Grundlagen der elektronischen Signatur

Weitere Informationen zum Senden und Signieren von Dokumenten mit OneSpan Sign

Über das zentrale Administratorfenster können Sie Ihr gesamtes OneSpan Sign-Konto in Ihrem Unternehmen steuern.

Schritt für Schritt Anweisungen

Schritt für Schritt Anweisungen

1) Wenn Sie der Administrator für das OneSpan Sign-Konto Ihres Unternehmens sind, können Sie über das Hauptmenü auf den Abschnitt "Admin" zugreifen. Über den Hauptbildschirm "Admin" können Sie problemlos auf Kontoinformationen für Ihr gesamtes Unternehmen zugreifen und diese verwalten.

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2) Im Abschnitt "Abonnement" können Sie die Details Ihres OneSpan Sign-Plans anzeigen, z. B. die Anzahl der Dokumente, die Anzahl der Empfänger und die in Ihrem Konto enthaltenen Signaturen. Dort finden Sie auch Informationen zur Anzahl der Absender, die Sie Ihrem Konto hinzufügen können.

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3) Für Kunden, die in OneSpan Sign integriert sind, können Sie im Abschnitt "Integration" Benachrichtigungen zu Ereignissen konfigurieren, die in einer Transaktion stattfinden. Fügen Sie einfach Ihre Rückruf-URL und Ihren Rückrufschlüssel in das Feld ein, um Ereignisbenachrichtigungen einzurichten. Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Ereignisbenachrichtigungen in diesem Bildschirm zu aktivieren. Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Änderungen zu speichern.

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4) Im Abschnitt "Absender" können Sie Absender aus Ihrer Organisation einladen, OneSpan Sign-Benutzer zu werden. Geben Sie im Feld "Per E-Mail einladen" einfach die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf das Umschlagsymbol.

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5) Delegieren Sie die Signaturberechtigung an ein Mitglied in Ihrer Organisation, indem Sie auf dessen Namen klicken und den Teammitgliedern die Berechtigung zur Signaturberechtigung zuweisen. Klicken Sie auf die Option "Delegierte zuweisen". Wenn John beispielsweise nicht im Büro ist, können Sie Robert die Berechtigung erteilen, Johns Konto zu verwalten, während er nicht da ist.

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6) Sie können auch Kennwörter für Mitglieder in Ihrer Organisation zurücksetzen, anderen Mitgliedern während Ihrer Abwesenheit Administratorrechte gewähren, einen Absender sperren und Absender aus dem Konto löschen oder sperren.

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7) Wenn Ihre Organisation häufig Transaktionen an eine Gruppe von Personen sendet, können Sie im Abschnitt "Gruppen" eine Gruppe von Personen in Ihrer Organisation erstellen. Gruppenmitglieder müssen Absender unter dem Hauptkonto sein. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neue Gruppe". Geben Sie im Dialogfeld den Gruppennamen und die E-Mail-Adressen ein, die in die Gruppe aufgenommen werden sollen. Wenn eine Transaktion an eine Gruppe von Empfängern gesendet wird, signiert einer der Empfänger der Gruppe die Transaktion im Namen der Gruppe per E-Mail, um die Transaktion abzuschließen.

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8) Im Abschnitt "Benutzerdefinierte Felder" können Sie ein neues Feld hinzufügen, das als Signaturfeldoption aufgenommen werden soll. Nach dem Hinzufügen kann auf das neue benutzerdefinierte Feld zugegriffen werden, wenn Sie eine Transaktion für die elektronische Signatur vorbereiten.

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9) Um grundlegende Kontoinformationen zu erhalten, wählen Sie im oberen Menü "Mein Konto". Hier können Sie persönliche Informationen wie Name, Unternehmensinformationen, Telefonnummer und Adressdaten bearbeiten. Sie können auch Ihr Passwort ändern und eine handschriftliche Signatur erstellen.

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Zusätzliche Ressourcen

Erstellen und speichern Sie eine handschriftliche Signatur

Kontoinhaber können eine wiederverwendbare handschriftliche Signatur erstellen und in ihrem Kontoprofil speichern

Schritt für Schritt Anweisungen

Schritt für Schritt Anweisungen

 

1) Greifen Sie über das Dashboard im oberen Menü auf den Abschnitt "Mein Konto" zu.

