5 señales de que necesita un nuevo proveedor de firmas electrónicas

Aaron Davis, 6 de Abril de 2022

Muchas industrias tuvieron muchas dificultades a causa de la pandemia de COVID-19. La crisis creó problemas en las cadenas de suministro y en la forma en que las grandes empresas, así como las pequeñas, se comunicaban con sus clientes. Como resultado, muchas compañías se vieron obligadas a cambiar sus procesos para evitar el riesgo de perder su mercado. Y aunque tomó un tiempo adaptarse, hay investigaciones que muestran que para fines de enero de 2021, alrededor del 60 por ciento de las empresas había invertido en medios electrónicos, nuevas tecnologías digitales y ampliado su uso. Para muchas empresas, parte de esa inversión fue la implementación de una sólida solución de firmas electrónicas.
A pesar del aumento general dentro de la transformación digital en todas las industrias, muchas organizaciones siguen evaluando su madurez digital frente a un mercado de innovación en expansión y consolidación por parte de los proveedores.  Es bastante común que, con el paso del tiempo, una empresa ya no esté satisfecha con su proveedor de servicios de certificación o de firmas electrónicas.

Pueden surgir preguntas frecuentes sobre la facilidad de uso, la experiencia del cliente, la validez legal y la experiencia del tipo de firma en sí, lo que hace que algunas empresas comiencen a explorar alternativas de proveedores de firma electrónica avanzada. En última instancia, generalmente todo tiene que ver con el valor percibido en comparación con lo invertido.
Estas son las 5 razones principales por las que muchos clientes están cambiando de su proveedor de firma digital actual a OneSpan Sign.

Razones para explorar otros proveedores de firma electrónica

Razón 1: No veo un valor proporcional a mi gasto con mi proveedor actual.

Es natural que el valor de la inversión sea una consideración clave al evaluar proveedores de firmas electrónicas. Recientemente, hablamos sobre cómo las empresas pueden evaluar los precios de los servicios de firma electrónica para obtener el mejor valor para sus organizaciones, pero, en muchos casos, el problema es que las organizaciones necesitan una solución de firma electrónica capaz de crecer con ellas y mantenerse en el ciclo de vida de la empresa.

Cada vez más, las compañías, las organizaciones de atención médica, el comercio electrónico y las agencias gubernamentales están adoptando una visión holística de las firmas electrónicas en sus procesos comerciales. Por lo general, la necesidad de usar firmas electrónicas comienza con un proceso interno como la incorporación realizada por recursos humanos o firmas para documentos proporcionados a los clientes. Estos procesos comerciales centrales son el punto de partida para experimentar con el alcance de las capacidades del software de firma electrónica y el impacto que pueden tener en el proceso de firma. ¿Cuántos usuarios o firmantes pueden firmar documentos por mes? ¿Hay un límite en la cantidad de documentos electrónicos que se pueden firmar durante el mes?

La necesidad de tener una funcionalidad más amplia para las firmas electrónicas suele crecer según crece la compañía. Muchas organizaciones se dan cuenta del valor que esta funcionalidad aporta a los procesos internos y comienzan a buscar formas de celebrar acuerdos digitales y tener certificados electrónicos con sus clientes. Desafortunadamente, lo que muchos descubren en ese momento es que la mayoría de las plataformas de firma electrónica tradicionales tienden a ser insuficientes para algunos casos relacionados con los clientes, por ejemplo, en lo que respecta a la personalización, la verificación de identidad y las huellas de auditoría, y el cumplimiento normativo ante la autoridad de certificación.

Las organizaciones también quieren servicios de confianza, transparencia y flexibilidad en el modelo de precios a medida que su negocio va creciendo. Muchos clientes están cansados de las tácticas de algunos proveedores que tratan de engañarlos con "precios introductorios", excedentes y otras tácticas de ventas adicionales y precios poco razonables.

