6 señales reveladoras de que es hora de cambiar de proveedor de firma electrónica

Dilani Silva, 14 de Julio de 2022

Las firmas electrónicas se han convertido en el estándar para ayudar a las organizaciones a seguir siendo competitivas y mantener su negocio en movimiento en el entorno remoto actual. Desde que fueron legalmente reconocidas por leyes clave como la Ley ESIGN en los Estados Unidos y eIDAS en la Unión Europea, las organizaciones de todos los tamaños se han dado cuenta de los beneficios de tener una plataforma de firmas electrónicas. Las mejoras en la eficiencia y la productividad, las reducciones de costos en comparación con los procesos basados en papel y el cumplimiento de las expectativas de los clientes son algunos de los impulsores que han hecho que las firmas electrónicas se hayan convertido en uno de los mercados de más rápido crecimiento en el mundo.

Con el tiempo, el mercado de las firmas electrónicas ha madurado, con un gran crecimiento en la cantidad de proveedores que ofrecen este servicio. A medida que evalúa sus necesidades de firmas electrónicas, tanto presentes como futuras, debe hacer un balance de sus inversiones en tecnología y hacerse preguntas como:

  • ¿Hay soluciones superpuestas y redundantes que están siendo utilizadas en mi organización?
  • ¿Estamos pagando tarifas por encima del precio de mercado por nuestra solución de firma electrónica?
  • ¿Nuestra solución actual cumple con nuestros objetivos de adopción de firmas electrónicas?
  • ¿Nuestra implementación actual de firmas electrónicas puede ampliarse para el crecimiento futuro de nuestro negocio (por ejemplo, a otros canales y geografías)?

En este blog, lo ayudaremos a responder estas preguntas revisando los signos reveladores de cuándo puede haber llegado el momento de encontrar un nuevo proveedor de firmas electrónicas.

1. Le están cobrando demasiado por su implementación de firmas electrónicas

La venta de productos adicionales tiene su lugar en una relación proveedor-cliente, especialmente cuando se trata de nuevas características y servicios que mejoran los procesos relacionados con las firmas electrónicas. Pero es importante considerar cuándo se trata realmente de valor añadido y cuándo se trata solamente de conseguir más dinero de un cliente existente. La relación con su proveedor de firmas electrónicas no debe sentirse explotadora. Debe ser una asociación beneficiosa para ambas partes. Es posible que muchas organizaciones no se den cuenta de que el precio que se les está cobrando es demasiado elevado. Recomendamos que las organizaciones comprueben cuidadosamente toda la información durante el periodo de renovación del contrato para asegurarse de que el acuerdo satisfaga las necesidades de ambas partes.

Si su proveedor está cobrando extra por características y funciones estándar, o una cantidad exorbitante por transacción/paquete, o si ha experimentado una subida de precios increíble con tarifas y cargos inesperados en el momento de la renovación del contrato, puede ser hora de sopesar sus opciones y considerar pasarse a un nuevo proveedor de firmas electrónicas con precios más justos.

2. Su proveedor ofrece poco o ningún soporte

La atención al cliente confiable es esencial para asegurar que su solución de la firma siga en funcionamiento. Muchos proveedores prometen una experiencia de cliente excepcional, pero muchos no cumplen estas expectativas. Ya sea que el apoyo que recibe es incompetente, o que la calidad del servicio es deficiente, o que los tiempos de respuesta son demasiado largos, o simplemente cuando se trata de una mala experiencia de cliente en general, trabajar con un proveedor con un soporte al cliente deficiente afecta negativamente su propia experiencia como cliente.

Exploremos varias razones por las que su plataforma de firma electrónica puede no estar a la altura con respecto a la atención al cliente.

