Vorlagen & Layouts

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung Ihres E-Signatur-Prozesses mithilfe von Vorlagen und Layouts

Vorlagen erstellen und verwenden

Automatisieren Sie den E-Signatur-Prozess für Ihre häufig verwendeten Dokumente

 

Schritt für Schritt Anweisungen

Vorlage erstellen

1) Wählen Sie im Dashboard in der oberen Navigationsleiste "Vorlagen" aus

TEMP-Schritt1

 

2) Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Vorlage"

TEMP-Schritt2

 

3) Geben Sie Ihrer Vorlage im Dialogfeld einen Namen. Klicken Sie auf "Erstellen".

TEMP-Schritt 3

 

4) Fügen Sie das Dokument hinzu, das Sie häufig zur elektronischen Unterschrift senden (z. B. NDA, Verlängerung der Hypothek, Mitarbeitervertrag usw.).

TEMP-Schritt 4

 

5) Definieren Sie als Nächstes Vorlagenrollen. Dies sind Platzhalter, die Sie den tatsächlichen Unterzeichnern zuweisen, wenn die Vorlage verwendet werden soll. In diesem Beispiel nennen wir das Platzhalterfeld 'Signer 1'. Weiter klicken'.

TEMP-Schritt5

 

6) Ziehen Sie Ihre Signaturblöcke und Datenfelder per Drag & Drop in Ihr Dokument. Klicken Sie auf "Fertig". Sie haben erfolgreich eine Vorlage erstellt.

TEMP-Schritt6

Verwenden einer Vorlage

1) Wählen Sie im Dashboard "Neue Transaktion" aus und geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.

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2) Im Abschnitt "Vorlage verwenden" sehen Sie, dass die kürzlich erstellte Vorlage zur Verwendung verfügbar ist. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf "Erstellen".

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3) Ihre Vorlage ist mit Ihrem häufig verwendeten Dokument, den Platzhaltern des Empfängers sowie den Signatur- und Datenerfassungsfeldern vorab ausgefüllt. Um Empfänger hinzuzufügen, wechseln Sie den Platzhalter in "Empfänger", geben Sie die Details des Empfängers ein, der die Transaktion per E-Mail signieren muss, und klicken Sie auf "Weiter".

TEMP-Schritt9

 

4) Wechseln Sie im Dokumentfenster durch Ihre Dokumente, um die Bereiche zu überprüfen, die die Empfänger signieren müssen. Ihre Transaktion ist jetzt versandbereit. Klicken Sie auf "An Unterschrift senden", um Ihr Dokument zur Unterzeichnung zu verteilen.

TEMP-Step10

 

 

FAQ Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einem Layout?

Vorlagen und Layouts Erfüllen Sie das gleiche Ziel der Automatisierung des E-Signatur-Prozesses, indem Sie die Zeit zum Senden von Dokumenten verkürzen, die mehrere Signaturblöcke und Datenfelder enthalten.  Vorlagen sind ideal für die Verwendung auf Transaktionsebene - Sie können Ihre Unterzeichner, Dokumente, Signaturspeicherorte und E-Signatur-Workflows vordefinieren, um den E-Signatur-Prozess zu optimieren.

EIN Layout auf der anderen Seite ist eine Art von Vorlage Auf diese Weise können Sie vordefinierte Speicherorte für Ihre Signaturblöcke und Datenfelder in einem Dokument erstellen. Es wirkt wie eine Markierung, in der sich Signaturblöcke und Datenfelder im Dokument befinden.  Layouts sind hilfreich für Benutzer, die häufig Formulare senden, die sich je nach Empfänger geringfügig unterscheiden, Signaturblöcke und Datenfelder jedoch im gesamten Dokument an derselben Stelle verbleiben. Darüber hinaus können Sie mehrere verwenden Layouts pro Dokument und wenden Sie sie auf einzelne Seiten innerhalb Ihrer Transaktion an.

Welche Art von Einstellungen kann ich einer Vorlage zuweisen?

Wenn Sie eine Vorlage in OneSpan Sign erstellen, können Sie ein Ablaufdatum festlegen, die persönliche Signatur aktivieren, die Sprache festlegen, "Vor Abschluss überprüfen" aktivieren und angeben, ob die Vorlage für andere in Ihrer Organisation verfügbar sein soll.

Wie kann ich eine Vorlage löschen?

Sie können eine Vorlage löschen, indem Sie im Dashboard zum Abschnitt "Vorlagen" wechseln. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf das Papierkorbsymbol.

Kann ich eine Vorlage für andere Benutzer unter demselben Konto freigeben?

Ja, Sie können eine Vorlage für jeden Absender unter Ihrem Konto freigeben. Der Absender kann sie jedoch nicht bearbeiten oder löschen (dies kann nur Ihr OneSpan Sign-Administrator).

Kann ich eine Vorlage mit anderen Absendern teilen, die sich nicht unter demselben Konto befinden?

Nein, Vorlagen können nur mit Absendern unter demselben Konto geteilt werden.

Was passiert, wenn ein anderer Absender unter demselben Konto eine Vorlage mit demselben Namen speichert?

Vorlagen können unter demselben Konto denselben Namen haben, da auf jede Vorlage durch ihre ID und nicht durch ihren Namen verwiesen wird.

Layouts erstellen und verwenden

Automatisieren Sie den E-Signatur-Prozess für Ihre häufig verwendeten Dokumente

 

Schritt für Schritt Anweisungen

Layout erstellen

1) Nachdem Sie Ihr Dokument und Ihre Empfänger zu Ihrer E-Signatur-Transaktion hinzugefügt haben, werden Sie zur Seite Vorbereiten weitergeleitet, auf der Sie Ihre Signaturblöcke und Datenfelder per Drag & Drop in Ihr Dokument ziehen können. In diesem Beispiel senden wir ein mehrseitiges NDA-Dokument an Tamara Smith.

