Tipps und Tricks: Verwenden der Gruppensignatur in OneSpan Sign

Die Gruppensignierung ist eine in OneSpan Sign verfügbare Funktion, die Organisationen, die interne Signaturgruppen benötigen, Flexibilität bietet. Wenn eine Transaktion an eine vordefinierte Gruppe von Benutzern gesendet wird, kann jedes Mitglied der Gruppe im Namen der gesamten Gruppe auf das Dokument zugreifen und es elektronisch signieren. Unabhängig davon, ob Ihre Organisation interne Signaturgruppen für Ihre Personalabteilung oder Ihr Beschaffungsteam erstellen muss, können Mitglieder der Gruppe mit der Gruppensignaturfunktion die Verantwortung für die Genehmigung und Signatur von Dokumenten teilen, sodass Dokumente rechtzeitig fertiggestellt werden.

Schauen wir uns die Verwendung der Gruppensignaturfunktion genauer an.

Verwendung der Gruppensignatur in OneSpan Sign

In diesem Beispiel senden wir ein Dokument an einen neuen Mitarbeiter und unser Personalabteilungsteam. Als Administrator müssen Sie zuerst Benutzer zum OneSpan Sign-Konto Ihres Unternehmens hinzufügen. Gehen Sie zum Admin-Bereich und wählen Sie „ Benutzer ”.

Um einen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf „ + HINZUFÜGEN ”Und geben Sie die Details des Benutzers ein, wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Klicken " sparen ”. An den neu hinzugefügten Benutzer wird eine E-Mail gesendet, in der er aufgefordert wird, sein Konto zu aktivieren.

Als Nächstes können Sie eine Signaturgruppe mit den Benutzern in Ihrem Konto erstellen. Wählen Sie im Admin-Bereich „ Gruppen ”.

Klicken " Neue Gruppe ”Und geben Sie einen Namen für die Gruppe ein. Sie haben die Möglichkeit, eine Gruppen-E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adresse eines Gruppenmitglieds einzugeben. Wählen " Senden Sie E-Mails an die Mitglieder dieser Gruppe anstelle der angegebenen Gruppen-E-Mail ”, So dass jedes Mitglied der Gruppe eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, um die Transaktion zu unterschreiben. Klicken " sparen ”.

Um Gruppenmitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Gruppe, geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitglieds in das Feld ein und klicken Sie auf das Umschlagsymbol.

Jetzt ist es Zeit, die Transaktion zur Unterzeichnung zu senden. Gehen Sie zum Dashboard. Wählen '" Neue Transaktion ”'Und geben Sie einen Namen für die Transaktion ein.

Drücke den " Erstellen ”, Um fortzufahren.

Als nächstes fügen wir der Transaktion ein Dokument hinzu. Drücke den " Hinzufügen Schaltfläche, um ein Dokument aus Ihren Dateien hochzuladen.

Fügen wir der Transaktion die Empfänger hinzu. Zane wird der neue Mitarbeiter sein. Als Nächstes fügen wir die Gruppe "Personal" als Empfänger hinzu. Klicken " Empfänger hinzufügen ”. Klicken " Gruppe ”Und wählen Sie die Gruppe Human Resources. Alle Mitglieder der Personalabteilung erhalten eine Benachrichtigung zur Unterzeichnung der Transaktion.

Klicken " Nächster ”, Um das Dokument zur Unterschrift vorzubereiten.

Fügen wir dem Dokument Signaturfelder hinzu.

Die Transaktion kann gesendet werden. Klicken " Zum Unterschreiben senden ”, Um das Dokument zum Signieren weiterzuleiten.

Zane wird das Dokument unterschreiben.

Jetzt ist es Zeit für ein Mitglied der Personalgruppe, das Dokument zu unterschreiben. Frank wird im Namen des Human Resources Teams unterschreiben.

Das ist es! Mit diesen einfachen Schritten können Sie in OneSpan Sign eine Signaturgruppe erstellen und Dokumente schneller und einfacher an die richtigen Personen senden.

Um unser Gespräch über die beste Verwendung von OneSpan Sign fortzusetzen, lesen Sie das folgende Video-Tutorial. Es wird erläutert, wie Sie die Gruppensignierung in OneSpan Sign verwenden können. Besuchen Sie unser Hilfecenter Weitere Video-Tutorials zu OneSpan Sign.

Video: Verwenden der Gruppensignatur in OneSpan Sign