  • Ampliar demasiado rápido o intentar servir a un mercado demasiado grande. ¿Cuánto entiende su proveedor de firma electrónica sobre su negocio o industria? Puede haber algunos procesos que son similares en cierta industria, para los cuales tiene sentido tener una plataforma de firma electrónica, pero, si la empresa trata de abordar demasiadas industrias a la vez sin tratar de comprender verdaderamente cómo funcionan, puede ser difícil obtener una atención al cliente de calidad.   
  • Incompatibilidad entre el modelo de atención al cliente y sus objetivos comerciales más amplios. Para ofrecer un soporte al cliente de calidad, el personal debe comprender su industria y cómo opera su negocio. Esto ayuda a establecer una visión compartida de lo que la empresa necesitará en los próximos 1 a 5 años. Antes de cambiar de proveedor de firmas electrónicas, pregunte si tienen la capacidad de ayudarlo a evaluar y alinear el modelo de atención al cliente de la solución con sus objetivos comerciales más amplios. 
  • Falta de soporte y servicios globales. Ahora que el mundo está cada vez más interconectado a través de la tecnología, es importante que el soporte al cliente pueda ofrecer servicios en más de un estado o país. Por ejemplo, es posible que los contratos deban ser traducidos a otros idiomas. También es posible que se necesite personal de atención al cliente para comunicarse con clientes en otras zonas horarias. Tener acceso a un soporte receptivo que se siente fácil y sin complicaciones puede suponer una gran diferencia para una organización en crecimiento.

Le recomendamos que haga preguntas a los usuarios internos de la solución en su organización. Pídales que califiquen el nivel de servicio que están recibiendo y si sienten que el proveedor responde a sus necesidades. Esto le proporcionará una imagen más clara de los servicios de soporte proporcionados por su proveedor y de esta manera tendrá una mejor idea de las opiniones de su equipo acerca la solución.

Su empresa merece ser escuchada, respetada y valorada. Una firma electrónica es más que una simple firma. Es una señal de que su negocio sigue avanzando. Cualquier problema que surja en la atención al cliente puede hacerle perder clientes y tener un impacto negativo en el nivel de profesionalismo de su empresa.  

Si su proveedor actual no le proporciona la atención al cliente que necesita, es hora de explorar las ofertas de nuevos proveedores que contribuirán al éxito de su solución de firmas electrónicas. Elija una plataforma de firma electrónica que comprenda su línea de negocio y tenga la capacidad de proporcionar el nivel de atención al cliente que necesita a medida que su empresa crece. 

3. Su solución de firma electrónica no es lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes

Sin importar si se trata de una pequeña o gran empresa, muchas organizaciones eligen a un proveedor más pequeño para satisfacer las necesidades comerciales inmediatas de la organización cuando implementan las firmas electrónicas por primera vez. Algunos, por ejemplo, simplemente quieren firmar documentos con firmas electrónicas en un único departamento para comprender el valor y la rentabilidad antes de extender la funcionalidad a otros departamentos. Alternativamente, pueden crear un canal en línea para utilizar instrumentos de firmas electrónicas antes de expandir su proceso sin papel a los dispositivos móviles.

A medida que las organizaciones crecen y añaden más empleados, nuevos departamentos, líneas de negocios, canales de servicio, flujos de trabajo y nuevas ubicaciones geográficas, es muy probable que cambien sus requisitos para las firmas electrónicas o los desafíos que su solución de firmas electrónicas puede abordar. Para muchas organizaciones, sus soluciones de firmas electrónicas se han convertido en una tecnología fundamental para hacer negocios con partes interesadas internas, proveedores, socios y clientes.

Es posible que su solución de firma electrónica heredada no tenga la capacidad técnica necesaria para crecer junto con sus flujos de trabajo de documentos digitales y sus necesidades comerciales. Puede que no solo sea necesario aumentar la cantidad de usuarios y firmas, sino que su organización necesite también consolidar las capacidades de firma electrónica como resultado de un cambio a un modelo a servicios compartidos, como a menudo sucede en las industrias de atención médica o seguros.

Estas organizaciones pueden haber anticipado el cambio a un líder en firmas electrónicas como OneSpan, DocuSign o Adobe, en el futuro, pero a veces es difícil saber cuándo ha llegado ese momento. 