LAY-Step-1

 

2) Damit Sie die Signaturfelder und Datenfelder bei der nächsten Verwendung nicht erneut in diesem Dokument platzieren müssen, können Sie die Platzierung der Signaturblöcke als Layout speichern. Wählen Sie oben rechts "Layout speichern". Das Dialogfeld Layout speichern wird angezeigt. Geben Sie eine Beschreibung für Ihr Layout ein. Sie haben auch die Möglichkeit, das Layout für andere in Ihrer Organisation freizugeben. Klicken Sie auf "Speichern".

LAY-Step-2

Layout anwenden

1) Angenommen, Sie müssen zwei mehrseitige Dokumente zur elektronischen Signatur an einen Kunden senden. In diesem Beispiel haben wir der Transaktion ein NDA- und ein Hypothekenverlängerungsdokument hinzugefügt. Als Nächstes fügen wir der Transaktion die erforderlichen Empfänger hinzu. Weiter klicken'.

LAY-Step-3

 

2) Sie haben einer Transaktion zwei verschiedene Dokumente hinzugefügt. Anstatt mehrere Signaturblöcke und Datenfelder in den Formularen NDA und Hypothekenerneuerung anzuwenden, können Sie einfach ein Layout anwenden, das Sie zuvor für jeden Dokumenttyp erstellt haben. Wählen Sie oben rechts "Layout anwenden".

 

3) Wenden wir zunächst ein Layout für das NDA-Dokument in der Transaktion an. Wählen Sie im Dialogfeld "Layout anwenden" das Layout "NDA" aus und wenden Sie es auf Ihr Dokument an.

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4) Das NDA-Layout wird jetzt auf Ihr Dokument angewendet.

LAY-Step-5

 

5) Als Nächstes wenden wir ein Layout auf das Dokument zur Verlängerung der Hypothek an. Wählen Sie erneut das Symbol "Layout anwenden". Wir haben bereits ein Layout für ein Formular zur Verlängerung von Hypotheken erstellt. Wählen Sie im Dialogfeld "Layout anwenden" das Layout "Hypothekenverlängerung" aus und wenden Sie es auf Ihr Dokument an.

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LAY-Step-8

 

6) Mit ein paar Klicks enthalten Ihre mehrseitigen Dokumente jetzt alle erforderlichen Signaturblöcke und Datenfelder - an den richtigen Stellen. Mit Layouts können Sie den Prozess des Versendens Ihrer E-Signatur-Transaktionen beschleunigen, indem Sie die Unannehmlichkeiten beim Ziehen und Ablegen einer Reihe von Signaturfeldern und Datenfeldern in Ihren mehrseitigen Dokumenten vermeiden.

 

FAQ Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einem Layout?

Vorlagen und Layouts Erfüllen Sie das gleiche Ziel der Automatisierung des E-Signatur-Prozesses, indem Sie die Zeit zum Senden von Dokumenten verkürzen, die mehrere Signaturblöcke und Datenfelder enthalten. Vorlagen sind ideal für die Verwendung auf Transaktionsebene - Sie können Ihre Unterzeichner, Dokumente, Signaturspeicherorte und E-Signatur-Workflows vordefinieren, um den E-Signatur-Prozess zu optimieren.

EIN Layout auf der anderen Seite ist eine Art von Vorlage Auf diese Weise können Sie vordefinierte Speicherorte für Ihre Signaturblöcke und Datenfelder in einem Dokument erstellen. Es wirkt wie eine Markierung, in der sich Signaturblöcke und Datenfelder im Dokument befinden. Layouts sind hilfreich für Benutzer, die häufig Formulare senden, die sich je nach Empfänger geringfügig unterscheiden, Signaturblöcke und Datenfelder jedoch im gesamten Dokument an derselben Stelle verbleiben. Darüber hinaus können Sie mehrere verwenden Layouts pro Dokument und wenden Sie sie auf einzelne Seiten innerhalb Ihrer Transaktion an.

Wie kann ich Layouts löschen / bearbeiten?

Für Enterprise Plan-Kunden kann das Löschen von Layouts über die SDKs / API erfolgen. Der erste Schritt besteht darin, Ihre Layout-IDs abzurufen, für die Sie diese befolgen können leiten . Um Ihre Layouts zu löschen, müssen Sie zuerst das Layout in den Papierkorb verschieben und auf die gleiche Weise löschen, wie Sie ein Paket löschen würden (z. B. eslClient.getPackageService (). DeletePackage (layouId)).

Für Professional Plan-Kunden werden Administratoren gebeten, eine Anfrage an die zu senden Support-Team, um ein Layout aus Ihrem Konto zu löschen.

Kann ich ein Layout mit anderen Benutzern unter demselben Konto teilen?

Ja, Sie können ein Layout für jeden Absender unter Ihrem Konto freigeben. Der Absender kann sie jedoch nicht bearbeiten oder löschen.

Kann ich ein Layout für andere Absender freigeben, die sich nicht unter demselben Konto befinden?

Nein, Layouts können nur mit Absendern unter demselben Konto geteilt werden.

Was passiert, wenn ein anderer Absender unter demselben Konto ein Layout mit demselben Namen speichert?

Layouts können unter demselben Konto denselben Namen haben, da auf jedes Layout durch seine ID und nicht durch seinen Namen verwiesen wird.