Rechtliche Probleme mit elektronischen Signaturen

Mary Ellen Power, 23. April 2014
Legal problems with electronic signatures

Einige Unternehmen, die eine Umstellung auf E-Signatur-Technologie in Betracht ziehen, können befürchten, dass sie sich nur an elektronische Signaturen wenden, um festzustellen, dass Verträge nicht vor Gericht gesichert werden. Diese Besorgnis ist verständlich, da einige Leute in der Vergangenheit möglicherweise rechtliche Horrorgeschichten über elektronische Signaturen gehört haben. Die Branche hat sich in den letzten Jahren jedoch erheblich weiterentwickelt. Daher sind die gesetzlichen Richtlinien für elektronische Signaturen gereift und haben sich verfestigt, wodurch klare Vorschriften dafür geschaffen wurden, was getan werden muss, um elektronische Signaturen rechtsverbindlich zu machen. Aus diesem Grund gibt es für Unternehmen keinen Grund zur Sorge, wenn es um die eigentliche Technologie geht. Die meisten rechtlichen Probleme mit elektronischen Signaturen gehören der Vergangenheit an

Während E-Signatur-Technologie und -Software solide sind, hat jedes Unternehmen einen gewissen Spielraum, um den Prozess selbst anzupassen. Ein kürzlich veröffentlichter Lexologie-Bericht beschreibt einige der rechtliche Feinpunkte Dies kommt in diesem Prozess zum Tragen und bietet einige Tipps, wie Unternehmen elektronische Signaturen ohne Risiko verwenden können.

Berücksichtigung des rechtlichen Problems der elektronischen Dokumentation und elektronischen Signaturen


Es ist wichtig zu erkennen, dass es nicht ein und dasselbe ist, jemanden dazu zu bringen, etwas elektronisch zu signieren und einen elektronischen Signaturprozess abzuschließen. In dem Bericht wurde ein hypothetisches Szenario hervorgehoben, in dem erläutert wird, wie Unternehmen beim Umgang mit elektronischen Signaturen vorsichtig sein müssen.

Stellen Sie sich für einen Moment vor, Sie arbeiten für ein Unternehmen, das alle Mitarbeiter dazu bringen möchte, eine Schiedsvereinbarung zu unterzeichnen. Die Nachrichtenquelle beginnt. Das Unternehmen möchte nicht alle Formulare ausdrucken, Unterschriften sammeln und die Dokumente speichern. Stattdessen wird ein elektronisches Dokument erstellt, per E-Mail an die Mitarbeiter gesendet und sie aufgefordert, es zu lesen und dann ihren Namen in einen ausfüllbaren Bereich am Ende des Formulars einzugeben. Das Dokument muss dann an die Gruppe zurückgesendet werden, die den Prozess zur Speicherung verwaltet. Die Chancen stehen gut, dass dieses Dokument vor Gericht nicht standhält.

In dem Bericht wurde erläutert, dass die Einrichtung elektronischer Signaturfunktionen von der Einhaltung einer Reihe vorgeschriebener Vorschriften abhängt, die von der EU festgelegt wurden Einheitliches Elektroniktransaktionsgesetz . Eine E-Signatur-Plattform, die dem Gesetz entspricht, kann Organisationen dabei helfen, rechtsgültige Lösungen zu finden. Der Schlüssel, zumindest wenn es darum geht, die Nuancen von elektronischen Signaturen zu verstehen, ist zu untersuchen, warum handschriftliche Signaturen so wertvoll sind.

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Eine gut konzipierte elektronische Unterzeichnungszeremonie hilft, Risiken bei rechtlichen Problemen zu minimieren


Obwohl handschriftliche Signaturen ein gewisses Maß an forensischem Beweis bieten, das bei der Authentifizierung der Gültigkeit eines Dokuments und von Signaturen hilfreich sein kann, bleibt der Prozess unvollständig.

Tatsächlich umfasst die Vorlage überzeugender Beweise im Falle einer behördlichen Prüfung, einer Marktverhaltensprüfung, einer Vergleichskonferenz oder eines Gerichtsverfahrens mehr als nur die Vorlage einer authentischen, unterzeichneten Aufzeichnung. Eine gut durchgeführte Unterzeichnungszeremonie kann und sollte auch den Prozess demonstrieren, mit dem die Absicht des Unterzeichners festgestellt wird. Darüber hinaus unterstreichen eine Reihe von jüngsten Gerichtsverfahren die Bedeutung eines gut konzipierten Prozesses, der durch umfassende Beweise für die elektronische Transaktion gestützt wird.

Gewährleistung der Rechtsgültigkeit für elektronische Signaturen


Um sicherzustellen, dass elektronische Signaturen legal sind, müssen Sie den gesamten Signaturprozess aufzeichnen. Dies bedeutet, dass Sie verfolgen und protokollieren, wie Benutzer Lesevereinbarungen durchlaufen und mit der tatsächlichen Signatur umgehen. Durch die Verfolgung des gesamten Prozesses und die Sicherung mit einer digitalen Signatur zur Verschlüsselung erhalten Unternehmen den Schutz, den sie benötigen, um Probleme zu vermeiden, wenn Vertragsstreitigkeiten vor Gericht gebracht werden. 

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