Schnell und sicher: Digitale Behördendienste mit elektronischen Signaturen aufladen

Center for Digital Government (CDG), 18. Mai 2021

Digitale Dienste verändern die Art und Weise, wie staatliche und kommunale Behörden arbeiten. Sie ermöglichen es den Agenturen, die Dienstleistungen für die Bürger schneller und effektiver zu erbringen, und zwar auf eine Art und Weise, die den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen der Verbraucher entspricht. Und in zunehmendem Maße helfen digitale Dienste Organisationen, ihre eigenen internen Prozesse besser
verwalten und die Verwaltung effizienter zu machen.

"Wir beginnen zu sehen, dass Agenturen neue Fähigkeiten aufbauen, um ihre eigenen Abläufe besser zu verwalten", sagt Mary Ellen Power, Vice President of Marketing bei OneSpan, das sichere Customer-Journey-Lösungen für private und öffentliche Organisationen anbietet. Digitale Dienste und Anwendungen, so Power, "helfen dabei, bessere Dienstleistungen für Kunden und Unternehmen anzubieten."

Das Herzstück der digitalen Dienste ist die elektronische Signatur. Ohne die Möglichkeit, ein Dokument elektronisch, aus der Ferne und - vor allem - sicher zu unterschreiben und zu verarbeiten, könnten Unternehmen niemals die Art von digitalen Transformationsbemühungen in Angriff nehmen, die in der heutigen hybriden Arbeitsumgebung entscheidend sind.

Herkömmliche papierbasierte Unterschriften sind zeitaufwändig, dezentral und von Natur aus ineffizient. Organisationen verschwenden unkalkulierbare Zeit damit, relevante Teilnehmer aufzuspüren und ihnen Dokumente zur Kenntnis zu bringen. Fragmentierte, siloartige Systeme bergen das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder sich verzögern.

Die richtige E-Signatur-Technologie ermöglicht es Behörden, Genehmigungen, Finanzinformationen, Personalakten, Verträge und andere wichtige Dokumente ordnungsgemäß zu unterschreiben, zu verarbeiten und zu verwalten, egal wo sich Wähler und Mitarbeiter befinden.

E-Signaturen rationalisieren Arbeitsabläufe und machen diese Prozesse zukunftssicher gegen auftretende Krisen und Störungen.

Vor der Umstellung auf papierlos

Die folgenden Punkte sind für jede Organisation wichtig, wenn sie eine elektronische Signaturlösung einführt:

  • Finden Sie einen erfahrenen Anbieter: Bei Dutzenden von Unternehmen, die E-Signatur-Lösungen anbieten, ist es nicht schwer, einen Anbieter zu finden. Aber es ist wichtig, mit einem Anbieter zu arbeiten, dem Sie vertrauen können. Suchen Sie nach einem Unternehmen mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz.
  • Arbeiten in der Cloud: Eine Cloud-basierte Lösung ist wesentlich flexibler und skalierbarer als eine vor Ort installierte Software. Cloud-Tools bieten auch eine größere Verlässlichkeit und Ausfallsicherheit bei Unterbrechungen, und sie unterstützen Software-Revisionen und Sicherheitsupdates leichter.
  • Achten Sie auf Funktionen zur Gruppensignatur: Eine E-Signatur-Plattform sollte es einem einzelnen Vertreter leicht machen, sich im Namen einer Arbeitsgruppe zu authentifizieren. In der papierbasierten Welt haben Organisationen oft Arbeitsgruppen mit einem halben Dutzend Personen, von denen jeder diese Gruppe vertreten und ein Dokument abzeichnen kann. Digitale Signaturen sollten diese Fähigkeit ebenfalls unterstützen.
  • Bestehen Sie auf rollenbasierter Sicherheit: Suchen Sie nach einer Lösung, die es Ihnen ermöglicht, den Benutzerzugriff auf der Grundlage bestimmter Arbeitsfunktionen zu steuern. Die Zugriffsbeschränkung stellt sicher, dass Personen nur Dokumente sehen können, die für ihre Position relevant sind.
  • Einfache Kommunikation en masse: Bei sich wiederholenden Prozessen, wie z. B. Jahresformulare, die alle Mitarbeiter unterschreiben müssen, sollten Unternehmen nicht für jeden Einzelnen manuell eine Transaktion anlegen müssen. Vielmehr sollte eine einmalige Aktion im System diesen Workflow automatisch erzeugen.

Erfolgreich mit einer E-Signatur-Lösung

Der Bundesstaat Michigan hat kürzlich eine e-Signatur-Lösung von OneSpan eingeführt. In einem bemerkenswerten Glücksfall hat Michigan nach zweijähriger Entwicklungszeit seine neue E-Signatur-Funktion im März 2020 eingeführt - gerade noch rechtzeitig, um die beispiellosen Anforderungen der Coronavirus-Pandemie an die Fernarbeit zu erfüllen. Plötzlich waren papierbasierte Prozesse nicht mehr nur ineffizient, sondern praktisch unmöglich.

