Tipps und Tricks: Verwenden der Dokumentensichtbarkeit in OneSpan Sign

Dilani Silva, 4. Mai 2017
Document visibility OneSpan Sign

Müssen Sie angeben, welche Empfänger Dokumente in Ihrer Transaktion anzeigen und signieren können?

OneSpan Sign bietet Dokumentensichtbarkeit, mit der Sie auswählen können, welche Dokumente Ihre Empfänger anzeigen und bei einer Transaktion anmelden können. Mit Document Visibility können Sie den Zugriff auf einzelne Dokumente in einer einzelnen Transaktion mit mehreren Dokumenten festlegen, anstatt für jeden Empfänger separate Transaktionen erstellen zu müssen. Darüber hinaus erspart Ihnen diese Funktion die Verarbeitung von Dokumenten, die Ihre Empfänger nicht sehen müssen, und stellt sicher, dass Dokumente mit vertraulichen Informationen nur von Ihren beabsichtigten Empfängern angezeigt werden.

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So verwenden Sie die Dokumentensichtbarkeit in OneSpan Sign

In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Dilani, HR Director, Dokumente zur Unterzeichnung an einen Personalchef (Charles) und einen neuen Mitarbeiter (Robert) sendet. Dilani enthält einen HR-Vertrag, der von angesehen und unterschrieben werden muss beide Personalchef und neuer Mitarbeiter. Darüber hinaus enthält die Transaktion ein Formular zur Beantragung einer Gehaltseinzahlung, das angezeigt und unterschrieben werden kann nur vom neuen Mitarbeiter.  

 

Schauen wir uns die Verwendung der Dokumentsichtbarkeitsfunktion in diesem Szenario genauer an.  

  • Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Ihre Dokumente und Empfänger zur Transaktion hinzugefügt wurden. In diesem Beispiel ist Charles der Einstellungsmanager und Robert der neue Mitarbeiter. Sobald Ihre Dokumente und Empfänger vorhanden sind, klicken Sie auf "Weiter", um Ihr Dokument für die Signatur vorzubereiten.

Dokumentensichtbarkeit Schritt 1  

  • Jetzt ist es Zeit, Ihre Signaturblöcke zu den Dokumenten hinzuzufügen. Nachdem alle Signaturblöcke hinzugefügt wurden, legen wir mithilfe der Dokumentsichtbarkeitsfunktion fest, welche Empfänger die Dokumente in dieser Transaktion anzeigen und signieren können. Klicken Sie auf das Symbol "Auge".

Dokumentsichtbarkeit Schritt 2  

  • Die Tabelle zur Sichtbarkeit von Dokumenten wird geöffnet und zeigt, welche Dokumente für jeden Empfänger sichtbar oder ausgeblendet sind. Kreuzen Sie einfach an, welche Dokumente von Ihren Empfängern angezeigt und signiert werden müssen. In diesem Beispiel kann Charles, der Personalchef, nur den Personalvertrag anzeigen und unterschreiben. Robert, der neue Mitarbeiter, kann den HR-Vertrag und die Gehaltseinzahlungsanforderung anzeigen und unterschreiben. Klicken Sie auf "Speichern".

Dokumentensichtbarkeit Schritt 3  

  • Ihre Transaktion ist versandbereit. Klicken Sie auf "An Unterschrift senden", um Ihr Dokument zur Unterzeichnung weiterzuleiten.

Dokumentsichtbarkeit Schritt 4

  • Sobald Sie die Transaktion gesendet haben, erhalten Ihre Empfänger eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, die erforderlichen Dokumente in der Transaktion anzuzeigen und per E-Mail zu signieren.

 

So einfach ist das! Mit wenigen Klicks können Sie schnell festlegen, welche Empfänger bestimmte Dokumente in Ihrer Transaktion anzeigen und signieren können!  

Sehen Sie sich das folgende Video-Tutorial an, um zu sehen, wie Sie die Dokumentensichtbarkeit in OneSpan Sign problemlos verwenden können. Möchten Sie die Funktion ausprobieren? Melden Sie sich für eine 30 Tage kostenlose Testversion von OneSpan Sign heute.  

 

Video: Verwenden der Dokumentensichtbarkeit in OneSpan Sign

Dilani Silva ist Produktmarketing-Manager bei OneSpan. In ihrer Rolle verwaltet und führt sie die Markteinführungsstrategie, Positionierung, Messaging und Vertriebsaktivierung für OneSpans E-Signatur-Lösung OneSpan Sign aus.