 

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2) Wählen Sie im Bildschirm "Mein Konto" im Navigationsmenü auf der linken Seite die Option "Signatur".

 

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3) Zeichnen Sie im Block "Signatur erstellen" Ihre Signatur mit der Maus. Wenn Sie einen Fehler machen, klicken Sie auf "Löschen", um den Block zurückzusetzen. Wenn Sie mit der handschriftlichen Unterschrift zufrieden sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

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4) Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine handschriftliche Signatur mit Ihrem Finger oder einem Stift von Ihrem Tablet oder Smartphone aus zu erstellen. Greifen Sie einfach von Ihrem Smartphone oder Tablet auf die OneSpan Sign-Webanwendung zu, um Ihre handschriftliche Signatur zu erstellen und zu speichern.

 

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5) Wenn es Zeit ist, ein Dokument zu unterschreiben, für das Ihre handschriftliche Unterschrift erforderlich ist, klicken Sie einfach auf den Unterschriftenblock. Ihre handschriftliche Unterschrift wird automatisch auf das Dokument angewendet, ohne dass bei jeder Unterschrift eine handschriftliche Unterschrift erstellt werden muss.

 

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Zusätzliche Ressourcen

Ein Dokument senden

Senden Sie sicher ein Dokument zur elektronischen Signatur

Schritt für Schritt Anweisungen

Schritt für Schritt Anweisungen

1) Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Transaktion".

SENDEN Sie Schritt 1

 

2) Geben Sie einen Titel für Ihre Transaktion ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen".

Senden Sie Schritt 2

 

3) Fügen Sie Ihre Dokumente und Empfänger hinzu, die unterschreiben müssen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

Senden Sie Schritt 3

 

4) Fügen Sie an einer gewünschten Stelle in Ihrem Dokument einen Signaturblock hinzu, den Ihre Empfänger unterschreiben können. Ziehen Sie einfach einen Signaturblock von der linken Seite in das Dokument und legen Sie ihn dort ab. Klicken Sie auf die Schaltfläche "An Unterschrift senden", um Ihr Dokument zur Unterzeichnung weiterzuleiten.

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FAQ Fragen

Welche Dokumentformate kann ich mit OneSpan Sign zur elektronischen Signatur senden?

OneSpan Sign unterstützt die folgenden Dokumentformate: .pdf, .doc, .docx und .odt. Wir unterstützen auch alle Dokumente, die über eine Windows-Anwendung gedruckt werden können (z. B. XLS, XLSX, PPT, PPTX usw.) OneSpan Sign Print Treiber .

Gibt es eine Beschränkung der Dokumentgröße?

Die maximale Größe für jedes Dokument beträgt 10 MB.

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einer Transaktion?

Eine Transaktion ist ein Container, mit dem Sie ein oder mehrere Dokumente zur Unterschrift an Ihre Empfänger senden. Transaktionen können mehrere Dokumente enthalten und an mehrere Empfänger gesendet werden. Dokumente können auch mehrere Seiten haben.

Wie kann ich den Signaturprozess für Transaktionen automatisieren, an denen große Mengen (dh Hunderte) von Empfängern beteiligt sind?

Wir bieten eine Zusatzfunktion namens an Massenversand Auf diese Weise können Sie eine CSV-Datei mit Empfängern hochladen und die Transaktion zur Signatur an die Empfänger in dieser Liste senden.

Überholspur ist auch eine Zusatzfunktion, mit der Sie Dokumente zum Signieren an eine große Anzahl von Empfängern verteilen können. Überholspur Bietet eine dedizierte URL, die Sie in Ihre Website oder in eine E-Mail einbetten können. Auf diese Weise können Sie den Signaturprozess für vorlagenbasierte Transaktionen automatisieren.

Kontaktieren Sie ihren Kundenerfolgsvertreter mehr darüber lernen Massenversand und Überholspur .

Woher weiß ich, wann der Empfänger Dokumente elektronisch signiert hat?

Nach Abschluss der Signatur erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung zusammen mit einer PDF-Datei des signierten Dokuments, das Sie für Ihre Unterlagen herunterladen können. Das endgültige, unterzeichnete Dokument enthält einen eingebetteten Prüfpfad und einen separaten Bericht über die Zusammenfassung der Nachweise, in dem angegeben ist, wer in welcher Reihenfolge, wann und wo unterschrieben hat.

