5 pasos para comenzar con las firmas electrónicas
La implementación del software de firma electrónica puede ayudar mucho a las organizaciones a dejar de usar papel y mejorar los procesos en una variedad de departamentos. Sin embargo, la implementación de la firma electrónica no es solo una cuestión de instalar algún software y avanzar. En cambio, puede ajustar y personalizar los métodos de procesamiento de firma que usarán para crear una política interna de firma electrónica y asegurarse de que su solución sea la más adecuada para sus demandas organizacionales.
Esta libertad crea algunos desafíos, pero el valor es sustancial al final. Con esto en mente, aquí hay algunos pasos a seguir al comenzar con las firmas electrónicas:
1) Cometer
La transición a la gestión de registros electrónicos en cualquier forma es un cambio importante para las organizaciones y será perjudicial. Los resultados suelen ser un gran retorno de la inversión, ya que los procesos electrónicos mejoran las operaciones en todos los ámbitos en el futuro, pero las pruebas iniciales de hacer esta transición pueden dejar a algunas organizaciones nerviosas. Asegúrese de estar comprometido con el cambio operativo para asegurarse de tener la influencia suficiente para llevar a cabo el proyecto.
2) Consigue campeones
El cambio a menudo se rechaza únicamente porque es diferente. Los líderes empresariales que quieran promulgar el cambio harían bien en encontrar algunos empleados entusiasmados con la nueva tecnología y dispuestos a defenderla entre sus pares. Hacer que las personas muestren a sus compañeros de trabajo por qué un nuevo proceso y tecnología mejorarán su día hace mucho para garantizar una transición sin problemas.
3) Encuentra un buen compañero
El software de firma electrónica está disponible en una variedad de fuentes, pero encontrar un socio que conozca la industria por dentro y por fuera y pueda ayudarlo a refinar su solución requiere una relación de colaboración efectiva. Asegúrese de elegir un proveedor que pueda realizar entregas en esta área.
4) Establece tus procesos
Una firma electrónica es un conjunto de procesos relacionados con la visualización, lectura y verificación de que acepta el contenido que se presenta por medios electrónicos. La firma electrónica en sí es la captura de esos procesos. Las organizaciones necesitan establecer lo que quieren capturar para garantizar que estén protegidas legalmente y crear la experiencia de usuario correcta.
5) Usar un piloto
Obtener comentarios de los usuarios puede ser enorme cuando se asegura de que el sistema de firma electrónica esté listo para la implementación a gran escala. Poner a prueba el sistema en uno o dos departamentos o entre trabajadores dispares que interactúan con frecuencia puede brindarle información vital sobre las formas en que puede refinar su estrategia.
Estos pasos pueden ayudarlo a comenzar a usar las firmas electrónicas. Para profundizar un poco más, consulte nuestra guía para Comprender las firmas electrónicas .
Firmas electrónicas - Guía del principiante
Esta comunicación esencial de 25 páginas presenta conceptos legales importantes y consideraciones clave a la hora de crear procesos comerciales digitales con firmas electrónicas.
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