Software für elektronische Signaturen im asiatisch-pazifischen Raum: Legalität, Sicherheit und andere Überlegungen

Während E-Signing in Teilen der Welt noch im Entstehen begriffen ist, sehen wir weltweit einen Anstieg des Interesses an E-Signaturen. Für mich liegt die Region Asien-Pazifik näher, zu der OneSpan Kunden mit elektronischer Signatur hat Australien zu Hongkong . Zuletzt hat unser Team Software für elektronische Signaturen für zwei führende Organisationen in der Region bereitgestellt. Die eine ist eine Regierungsbehörde, die sich mit Unternehmen für Immobilien- und Grundstückspachtverträge befasst, während die andere eine große internationale Bank ist, deren Geschäftsbankgeschäfte zeitkritische Gegenparteibestätigungen für ihre Kundengeschäfte erforderten. 

Basierend auf unserer Erfahrung beim Ausbau von elektronischen Signaturen im asiatisch-pazifischen Raum im vergangenen Jahr gibt dieser Blog einige unserer wichtigsten Erkenntnisse darüber, wie Unternehmen in der Region mit elektronischen Signaturen umgehen sollten.

Software für elektronische Signaturen: So vermeiden Sie ein häufiges Projektfehlerszenario

Zu Beginn beginnen die meisten Unternehmen mit elektronischer Signatursoftware, indem sie über den rechtlichen Aspekt nachdenken. Ein gängiger Ansatz, den wir sehen, ist, dass Organisationen versuchen können, es alleine zu machen, indem sie die erforderlichen Sicherheitskonstrukte einbeziehen, wie z digitale Signaturen und digitale Zertifikate , um die lokalen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für elektronisch signierte Dokumente zu erfüllen.

Wenn sich eine Organisation jedoch nur auf die elektronische Signatur als rechtliche oder technische Anforderung konzentriert, kann sie eine speziell entwickelte Softwarelösung für elektronische Signaturen (die die Technologie für digitale Signaturen und digitale Zertifikate als Teil des Signaturprozesses nutzen kann) zugunsten von a übersehen schnelle Lösung. Beispielsweise versucht das interne IT-Team des Unternehmens oder der vorhandene Dienstanbieter möglicherweise, Unterzeichnern irgendeine Form von Anmeldeinformationen für digitale Zertifikate auszustellen, und verlässt sich auf die in Anwendungen wie Microsoft Office oder Adobe Acrobat integrierte Funktion, um die Daten digital zu signieren dokumentieren.

In diesem Fall erkennt das Unternehmen schnell, dass die Verwendung einer solchen Lösung äußerst unpraktisch ist, über eine geschlossene Gruppe von Benutzern hinaus nicht skalierbar ist und viele der Geschäftsanwendungsfälle für Workflows zum Signieren von Dokumenten nicht unterstützt. Diese Art von Projektfehler-Szenario tritt häufig auf, wenn Unternehmen die elektronische Signatur eher als technische Anforderung als als Business Enabler behandeln. 

Software für elektronische Signaturen als Wegbereiter für einen besseren Geschäftsprozess 

 

Wenn Unternehmen E-Signing aus der Perspektive eines Geschäftsworkflows betrachten und nicht nur versuchen, nach einem digitalen Dokument zu suchen, für das eine Signatur erforderlich ist, erkennen sie, dass ein Dokument nur ein Teil eines größeren Geschäftsprozesses ist. An dem Prozess sind in der Regel mehrere Parteien beteiligt, die mehrere Dokumente in verschiedenen Phasen bestätigen, anhängen, genehmigen oder bearbeiten.

Nehmen Sie zum Beispiel einen einfachen Vertragsunterzeichnungsprozess. Der Vertrag muss möglicherweise von mehreren Personen zu unterschiedlichen Zeitpunkten überprüft, kommentiert, überarbeitet, genehmigt und unterzeichnet werden. Wie all dies verfolgt wird und wie die Dokumente von einer Partei zur nächsten verschoben werden, ist entscheidend für den Abschluss des Vertrags.

 
Um einen geeigneten E-Sign-Fluss zu entwerfen, der einfach und intuitiv ist, benötigen Sie eine E-Signatur-Lösung, die Geschäftsfunktionen wie Rollenhierarchie, Benachrichtigung des nächsten Unterzeichners, Erinnerungen usw. enthält Authentifizierung , Arbeitsablauf Regeln und eine volle Buchungskontrolle der Unterzeichnungsreise.

Ein gutes Ergebnis wäre, wenn die Unterzeichner eine einfache Oberfläche sehen, über die sie das Dokument überprüfen und ihre Absicht zum Unterschreiben angeben können, während alle anderen Prozesskomplexitäten transparent behandelt werden. Entscheidungen darüber, ob ein digitales Zertifikat verwendet werden soll, welches Zertifikat verwendet werden soll, was zu tun ist, wenn das Zertifikat nicht verfügbar ist, wo die elektronische Signatur abgelegt werden soll, an wen das Dokument als nächstes weitergeleitet werden soll usw., sollten von der automatisch koordiniert werden E-Signatur-Service - nicht dem Unterzeichner überlassen.

 

Rechtsstatus von elektronischen Signaturen

Die Gesetze zur elektronischen Signatur unterscheiden sich je nach Land. Einige Länder erkennen verschiedene Arten der elektronischen Signatur an (z Qualifizierte elektronische Signatur , Erweiterte elektronische Signatur oder grundlegende elektronische Signatur).

In Ländern, in denen nur einfache und erweiterte elektronische Signaturen erforderlich sind, z. B. in Singapur mit dem Gesetz über elektronische Transaktionen von 2010 Elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften werden wie jede andere Art von elektronischen Daten behandelt und sind vor Gericht so zulässig, als wären sie Aufzeichnungen auf Papier.

Bei einfachen und erweiterten elektronischen Signaturen muss die Organisation den Unterzeichner authentifizieren. Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur muss die Organisation jedoch ein persönliches digitales Zertifikat verwenden. Das für eine qualifizierte elektronische Signatur erforderliche Endbenutzerzertifikat macht das Dokument nicht „legitimer“, sondern verringert die rechtliche Beweislast im Streitfall.

Während einige Länder elektronische Signaturen auf der Grundlage digitaler Zertifikate bevorzugen, erkennen andere an, dass die Durchsetzung von Zertifikaten von Drittanbietern für alle elektronisch signierten Dokumente die Kosten und Unannehmlichkeiten für die Unterzeichner erhöht. Erforschung der Gesetze zur elektronischen Signatur In Ihrem Land oder Ihrer Region können Sie bestimmen, ob und für welche Anwendungsfälle und Szenarien digitale Zertifikate verwendet werden sollen (Tipp: Ihr E-Signatur-Anbieter sollte auch hier eine Anleitung geben können). 

Darüber hinaus können die örtlichen Gesetze und Vorschriften auch Folgendes erfordern: 

• Sicherheits- und Betriebsprozesse auf Organisationsebene, z. B. starke Benutzeridentifikation und -authentifizierung für die Einhaltung von KYC (Know Your Customer) oder PYC (Prove Your Customer)

• Ein sicherer Prüfpfad der Unterzeichnungsreise zum Nachweis der Absicht

• Zuverlässige Langzeitarchivierung von elektronisch signierten Dokumenten und Prüfpfaden 

• Inländisches Datenhosting für Datenresidenz und Datenschutz (Tipp: Suchen Sie nach einem Anbieter, der lokale und öffentliche und private Cloud-Bereitstellungsoptionen anbietet, um diese Anforderung zu erfüllen.)

OneSpan Sign: Software für elektronische Signaturen

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