Wenn Sie ein Absender sind und Dokumente direkt in Ihrem OneSpan Sign-Konto signieren, können Sie den Status der Transaktion im Menü "Letzte Transaktionen" anzeigen.

E-Signieren eines Dokuments (per E-Mail)

E-Signieren Sie ein Dokument schnell und einfach mit OneSpan Sign

Schritt für Schritt Anweisungen

Schritt für Schritt Anweisungen

1) Als Unterzeichner erhalten Sie eine E-Mail-Anfrage für Ihre Unterschrift. Klicken Sie auf den Link, um über Ihre E-Mail auf das Dokument zuzugreifen.

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2) Als Nächstes werden Sie möglicherweise aufgefordert, das Dokument ESIGN Disclosures and Consent zu lesen und zu akzeptieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Sie die Bedingungen des Dokuments gelesen haben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Akzeptieren".

UNTERZEICHNEN Sie Schritt 2

 

3) Sie werden zu dem Dokument weitergeleitet, für das Ihre Unterschrift erforderlich ist. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um das Dokument zu überprüfen. 

Das Menü auf der linken Seite zeigt Ihnen die Anzahl der Dokumente in der Transaktion, für die Ihre Unterschrift erforderlich ist. In diesem Beispiel enthält die Transaktion zwei Dokumente, für die Ihre Unterschrift erforderlich ist. 

SENDEN Sie Schritt 3

 

4) Um das Dokument per E-Mail zu signieren, klicken Sie einfach auf das Signaturfeld. Wenn Sie mit dem Signieren der Dokumente fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen. 

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UNTERZEICHNEN Sie Schritt 4

 

FAQ Fragen

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu dem Dokument habe, das mir per E-Sign gesendet wurde?

OneSpan Sign sendet E-Mail-Benachrichtigungen im Namen unserer Benutzer. Wenn Sie eine Frage zu einem an Sie gesendeten Dokument haben, wenden Sie sich an die Person, die Ihnen die E-Mail mit der E-Signatur-Anfrage gesendet hat.

Ich habe die Authentifizierung fehlgeschlagen und kann nicht per E-Sign auf das Dokument zugreifen. Was mache ich?

Wenden Sie sich an die Person, die Ihnen die E-Signatur-Anfrage gesendet hat, um die Authentifizierung erneut zu initiieren.

Ich habe auf das Signaturfeld geklickt, um das Dokument per E-Signatur zu signieren, kann die E-Signatur-Sitzung jedoch nicht abschließen. Was mache ich?

Dies kann an anderen Feldern liegen, die im Dokument nicht ausgefüllt wurden. Sobald das Dokument vollständig ausgefüllt und alle Felder ausgefüllt sind, ist die E-Signatur-Sitzung abgeschlossen.

Kann ich eine Kopie der elektronisch signierten Dokumente für meine Unterlagen herunterladen?

Absolut! Nach Abschluss der E-Signatur-Sitzung haben Sie die Möglichkeit, die E-Signatur-Dokumente von der oberen Taskleiste herunterzuladen. Sie können auf die Schaltfläche "Alle Dateien herunterladen" klicken. Darüber hinaus erhalten Sie nach Abschluss der E-Signatur-Sitzung eine Kopie der per E-Mail signierten Dokumente per E-Mail.

Ich versuche, über meine E-Mail auf das Dokument zuzugreifen. Wenn ich auf die Schaltfläche "Zu Dokumenten wechseln" klicke, kann ich über den Link nicht auf das Dokument zugreifen, um eine elektronische Signatur zu erstellen. Was soll ich machen?

Eine der häufigsten Ursachen für dieses Problem ist das Blockieren von E-Mails. Der von Ihnen verwendete E-Mail-Dienst erkennt die OneSpan Sign-E-Mail-Benachrichtigungen möglicherweise als Spam und wird möglicherweise in Ihre Spam- oder Junk-Ordner gefiltert. Der Link "Zu Dokumenten wechseln" ist möglicherweise deaktiviert.

Stellen Sie sicher, dass die OneSpan Sign-E-Mail-Benachrichtigung kein Spam ist, und verschieben Sie sie in Ihren Posteingang. Die Schaltfläche "Zu Dokumenten wechseln" sollte jetzt funktionieren und Sie können auf das Dokument zugreifen, um eine elektronische Signatur zu erstellen.

