eSign Dokumente

Das eSigning-Erlebnis

Unternehmen bewegen sich schneller als je zuvor, und ein erneuter Vorstoß in Richtung Digitalisierung und Remote-Lösungen beschleunigt das Tempo noch weiter. Die Bereitstellung eines überragenden Kundenerlebnisses für Ihre Interessenten und Kunden wird immer wichtiger, da Unternehmen in der digitalen Arena konkurrieren und sich die Kundenerwartungen weiterentwickeln.

Die Möglichkeit, Dokumente mit Hilfe von elektronischen Unterschriftsplattformen wie OneSpan Sign zu unterzeichnen, ist der schnelle und sichere Weg, um Ihre Dokumente jederzeit, überall und auf jedem Gerät unterschreiben zu lassen. E-Signatur-Software ist eine Kernkomponente für die Schaffung eines hervorragenden Kundenerlebnisses.

Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail, in der sie auf die Plattform eingeladen werden, um Dokumente in elektronischer Form zu unterzeichnen. Es gibt keine Lernkurve, keine Anwendungen oder Erweiterungen zum Herunterladen. Der Unterzeichner kann die Dokumente einfach öffnen, die Vereinbarung lesen und per Mausklick von seinem Desktop-Computer, Tablet oder Mobiltelefon aus unterzeichnen.

Sobald Ihre Unterzeichner ihre Unterschriften geleistet haben, kann jede Partei auf eine Kopie der Dokumente sowie auf einen detaillierten Prüfpfad zugreifen.

Mit elektronischen Signaturen können Sie mit der Geschwindigkeit des digitalen Geschäftsverkehrs Schritt halten, ein sicheres Erlebnis bieten und alte Papierprozesse automatisieren und rationalisieren.

Wie man ein Dokument eSigniert

Im folgenden Video-Tutorial erfahren Sie, wie Sie mit der mobilen App OneSpan Sign Dokumente für die Unterschriftsanforderung unterwegs sicher vorbereiten und versenden können. Sehen Sie, wie einfach es ist, ein Dokument zur Unterschrift vorzubereiten!

 

 

1. Um zu beginnen, melden Sie sich bei Ihrem OneSpan Sign-Konto an
2. Tippen Sie auf Neue Transaktion erstellen und geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Transaktion ein.  
3. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Dokument von gängigen Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive, DropBox oder OneDrive hochzuladen oder ein Dokument aus Ihren Vorlagen oder Ihrer Bibliothek zu verwenden.
4. Nun ist es an der Zeit, dem Dokument Unterzeichner hinzuzufügen, darunter auch Sie selbst. Fügen Sie dem Dokument Unterzeichner hinzu, indem Sie deren Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adresse angeben.
5. An dieser Stelle können Sie auch Authentifizierungsprüfungen auf Ihr Dokument anwenden, indem Sie Authentifizierungsfaktoren wie SMS-Einmalpasscodes oder Q&A verwenden.
6. Wenn Ihr Team Dokumente vor Ort oder persönlich unterschreibt, aktivieren Sie die Option Unterschrift vor Ort zulassen. Auf diese Weise können Sie Unterschriften in Echtzeit während persönlicher Szenarien sammeln.
7. Nachdem die Unterzeichner hinzugefügt wurden, fügen wir dem Dokument als Nächstes Signaturblöcke hinzu. Ziehen Sie das Unterschriftsfeld auf die entsprechenden Bereiche Ihres Dokuments.
8. Wenn Sie Daten in Ihrem Dokument erfassen müssen, stehen Ihnen auch Formularfelder wie Kontrollkästchen, Liste, Textbereich und Optionsmenü zur Verfügung.
9. Das Dokument ist nun zur Unterzeichnung bereit! Tippen Sie auf Senden!

Um zu lernen, wie man ein Dokument eSigniert, fahren Sie mit dem Tutorial fort, das am besten dazu passt, wie Ihre Unterzeichner auf die eSignatur-Lösung zugreifen werden:

• E-Signieren eines Dokuments von einem mobilen Gerät aus
• OneSpan Sign E-Signing Erfahrung
• E-Signieren eines Dokuments aus einer E-Mail heraus

 

Schritt-für-Schritt-Workflow für elektronische Unterschriften

Schritt 1: Zugang

Der erste Schritt eines jeden elektronischen Signatur-Workflows besteht darin, das/die zu signierende(n) Dokument(e) zu übermitteln und den Unterzeichnern Zugang zur Signierzeremonie zu gewähren. Eine typische Zugangsmethode ist die Übermittlung der Einladung zur Unterschrift per E-Mail. Der Unterzeichner erhält eine E-Mail-Nachricht mit einem Link zur Plattform für elektronische Signaturen, auf der der Rest des Unterzeichnungsvorgangs stattfinden kann.

