Reduzierung des Papierverbrauchs und Rettung des Planeten, eine elektronische Signatur nach der anderen

Mary Ellen Power, 16. April 2014

Tag der Erde steht vor der Tür und viele Unternehmen halten inne, um sich ihre täglichen Abläufe genauer anzusehen und Möglichkeiten zu prüfen, um umweltfreundlicher zu werden und den Papierverbrauch zu senken. E-Signatur Richtlinien können Organisationen dazu bringen, ihren Papierverbrauch erheblich zu reduzieren. Eine große Organisation hat kürzlich eine Software-Suite für elektronische Signaturen implementiert und den Papierverbrauch um 25 Prozent gesenkt. E-Signaturen können Unternehmen dabei helfen, papierlos zu arbeiten, und die Vorteile der Technologie gehen weit über die Beseitigung von Druckerprojekten hinaus.

Einige wichtige Möglichkeiten, wie elektronische Signaturen den Papierverbrauch im Büro senken können:

1. Reduzierung der Emissionen von Fahrzeugen
Transit ist ein wichtiges Thema, wenn es um Vertragsfragen geht. Unternehmen, die Einzelpersonen dazu bringen müssen, einen sensiblen Vertrag zu unterzeichnen, müssen das Dokument per Post oder Kurier an die Person senden, die es unterzeichnen muss, und es dann an das Unternehmen zurücksenden lassen. Die Treibhausgase, die von allen Autos erzeugt werden, die Dokumente zwischen Zielen transportieren, können schwanken. Dies gilt insbesondere für den Versand besonders sensibler Verträge, da diese Dokumente auf sicheren Lastwagen transportiert werden müssen, die häufig schwer sind, eine geringe Kilometerleistung aufweisen und erhebliche CO2-Emissionen verursachen. E-Signaturen lösen all diese Probleme, indem sie keine Kurierdienste mehr benötigen.

2. Altpapier beseitigen
Einige Dokumente und Aufzeichnungen müssen aus dem einen oder anderen Grund gedruckt werden, aber viele Unternehmen drucken Aufzeichnungen unnötig. Dies kann Papier verschwenden, da Personen nicht nur Aufzeichnungen drucken, die am besten elektronisch übertragen werden, sondern diese Verträge auch duplizieren, da Personen Kopien für verschiedene Zwecke benötigen. Darüber hinaus werden häufig mehrere Versionen von Datensätzen über einen längeren Zeitraum gespeichert. Das Endergebnis kann ein übermäßiger Papierverbrauch sein.

Dieser Anstieg des Papierverbrauchs führt nicht nur dazu, dass mehr Bäume gefällt werden, sondern führt auch zu mehr Versand und all den anderen Problemen im Zusammenhang mit der Verwaltung einer großen Lieferkette, die mit der Generierung von Rohstoffen für die Papiererstellung beginnt und mit Versandprotokollen fortfährt an Fabriken, Erstellung des Papiers, Versand in die Filialen und Wiederverkäufer und anschließende Lieferung an Endbenutzer. Alle diese Schichten der Papierlieferung verursachen Treibhausgasemissionen, und Organisationen, die unnötigen Papierverbrauch durch elektronische Signatursysteme vermeiden, wirken sich positiv auf die Umwelt in der gesamten Pipeline der Papierindustrie aus.

3. Linderung von Speicherproblemen
Papier besteht aus Materialien, die im Laufe der Zeit zerfallen, wenn sie nicht in der richtigen Atmosphäre gelagert werden. Wenn Räume, in denen Papier aufbewahrt wird, zu heiß sind, kann das Material austrocknen und spröde werden. Wenn es zu feucht ist, wird Schimmel ein Problem. Diese Art von Problemen zwingt Unternehmen dazu, Papier sorgfältig in temperaturgesteuerten Räumen aufzubewahren, die eine große Menge von Aufzeichnungen verarbeiten können, über fortschrittliche Brandbekämpfungssysteme verfügen und sicher sind. Manchmal müssen Bürogebäude im Laufe der Zeit nur aufgrund von Problemen bei der Speicherung von Unterlagen renoviert werden. Die Umweltauswirkungen dieser Art von Speicherproblemen können erheblich sein, insbesondere angesichts der einfachen Verwaltung einer digitalen Datei einer Aufzeichnung.

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Dieser umfassende, 31-seitige Einsteigerleitfaden für elektronische Signaturen enthält wichtige rechtliche Konzepte und wichtige Überlegungen für die Erstellung digitaler Geschäftsprozesse mit elektronischen Signaturen.  

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Umstellung auf elektronische Signaturen, um den Planeten zu retten und den Papierverbrauch zu senken


Das Speichern elektronischer Daten verbraucht Strom und schafft eine gesamte Rechenzentrumsbranche, in der Abfall ein Problem darstellt. Die Abfallmenge, die durch solche Lösungen erzeugt wird, kann jedoch weitaus geringer sein als die durch Papierlagerung erzeugte, insbesondere da erneuerbare Energiequellen und effiziente Stromversorgungssysteme in großen Rechenzentrumsumgebungen üblich werden. Dies erleichtert es E-Signatur-Softwareunternehmen, unglaublich nachhaltige Plattformen anzubieten, mit denen Kunden ihren CO2-Fußabdruck reduzieren und einen positiven Beitrag zum Zustand des Planeten leisten können.

Unternehmen, die Nachhaltigkeit durch elektronische Signaturen fördern möchten, sich aber nicht sicher sind, wie sie anfangen sollen, sollten sich unsere ansehen Ratgeber für Anfänger zur Technologie.