Por eso es importante encontrar un software de firma electrónica flexible con la capacidad de respaldar una amplia gama de casos de uso de cara a clientes, empleados y otras compañías, con una estructura de precios que se adapte a las necesidades de su organización. Esto es especialmente importante a la hora de consolidar el uso de acuerdos digitales en un modelo empresarial de servicios compartidos, lo que nos lleva a nuestra próxima consideración.

Razón 2: La flexibilidad de la plataforma de mi proveedor actual de firmas electrónicas (o su falta de flexibilidad) limita mi capacidad para ampliar el uso de la solución en toda mi organización.

Es posible que su solución de firma electrónica heredada no tenga la capacidad técnica necesaria para crecer junto con sus flujos de trabajo de documentos digitales y sus necesidades comerciales. Puede que no solo sea necesario aumentar el número de documentos firmados, la cantidad de usuarios y firmas, sino que su organización necesite también consolidar las capacidades de firma electrónica como resultado de un cambio a un modelo a servicios compartidos, como a menudo sucede en las industrias de atención médica o seguros. A continuación, encontrará algunas preguntas que puede hacer en relación con la capacidad técnica de su próximo proveedor de firmas electrónicas:

  • ¿El proveedor respalda una amplia gama de casos de uso?
  • ¿La solución incluye automatización para agilizar los procesos, como plantillas reutilizables o la capacidad de realizar envíos masivos?
  • ¿Puede el proveedor respaldar el uso orientado a los clientes, empleados y otras empresas al mismo tiempo?
  • ¿El proveedor respalda un modelo empresariales de servicios compartidos?
  • ¿Puede el proveedor respaldar el proceso del acuerdo antes y después de la firma?
    • Generación de acuerdos
      • Formularios digitales inteligentes o integración con sistemas de registro (p. ej., CRM, HRMS)
    • Verificación y autenticación de la identidad
    • Acuerdos de mediación virtual, incluida la Notarización Remota en Línea (NRL)
    • Integración con sistemas empresariales de registro (p. ej., ECM, soluciones eVault)

Su solución de firma electrónica no solo debe ser adecuada para su forma de hacer negocios ahora, sino que también debe tener la capacidad de expandirse para apoyar su crecimiento en el futuro. ¿Cómo evaluaría a su proveedor de firma electrónica existente aplicando estos criterios?

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Razón 3: Mi proveedor de firma electrónica actual no cumple con mis expectativas de servicio al cliente y soporte.

Es importante saber que las organizaciones tienen muchas soluciones de firma electrónica a su disposición. Por lo tanto, es importante elegir una que cumpla con sus expectativas en cuanto al servicio al cliente y soporte. Exploremos varias razones por las que su plataforma de firma electrónica puede no estar a la altura con respecto a la atención al cliente.

  1. Ampliar demasiado rápido o intentar servir a un mercado demasiado grande. ¿Cuánto entiende su proveedor de firma electrónica sobre su negocio o industria? Puede haber algunos procesos que son similares en una industria, para los cuales puede haber una plataforma de firma electrónica adecuada. Sin embargo, si la empresa trata de abordar demasiadas industrias a la vez sin tratar de comprender verdaderamente cómo funcionan, puede ser difícil obtener una atención al cliente de calidad.
  2. Incompatibilidad entre el modelo de atención al cliente y sus objetivos comerciales más amplios. Para ofrecer un soporte al cliente de calidad, el personal debe comprender su industria y cómo opera su negocio. Esto ayuda a establecer una visión compartida de lo que la empresa necesitará en los próximos 1 a 5 años. Antes de cambiar de proveedor de firmas electrónicas, pregunte si tienen la capacidad de ayudarlo a evaluar y alinear el modelo de atención al cliente de la solución con sus objetivos comerciales más amplios.
  3. Falta de soporte y servicios globales. Ahora que el mundo está cada vez más interconectado a través de la tecnología, es importante que el soporte pueda ofrecer servicios en más de un estado o país. Por ejemplo, es posible que los contratos deban ser traducidos a otros idiomas. También es posible que se necesite personal de atención al cliente para comunicarse con clientes en otras zonas horarias. Tener acceso a un soporte receptivo que se siente fácil y sin complicaciones puede suponer una gran diferencia para una organización en crecimiento.