Es gibt jedoch alternative Möglichkeiten der Zustellung und des Zugangs. Welche Methode für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten ist, hängt wahrscheinlich davon ab, ob Sie ein Fern- oder ein persönliches Unterschriftsverfahren einrichten wollen. Bei persönlichen Unterschriftsszenarien nutzt ein Mitarbeiter oder ein Unternehmensvertreter in der Regel ein Anwendungsportal oder ein Dashboard auf einem Unternehmensgerät, z. B. einem iPad oder Tablet. Der Vertreter kann dann den Unterzeichner durch den Rest des Verfahrens führen.

Alternativ kann auch ein entfernter Prozess genutzt werden:

• Web-Portale
• Mobile Anwendungen
• In Anwendungen von Drittanbietern eingebettete Links
• QR-Codes oder verkürzte URLs
• Und mehr

Schritt 2: Benutzeridentifizierung und -authentifizierung

Wenn Sie ein Dokument zur Unterschrift vorlegen, ist es wichtig, dass nur die richtige Person ihre Unterschrift leistet. Dies ist besonders wichtig bei Fernanwendungen, bei denen es keine persönliche Interaktion zwischen der Organisation und dem Unterzeichner gibt. Daher muss Ihr elektronischer Signatur-Workflow einen Authentifizierungsschritt enthalten, um sicherzustellen, dass Ihre Unterzeichner die sind, die sie vorgeben zu sein.

Die in Ihrem Arbeitsablauf verwendeten Authentifizierungsmethoden hängen davon ab, ob der Unterzeichner ein dem Unternehmen bekannter oder unbekannter Kunde ist. Wenn der Unterzeichner der Organisation bekannt ist, sind die Identität und die Berechtigungsnachweise des Unterzeichners bereits aktenkundig. Die Authentifizierung eines bekannten Unterzeichners ist dann eine Frage des Vergleichs der bei der Unterzeichnungszeremonie vorgelegten Anmeldedaten mit den bereits gespeicherten Informationen. Je nachdem, wie sie auf die Zeremonie zugreifen, ist unter Umständen nicht einmal eine weitere Authentifizierung erforderlich.

Authentifizieren Sie bestehende Kunden mit:

• Anmeldedaten
• E-Mail-Authentifizierung
• Frage und Antwort
• Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
• SMS-Authentifizierung
• Digitale Zertifikate und Chipkarten

Ein unbekannter Kunde muss authentifiziert werden, und dazu sind Lösungen wie Gesichtsvergleiche, einmalige Passcodes oder Identitätsüberprüfung erforderlich. Ziel ist es, die Echtheit der Ausweise sicherzustellen und die lebende Person mit den Identitätsdokumenten abzugleichen

Schritt 3: Vorlage der Dokumente

Im dritten Schritt hat der Unterzeichner die Möglichkeit, die zu unterzeichnenden Dokumente zu lesen und zu prüfen. Dies kann in OneSpan Sign auf jedem Gerät erfolgen, das der Unterzeichner bevorzugt, einschließlich Mac und Desktop-Computer, iPhones und Android-Smartphones, Tablets und iPads und mehr.

Schritt 4: Formulare und Datenerfassung

Je nach Anwendungsfall kann es Arbeitsabläufe für elektronische Signaturen geben, bei denen der Unterzeichner zusätzlich zu seiner Unterschrift noch weitere Informationen angeben muss. Der OneSpan Sign-Administrator kann mit einem Drag-and-Drop-Dokumenten-Builder verschiedene Datenfelder zu Dokumenten hinzufügen, bevor er das Dokument zur Unterschrift versendet. Hier kann der Unterzeichner diese Informationen angeben.

Zu den Datenerfassungsoptionen gehören:

• Textfeld
• Kontrollkästchen
• Benutzerdefinierte Felder
• Schaltfläche "Radio
• Aufklappbare Liste
• Bedingte Felder

Schritt 5: Hochladen und Aktualisieren von Dokumenten

Bei einigen Arbeitsabläufen kann es auch erforderlich sein, dass der Unterzeichner unterstützende Dokumente und Anhänge als Teil des Unterzeichnungsverfahrens hochlädt. Dies ist z. B. bei Versicherungen üblich, wo die Außendienstmitarbeiter des Anbieters oft ihre eigenen Dokumente, wie z. B. einen Führerschein, zu den Antragsunterlagen hinzufügen müssen.