"Fernarbeit bedeutete, dass die Leute die interne Post nicht mehr an ihre physische Adresse bekamen", sagt Richard DeMello, der E-Signatur-Administrator des Michigan Department of Technology, Management and Budget. "Das war eine neue Herausforderung, die zu der Situation hinzukam, die wir wirklich nicht kommen sahen."

Kernstück der staatlichen Implementierung war die Entwicklung einer "Service-Charta", in der die Grundlagen des neuen Systems festgelegt wurden, wer es nutzen konnte und wie. Die Mitarbeiter der gesamten Landesverwaltung wurden gebeten, die Charta als ersten Schritt zur Teilnahme am System zu unterzeichnen. Um das Engagement zu erhöhen, führte DeMello internes Marketing in Form eines Newsletters und einer E-Mail-Kampagne an verschiedene Behörden und Ämter ein.

Er stellte auch eine Reihe von Demonstrationen zur Benutzerfreundlichkeit zusammen, um die Akzeptanz zu erhöhen und die Mitarbeiter mit den Mechanismen der elektronischen Unterschrift vertraut zu machen. Michigan implementierte auch virtuelle Schulungen für neue Benutzer, in 15- und 30-Minuten-Blöcken, und stellte einen Helpdesk für eventuelle Probleme zur Verfügung.

In den ersten neun Monaten verarbeitete das System mehr als 9.600 Transaktionen.

Mindestens 15 Landesbehörden nutzen die Lösung, darunter auch die Zentrale Beschaffung.  

Michigan hat laut DeMello erhebliche Kosteneinsparungen erzielt. Die Rationalisierung von Unterschriften "kann sowohl die Versandkosten als auch die Arbeitskosten reduzieren, weil die Leute ihre Zeit hoffentlich mit etwas Besserem verbringen können, als herumzulaufen und Unterschriften zu sammeln."

Auch Prozesse, die Signaturen erfordern, sind messbar schneller geworden.

"Die Geschwindigkeit bis zur Unterschrift ist erstaunlich", sagt DeMello. "In vielen Fällen steht das Geschäft still, bis das Dokument unterzeichnet ist. Jetzt können sie Sachen viel schneller zurückbekommen."

Elektronische Signaturen unterstützen von Haus aus einen Prüfpfad mit der automatischen Erstellung von PDF-Nachweisen - eine enorme Verbesserung gegenüber der Nachverfolgung von Papierdokumenten.

Entscheidend ist, dass die Beamten in Michigan dank elektronischer Signaturen den Geschäftsbetrieb während der beispiellosen Unterbrechungen durch die Pandemie aufrechterhalten konnten. Und das System bietet eine größere Ausfallsicherheit und Geschäftskontinuität im Falle zukünftiger Krisen.

Gelernte Lektionen

Für andere Regierungsorganisationen, die an der Einführung von e-Signaturen interessiert sind, gibt DeMello einige wichtige Ratschläge.

Erstens, sagt er, sollten Führungskräfte, die für die Implementierung von E-Signatur-Systemen verantwortlich sind, darauf achten, dass sie die neuen Tools selbst nutzen. Das hilft den Managern nicht nur, mögliche Schmerzpunkte oder Herausforderungen zu verstehen, sondern fördert auch eine größere Akzeptanz in den verschiedenen Abteilungen.

Es ist wichtig, die Grundlagen zu trainieren. Während E-Signatur-Systeme eine Vielzahl von Schnickschnack haben können, "konzentrieren wir unsere anfängliche Schulung auf die grundlegenden Funktionen, die 90 Prozent der Zeit verwendet werden", sagt DeMello.

Michigans durchdachte Implementierung hat dazu beigetragen, dass E-Signaturen ein effektives Werkzeug zur Unterstützung effizienterer Regierungsprozesse sind, sagt OneSpan's Power.

"Sie legen eine Reihe von Best Practices fest", sagt sie. "Sie hörten auf ihren Kunden, nämlich den Regierungsangestellten. Sie haben ein unglaubliches Set an Ressourcen und Vorlagen zusammengestellt und sich wirklich darauf konzentriert, wie man es einfach machen kann."

Mit dem richtigen Ansatz, wie Michigan gezeigt hat, werden E-Signaturen ein unverzichtbarer Teil der digitalen Transformationsbemühungen für jede Regierungsorganisation werden. Die Lösung bietet eine prüffähige, sichere und kosteneffiziente Möglichkeit, wichtige Dokumente zu verarbeiten, die Arbeitsabläufe im öffentlichen Sektor zu rationalisieren und die Arbeit der staatlichen und lokalen Behörden effektiver zu gestalten.

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Dieser Artikel wurde vom Center for Digital Government Content Studio geschrieben und produziert, mit Informationen und Input von OneSpan.

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