Su empresa merece ser escuchada, respetada y valorada. Una firma electrónica es más que una simple firma. Es una señal de que su negocio sigue avanzando. Cualquier problema que surja en la atención al cliente puede hacerle perder clientes y tener un impacto negativo en el nivel de profesionalismo de su empresa. Elija una plataforma de firma electrónica que comprenda su línea de negocio y tenga la capacidad de proporcionar el nivel de atención al cliente que necesita a medida que su empresa crece.

Razón 4: Mi solución actual es adecuada para casos de uso simples iniciados por el usuario y no respalda casos de uso más sólidos y complejos de nivel empresarial.

No todos los proveedores de firmas electrónicas son iguales. Algunos no ofrecen más que una firma manuscrita digital. Las plataformas de firma electrónica de nivel empresarial pueden integrarse sin complicaciones en la estructura de una organización e impulsar grandes e importantes procesos comerciales utilizando un dispositivo o una aplicación móvil. Algunas soluciones son más adecuadas para casos de uso iniciados por el usuario en los que una persona inicia una transacción de manera manual a través de la interfaz de usuario en un dispositivo Android o iOS. Para procesos comerciales de gran volumen, esto no es suficiente, ya que este tipo de empresas debe tener la capacidad de integrar las soluciones de firma electrónica en un flujo de trabajo comercial a través de API. Además de la facilidad de uso, la capacidad de integración en la "estructura empresarial" es fundamental para automatizar e incrementar la eficiencia y, al mismo tiempo, poder generar un mayor valor de las inversiones existentes.

Por ejemplo, en un caso de uso de apertura de cuentas, esto podría ser la integración con una solución de formularios digitales para recopilar datos del cliente y automatizar la creación de los acuerdos. No todos los proveedores de firmas electrónicas tienen experiencia en mercados verticales altamente regulados orientados al cliente.

Razón 5: Mi proveedor actual ha hecho que sea difícil cambiar de proveedor.

Los sistemas heredados y los proveedores que no permiten el cambio son un tema muy controvertido para muchas organizaciones que desean aumentar su capacidad comercial en los próximos años. A medida que las empresas expanden la digitalización de sus servicios, es importante que su solución de firma electrónica pueda trabajar con ellas. Sin embargo, muchas organizaciones están descubriendo que no pueden aumentar su capacidad de firma electrónica o incluso explorar otros proveedores debido a obligaciones contractuales anticuadas.

Cuando comience a definir sus necesidades para una solución de firma electrónica, asegúrese de comunicar los siguientes puntos:

  1. La flexibilidad de uso es primordial. Elija proveedores que entiendan que su negocio cambia con la tecnología.
  2. Elija un proveedor que agregue valor a su organización. En lugar de enfocarse en no permitir el cambio a otra solución, asegúrese de que el proveedor que elija agregue valor al futuro de su organización.

Estos últimos puntos respaldarán el crecimiento de su negocio en su búsqueda de una solución de firmas electrónicas.

¿Cuál es el siguiente paso para su negocio?

¿Hemos olvidado algo en cuanto a sus frustraciones al elegir un proveedor de firmas electrónicas? Si su organización ya no desea trabajar con otros proveedores de firmas electrónicas como DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, PandaDoc, EverSign, SIgnNow, SignEasy u otros proveedores, permítanos ayudarlo a descubrir una plataforma de firma electrónica que cuenta con la funcionalidad necesaria para crecer junto con su visión empresarial.

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Aaron Davis es un líder de productos de tecnología con mucha experiencia en desarrollar la estrategia de lanzamiento al mercado en diversas industrias que incluyen ciber-seguridad, movilidad e IoT. A Aaron le apasiona la transformación digital y trabaja estrechamente con clientes comerciales para comprender cómo la digitalización puede ofrecer experiencias de clientes diferenciadas que agreguen valor a su negocio. Como director de marketing de productos en OneSpan, lidera la estrategia de