Schritt 6: Unterzeichnung

Der vielleicht einfachste Schritt im Prozess der elektronischen Unterzeichnung ist die Unterschrift selbst. Die Nutzer können die von ihnen bevorzugte Methode der Unterzeichnung nutzen und den Bedingungen der Vereinbarung zustimmen. OneSpan Sign bietet mehrere Arten von Signaturmethoden an

• Click-to-sign
• Klick zum Einstieg
• Nur akzeptieren
• Digitalisierte handschriftliche Unterschriftenerfassung
• Unterzeichnung der Chipkarte

Schritt 7: Dokumentlieferung

Der letzte Schritt des Arbeitsablaufs besteht darin, das Dokument mit einem Siegel zu versehen und es entweder dem nächsten Unterzeichner zu übergeben oder es zur Aufbewahrung und Archivierung an das Unternehmen zurückzuschicken. Je nach Anwendungsfall kann es sinnvoll sein, elektronische Kopien in Form einer PDF-Datei oder signierte Druckexemplare der signierten Unterlagen anzubieten. Neben dem signierten Dokument können auch Prüfprotokolle gespeichert und archiviert werden.

 

rechtmäßigkeit von eSignaturen

Elektronische Unterschriften sind in über 60 Ländern legal und haben in vielen Ländern das gleiche Gewicht und die gleiche Legitimität wie eine Unterschrift mit nasser Tinte. Ob der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) und UETA in den Vereinigten Staaten oder eIDAS in der Europäischen Union, jedes Land hat seine eigene Gesetzgebung, in der die Vorschriften für elektronische Signaturen detailliert festgelegt sind. Auch wenn die Einzelheiten von Land zu Land unterschiedlich sind, gibt es im Allgemeinen drei anerkannte Formen der elektronischen Signatur:

• Einfache eSignatur: Eine einfache Signatur ist ein Sammelbegriff für alle Arten von elektronischen Signaturen, die keine fortgeschrittenen oder qualifizierten Signaturen sind.  
• Fortgeschrittene eSignatur: Eine fortgeschrittene eSignatur (AES) umfasst Authentifizierungs- und Sicherheitsstandards, die von den lokalen Vorschriften bestimmt werden. Dies ist die häufigste Form der elektronischen Signatur.  
• Qualifizierte eSignatur: Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) umfasst dieselben Sicherheitsstandards wie die fortgeschrittene elektronische Signatur mit zusätzlichen Anforderungen. In der Regel muss die qualifizierte elektronische Signatur auch von einer dritten Zertifizierungsstelle validiert werden. Diese Unterschriftsebene ist in der Regel den komplexesten und folgenreichsten Vereinbarungen vorbehalten.

Wenn Sie mehr über die Legalität elektronischer Signaturen in Ihrem Land erfahren möchten, besuchen Sie unseren Leitfaden zur Legalität elektronischer Signaturen.

OneSpan macht die Unterzeichnung einfach

• Sicher und zuverlässig: Mit einer breiten Palette an Authentifizierungs- und digitalen Identitätsüberprüfungsoptionen und einem Signaturtool, das auf militärtauglicher digitaler Signaturtechnologie basiert, können Sie sicherstellen, dass Ihre Unterzeichner die sind, für die sie sich ausgeben, bevor sie das Dokument unterschreiben können.
• Beginnen Sie noch heute mit der Unterzeichnung: Laden Sie die mobile App OneSpan Sign herunter, die im Apple App Store und im Google Play Store erhältlich ist, und beginnen Sie innerhalb weniger Minuten mit der Unterzeichnung.
• Dokumentenkompatibilität: OneSpan Sign unterstützt das Hochladen zahlreicher Dateitypen, einschließlich: .doc, .pdf, .odt und .txt. Außerdem können Sie mit dem OneSpan Sign Print Driver Transaktionen aus jeder Windows-Anwendung an OneSpan Sign senden. Ob Microsoft Word-Dokumente, Excel, Google Docs oder PDF-Dokumente, Sie können die Vorgänge direkt und einfach zur Unterschrift versenden.  
• eSign wie, wo und wann Sie wollen: Unterschreiben Sie auf jedem Gerät, überall und jederzeit, auch online oder offline. So können Sie eine handgezeichnete Online-Signatur erstellen oder ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen.
• Robuste Verbindungsoptionen: Mit unseren SDKs und offenen APIs können Sie OneSpan Sign mit den Anwendungen verbinden, die Sie täglich nutzen, wie Salesforce, Pega, Guidewire und Laserfiche.
• Flexible Preisgestaltung: Wählen Sie zwischen dem Professional Plan für benutzerinitiierte Prozesse oder dem Enterprise Plan für systemgenerierte Prozesse.