Sollte Ihre E-Signatur-Lösung lokal in einer gemeinsam genutzten oder dedizierten Cloud gehostet werden?

Brooke Bates, 15. Januar 2015
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Für die altmodische Bereitstellung einer Signatur waren nur Stift und Papier erforderlich. Jetzt bieten elektronische Signaturen eine sichere und bequeme Alternative zu Tinte mit etwas ausgefeilteren Werkzeugen. Wenn es um die Bereitstellung geht eine E-Signatur-Lösung Unternehmen haben einige weitere - und komplexere - Optionen zum Abwägen.

Zu den drei Hauptbereitstellungsoptionen gehören eine dedizierte lokale Lösung, ein dedizierter Cloud-Dienst und ein gemeinsam genutzter Cloud-Dienst.

Insbesondere die Kreditgenossenschaften sollten diese Optionen genau prüfen, um sicherzustellen, dass sie sich für eine E-Signatur-Lösung entscheiden, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht, in vorhandene IT-Systeme integriert ist und den Budgetbeschränkungen entspricht. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die einzelnen Lösungen, damit Sie entscheiden können, wie E-Signaturen in Ihrer Kreditgenossenschaft am besten bereitgestellt werden.

Engagierte On-Premises

Die am besten anpassbare Option, a dedizierte lokale Lösung Sie haben die Möglichkeit, Software an die einzigartige Marke, die Geschäftsprozesse und die IT-Anforderungen Ihrer Kreditgenossenschaft anzupassen. Wenn Sie diese Option auswählen, erwerben Sie eine Unternehmenslizenz für die Software, anstatt für einzelne Transaktionen zu bezahlen. Dies ist zwar mit höheren Kosten verbunden - sowohl in Bezug auf finanzielle Investitionen als auch in Bezug auf IT-Ressourcen -, zahlt sich jedoch durch Flexibilität und Kontrolle aus.

Dies ist eine gute Option in stark regulierten Branchen - wie Finanzdienstleistungen -, die strenge Datenschutz- und Compliance-Richtlinien haben, die vorschreiben, wo Transaktionsdaten gespeichert werden. Lokale Lösungen befinden sich häufig hinter der eigenen Firewall einer Kreditgenossenschaft und ermöglichen ultimative Kontrolle, Flexibilität und Skalierbarkeit.

Mit großer Leistung geht jedoch auch große Verantwortung einher - einschließlich Zeit, Kapital, Hardware vor Ort und mehr. Während dies für große Finanzinstitute ideal sein mag, haben die meisten Genossenschaften nicht das Budget, um in diese Art von Software zu investieren - geschweige denn die internen IT-Ressourcen und die Infrastruktur, um sie im Laufe der Zeit zu verwalten.

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Dedizierter Cloud-Service

Für Kreditgenossenschaften, die nicht über die Zeit, das Geld oder den IT-Support verfügen, um eine Lösung vor Ort zu installieren, bietet ein dedizierter Cloud-Service einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf die Software.

Diese Option bietet noch ein gewisses Maß an Anpassung und Integration in die bestehenden Prozesse und Systeme einer Kreditgenossenschaft. Die Kreditgenossenschaft verfügt weiterhin über einen eigenen dedizierten Server, der jedoch nicht vor Ort lebt, sondern von dem Dienstanbieter, der für den Umgang mit der Hardware verantwortlich ist, remote gehostet wird. Dies spart der Kreditgenossenschaft viel Zeit und Geld und befreit Sie von Installations-, Wartungs- und anderen IT-Problemen. Sie geben aber auch die Kontrolle und Flexibilität auf, anstatt Ihre eigene lizenzierte Software lokal zu hosten.

Shared Cloud Service

Ein gemeinsam genutzter Cloud-Service bietet eine sofortige Bereitstellung und bietet einsatzbereite Tools für elektronische Signaturen, um die schnellste Markteinführungszeit und die niedrigste Markteintrittsbarriere zu gewährleisten.

Cloud-basierte Dienste Kosten weniger als bei lizenzierten Anwendungen, da Unternehmen normalerweise eine Gebühr pro Monat oder pro Transaktion für den Zugriff auf E-Sign-Funktionen zahlen. Sie abonnieren im Wesentlichen die Verwendung von Software-as-a-Service oder SaaS, ohne die mit der Verwaltung verbundenen Probleme zu erben.

Dies geht natürlich zu Lasten der Anpassung. Anstatt über einen eigenen dedizierten Server zu verfügen, verwendet jeder Benutzer hier denselben Server, dieselbe Benutzeroberfläche, denselben Signaturprozess und dasselbe Speichergerät. Shared Cloud Services sind vorkonfiguriert und lassen wenig Flexibilität, um die Lösung eindeutig zu kennzeichnen oder den Prozess anzupassen. Aus diesem Grund lassen sich gemeinsam genutzte Cloud-Dienste möglicherweise nicht einfach in andere vorhandene IT-Systeme integrieren.

Der größte Vorteil besteht darin, dass Benutzer sofort auf einen gemeinsam genutzten Cloud-Service zugreifen können. Wenn eine Abteilungsinitiative nicht auf IT-Ressourcen des Unternehmens oder Pilotimplementierungen warten kann, kann SaaS die Lösung schnell bereitstellen. Gartner prognostizierte, dass diese Benutzerfreundlichkeit die Akzeptanz von E-Signaturen durch SaaS-Bereitstellung weiter vorantreiben wird.

Die beste Lösung

Die beste Lösung für die elektronische Signatur bietet eine sichere, bequeme und benutzerfreundliche Alternative zum Signieren von Dokumenten mit Feder und Tinte. Jede Art von Technologie hat ihre Vor- und Nachteile. Letztendlich ist die richtige Lösung für Ihre Kreditgenossenschaft diejenige, die in Ihre IT- und Budgetbeschränkungen passt, die Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllt und für eine nahtlose Funktionalität in vorhandene Systeme integriert wird.

Die Auswahl ist möglicherweise nicht mehr so einfach wie der zu verwendende Stift. Obwohl die Optionen komplex sind, bieten sie jeweils viel mehr Funktionen, als Sie jemals auf Papier enthalten könnten.

Brooke N. Bates ist ein freiberuflicher Wirtschaftsjournalist, veröffentlichter Autor, Blogger und Marketingberater mit Sitz in Cleveland. Bevor sie ihr freiberufliches Unternehmen BantaMedia gründete, arbeitete sie als Spezialistin für digitales Marketing für eine Kreditgenossenschaft und als Redakteurin für interaktive Medien bei einer nationalen Kette von Geschäftspublikationen, wo sie die Strategie und Entwicklung von Print, Digital, Social, E-Mail, Video und leitete Internetinhalt. [cf] skyword_tracking_tag [/ cf]