E-Signieren eines Dokuments (über das Dashboard)

E-Signieren Sie ein Dokument schnell und einfach über das OneSpan Sign Dashboard

Schritt für Schritt Anweisungen

Schritt für Schritt Anweisungen

1) Wählen Sie zunächst im Abschnitt "Meine Transaktionen" des Dashboards die Option "Meine Signatur erforderlich" aus. In diesem Beispiel hat Paul 3 Transaktionen, für die seine Unterschrift erforderlich ist.

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2) Wählen Sie im Bildschirm "Transaktionen" eine Transaktion aus, die signiert werden muss.

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3) Sie werden zu dem Dokument weitergeleitet, für das Ihre Unterschrift erforderlich ist. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um das Dokument zu überprüfen. Wenn Sie bereit sind, das Dokument zu signieren, klicken Sie einfach auf das Signaturfeld.

ESD Schritt 3

 

4) Sobald Sie mit dem Signieren des Dokuments fertig sind, wird ein Dialogfeld "Bestätigen" angezeigt. Klicken Sie auf "OK", um Ihre Unterschrift zu bestätigen.

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5) Das Dialogfeld "Unterschrift erforderlich" wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die nächste Transaktion in der Warteschlange zu unterzeichnen, für die Ihre Unterschrift erforderlich ist. Klicken Sie auf "Jetzt unterschreiben".

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Dashboard-Übersicht

Verfolgen Sie einfach alle eingehenden und ausgehenden Transaktionen über das zentrale Dashboard

Schritt für Schritt Anweisungen

Schritt für Schritt Anweisungen

1) Sie können jederzeit über die Registerkarte "Dashboards" in der oberen Navigationsleiste auf das Dashboard zugreifen.

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2) Das Dashboard enthält drei Hauptabschnitte - Kontoübersicht, Meine Transaktionen und Letzte Transaktionen - die alle in Echtzeit mit den neuesten Transaktionsaktivitätsdaten aktualisiert werden.

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3) Das Diagramm "Kontoübersicht" bietet eine visuelle Aufschlüsselung aller Transaktionsaktivitäten der letzten 30 Tage. Sie erhalten einen Überblick über Ihre Transaktionen, die ausgeführt, abgeschlossen, im Entwurfsmodus ausgeführt und abgebrochen werden.

DASH Schritt 3

 

4) Durch Klicken auf das Kreisdiagramm erhalten Sie Zugriff auf den Kontoübersichtsbericht. Sie können einen Datumsbereich eingeben, um Ihre Transaktionen zu filtern und den Status Ihrer Transaktionen automatisch anzuzeigen.

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5) Der Abschnitt "Meine Transaktionen" zeigt Ihnen die Transaktionen, die Sie in den letzten 30 Tagen erstellt haben. Es verfolgt Transaktionen, für die Ihre Unterschrift erforderlich ist, und Transaktionen, die ausgeführt werden, abgeschlossen sind oder kurz vor dem Ablauf stehen. Bei Dokumenten, für die Ihre Unterschrift erforderlich ist, können Sie direkt über dieses Menü schnell auf die Transaktion zugreifen und anschließend mit dem Signiervorgang fortfahren.

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6) Wenn Sie nur eine Momentaufnahme Ihrer letzten 10 Transaktionen sehen möchten, finden Sie diese unten im Abschnitt "Letzte Transaktionen". Wenn Sie alle Ihre Transaktionen anzeigen möchten, klicken Sie einfach auf "Alle anzeigen".

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FAQ Fragen

Wo kann ich auf den Evidence Summary-Bericht für bestimmte Transaktionen zugreifen?

Gehen Sie einfach im oberen Navigationsmenü zum Abschnitt "Transaktionen", gehen Sie zu einer abgeschlossenen Transaktion und laden Sie die Evidence Summary der Transaktion herunter. Wenn die Option Evidence Summary nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an das OneSpan Sign Support-Team, um sie zu aktivieren.

Wie kann ich über das Dashboard eine Transaktion signieren, für die meine Signatur erforderlich ist?

Sie können eine Transaktion signieren, für die Ihre Signatur erforderlich ist, indem Sie auf der rechten Seite im Abschnitt "Meine Transaktionen" die Option "Meine Signatur erforderlich" auswählen.