeiten können. Das schließt auch den Papierverbrauch ein; er entwickelt sich zu einem strategischen Wert. Dennoch: Es ist manchmal gar nicht so einfach, eingefahrene Prozesse zu modernisieren. Eine Veränderung, die die Änderung der Gewohnheiten erfordert, muss möglicherweise schrittweise eingeführt werden. Wie der berühmte chinesische Philosoph Lao Tzu so schön sagte:

„Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt.“

Das kann man auch etwas anders interpretieren: Wenn wir erst einmal die Initiative ergreifen, wird sich der Rest von ganz alleine ergeben. Darum geht es bei der (R)Evolution weg von basierbasierten Prozessen.

Bei der Digitalisierung Ihres Geschäftsmodells und der Umstellung auf mehr Umweltfreundlichkeit besteht die Möglichkeit, anfangs nur ausgewählte Prozesse abzudecken. Sie können mit einigen wenigen ausgewählten Niederlassungen, Büros oder einer Geschäftseinheit anfangen. Schon das wäre ein guter Beginn der tausend Meilen langen Reise.

E-Signaturen unterstützen Sie bei Ihren Bemühungen zu mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen

E-Signaturen sind eine der wichtigsten Technologien, wenn es darum geht, papierlose Prozesse und nachhaltige Entwicklung einzuführen. Mit dieser Technologie können Unternehmen Transaktionen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg digitalisieren: von der Vorbereitung von Dokumenten bis hin zur Verwaltung des Unterzeichnungsprozesses, der sicheren und gesetzeskonformen Speicherung von Dokumenten bis hin zum Löschen von Unterlagen am Ende ihrer Archivierungszeit.

Es gibt mehrere Bereiche, in denen die E-Signature-Technologie in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann:

• Zwischen Unternehmen und Mitarbeitern (B2E): Für interne Prozesse wie die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen oder für den internen Umlauf von Dokumenten.
• Von Unternehmen zu Unternehmen (B2B): Für Prozesse mit Lieferanten und Partnern, wie z. B. Verträge, Geheimhaltungs- und andere Vereinbarungen mit Lieferanten.
• Von Unternehmen zum Konsumenten (B2C): Sie können praktisch jeden Prozess mit Kundenkontakt beschleunigen und diese digitalen Vereinbarungen aus der Ferne abschließen.

Die Beschleunigung des Unterzeichnungsprozesses, die Steigerung der Effizienz durch Automatisierung , die Vermeidung von Kosten für den Druck, den Versand und die Lagerung von Dokumenten - all dies sind gute Gründe für die Einführung. Auch möchten Sie vielleicht Ihr Unternehmen anpassen, um angesichts der pandemiebedingten Einschränkungen eine sichere Fernsignatur zu ermöglichen. Oder Sie möchten Kunden erreichen, die nicht in der Lage sind, Ihre Büros zu besuchen.

Die Möglichkeiten sind endlos, und die Vorteile liegen auf der Hand. Wir hören oft von Kunden, dass sie durch die Einführung der E-Signatur-Technologie mehr Kunden gewinnen, Geschäfte schneller abschließen und sehr komplexe Vorgänge vereinfachen konnten. Sie schätzen die Bequemlichkeit, die mit der Fernunterzeichnung von Dokumenten einhergeht, und das Gefühl des Sicherheit, denn alle Aktionen der beteiligten Parteien werden durch Prüfpfade detailliert aufgezeichnet.

E-Signaturen unterstützen Ihre Ziele in Sachen Nachhaltigkeit

Die Verringerung des ökologischen Fußabdrucks wird immer wichtiger, und das Umweltbewusstsein der Verbraucher steigt. Die COVID-19-Pandemie hat dies sogar noch verstärkt: Laut einer von der Boston Consulting Group durchgeführten Umfrage sind die Menschen heute umweltbewusster denn je. 87 % der Umfrageteilnehmer sind der Meinung, dass Unternehmen stärker auf Nachhaltigkeit achten sollten. Infolge dieses wachsenden Bewusstseins seitens der Konsumenten, nehmen immer mehr Unternehmen Nachhaltigkeit in ihre Geschäftsziele auf und führen Kontrollen für Prozesse, die sich auf die Umwelt auswirken, ein.

Elektronische Signaturen helfen dabei, Papier zu sparen

Elektronische Signaturen reduzieren eindeutig den Papierverbrauch. Erinnern Sie sich an meinen Hypothekenvertrag mit all seinen Anhängen, der in 5 Exemplaren gedruckt wurde? Dazu kommen noch alle Entwürfe, Bearbeitungen und Tippfehler, die erneut gedruckt werden mussten! Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Hypothekenanträge, die die Bank jedes Jahr bearbeitet! E-Signature-Lösungen reduzieren auch die Fehlerquote. Dies spart nicht nur Papier, sondern steigert auch die Produktivität der Mitarbeiter, die sich nun auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können, anstatt Papierdokumente zu verwalten.

Case Study

„Before OneSpan, each of OneMain’s branches generated a stack of paper as high as the Empire State building every month.”

Thanks to e-signatures, in just two years, OneMain has eliminated $500,000 in annual toner costs alone; the branches no longer generate a 1000-foot stack of loan papers every month.

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Elektronische Signaturen helfen dabei, Wasser zu sparen

Ein hoher Papierverbrauch verschwendet nicht nur Rohstoffe, die für die Herstellung verwendet werden, sondern auch Wasser: Laut einer vom UNESCO-IHE Institute for Water Education veröffentlichen Studie ist der Wasserfußabdruck eines Blattes Papier im A4-Format zwischen 2 und 13 Liter. Die Zellstoff- und Papierindustrie ist unter allen Industrien der größte Verbraucher von Wasser in den westlichen Ländern.

Die elektronische Signatur trägt zur Reduzierung der CO2-Emissionen bei

Wird Papier genutzt, muss dieses auch transportiert und eine große Lieferkette verwaltet werden: Diese Lieferkette beginnt mit der Erzeugung von Rohstoffen für die Papierherstellung und setzt sich fort mit dem Versand von Holz zu den Fabriken, der tatsächlichen Herstellung, dem Versand an Geschäfte und Wiederverkäufer und der Lieferung an Endverbraucher. All diese Etappen bis zur Nutzung von Papier verursachen Treibhausgasemissionen. Gelingt es also, den Papierverbrauch durch elektronische Signaturen zu reduzieren, wirkt sich das während des gesamten Produktionszyklus positiv auf die Umwelt aus.

E-Signaturen tragen dazu bei, die Emissionen, die sonst durch Nutzung von Kurierdiensten und anderen Zustelldiensten generiert würden, zu reduzieren: Vertrauliche Papierdokumente wie Verträge müssen an den Unterzeichner weitergeleitet und anschließend an den Vertragseigentümer zurückgesendet werden. Gibt es mehrere Unterzeichner, begeben sich die Dokumente auf eine lange Reise von einem Unterzeichner zum nächsten. Die Möglichkeit, Dokumente aus der Ferne zu signieren, erspart Ihren Kunden auch den Weg in die Filiale, um dort Dokumente zu unterzeichnen. Abgesehen von der offensichtlichen Zeit- und Kostenersparnis bei der Zustellung von Dokumenten, sollten Sie auch bedenken, dass Emissionen durch den Transport von Dokumenten mit dem Auto entstehen, und dass elektronische Signaturen Kurierdienste überflüssig machen.

Dank der elektronischen Signatur ist keine Archivierung von Papierdokumenten mehr erforderlich

Nicht zuletzt ist die richtige Aufbewahrung von unterschriebenen Dokumenten mit erheblichen Kosten verbunden: Ordnungsgemäße Belüftung, Überwachung der Luftfeuchtigkeit zum Schutz der Archive vor Schimmel und hochwertige Klimaanlagen für eine optimale Temperatur sind kostspielig - und mit Sicherheit nicht klimaneutral. Schlüsselt man die Auswirkungen dieser Technologien pro gespeichertes Dokument auf, ist zu erkennen, dass diese höher sind als die der digitalen Speicherung in einem sicheren Rechenzentrum.

Lösungen für elektronische Signaturen können automatisch elektronisch signierte Dokumente an einem Speicherort Ihrer Wahl archivieren, ohne dass unterschriebene Kopien ausgedruckt und in einem Archiv für Papierdokumente aufbewahrt werden müssen. Dies reduziert den Papierverbrauch in den Büros und die Kosten für die Archivierung von Papierdokumenten.

Analyst Report

BMO: Digital Transformation in Personal Banking

Prior to e-signatures, the Bank of Montreal estimated they consumed 1.6 billion sheets of paper a year. Learn how BMO used the unit cost of paper to build the business case for e-signatures and e-forms.

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Der Einstieg in Ihre nachhaltige Geschäftsstrategie

Die E-Signature-Technologie hat Nachhaltigkeit in ihrer DNA.

Unabhängig davon, ob Sie ein Finanzinstitut, eine Versicherungsgesellschaft, eine Regierungsbehörde, eine gemeinnützige Organisation, eine NGO oder eine andere Organisation vertreten - die sozialen Auswirkungen und die Auswirkungen auf das Klima sind wichtig, wenn Sie als Unternehmen soziale Verantwortung übernehmen. Kohlenstoffneutralität, die Reduzierung des Verbrauchs fossiler Brennstoffe und natürlicher Ressourcen sowie das Streben nach Energieeffizienz wirken sich auf die ESG-Bewertungen aus und fließen heutzutage in die Finanzergebnisse ein. Wenn Ihr Unternehmen diese Strategie einschlagen möchte, aber nicht weiß, wo es anfangen soll, lesen Sie unseren Leitfaden elektronische Signaturen für Einsteiger.