A continuación, encontrará algunas preguntas que puede hacer para comprobar la capacidad técnica de su próximo proveedor de soluciones de firma electrónica:  

  • ¿El proveedor respalda una amplia gama de casos de uso?  
  • ¿La solución incluye automatización para agilizar los procesos, como plantillas reutilizables o la funcionalidad de realizar envíos masivos?  
  • ¿Puede el proveedor respaldar el uso orientado a los clientes, empleados y otras empresas al mismo tiempo?  
  • ¿El proveedor respalda un modelo empresarial de servicios compartidos ?  
  • ¿Puede el proveedor respaldar el proceso del acuerdo antes y después de la firma? 
    • Generación de acuerdos  
    • Formularios digitales inteligentes o integración con sistemas de registro (p. ej., CRM, HRMS)  
    • Verificación de identidad y autenticación de dos factores o autenticación multifactor  
    • Acuerdos de mediación virtual, incluida la Notarización Remota en Línea (NRL)  
    • Integración con sistemas empresariales de registro (p. ej., ECM, soluciones eVault)  

Su solución de firma electrónica no solo debe ser adecuada para su forma de hacer negocios ahora, sino que también debe tener la capacidad de expandirse para apoyar su plan de negocios para el futuro. Si su proveedor de firmas electrónicas actual no puede ampliar su oferta para nuevos casos de uso, es hora de buscar uno que sí pueda hacerlo. Encuentre un proveedor que le ofrezca una solución que se pueda ampliar a nivel empresarial y que pueda respaldar los casos de uso futuros en toda su organización y más allá.

4. Tiene bajas tasas de adopción y finalización

El cambio a procesos remotos debido al COVID-19 y la creciente familiaridad y el deseo del mercado de utilizar los canales digitales han supuesto un gran cambio en cuanto a las expectativas de los clientes. En respuesta a estas nuevas expectativas, las organizaciones deben crear una experiencia de firma electrónica fluida y confiable. Una estrategia comprobada para fomentar la confianza en los procesos de firmas electrónicas es ofrecer una experiencia de marca consistente en todos los puntos de contacto en todos sus canales orientados al cliente. La mayoría de los proveedores de firmas electrónicas solo ofrecen algunas opciones para personalizar con su marca, como agregar un logotipo o hacer coincidir los colores con los de su marca corporativa. La personalización total con su marca lleva la marca al siguiente nivel. Le permite personalizar todos los aspectos del proceso de firma electrónica, eliminando todos los rastros de la marca del proveedor durante la ceremonia de firma. De esta manera, sus clientes pueden estar seguros de estar interactuando con la organización adecuada. Vincula la credibilidad de su marca a la credibilidad del proceso de firma, lo que aumenta la confianza del cliente, la adopción y las tasas de finalización. 

5. Tiene dudas sobre la seguridad de los documentos firmados electrónicamente a través de su proveedor de firmas electrónicas

La seguridad de documentos de su solución de firma electrónica es fundamental cuando se trata de documentos legales. Además de la autenticación de los firmantes, su solución de firmas electrónicas debería usar tecnología de firma digital como método de cifrado para sellar firmas y documentos PDF a prueba de modificaciones. Esto evita que haya cambios no autorizados que invaliden los documentos.

Algunas soluciones de firma electrónica solo sellan el documento al final del proceso de firma, lo que puede poner en riesgo a su organización. Como mejor práctica para mantener la integridad de los documentos firmados, se debe realizar el sellado contra manipulaciones después de aplicar cada firma, por si acaso se produce una manipulación cuando el documento está en tránsito entre firmantes. Considere cambiar a un proveedor de firmas electrónicas con sólidos controles anti-manipulación integrados en el documento firmado, junto con un mecanismo para verificar fácilmente la integridad del documento, como un registro de auditoría.

En OneSpan, la seguridad es parte de nuestra esencia. Somos la «digital agreements company» y el socio elegido por algunas de las organizaciones más reguladas y conscientes de la seguridad en el mundo. Ofrecemos una amplia gama de opciones de autenticación para asegurar que solo los firmantes apropiados tengan acceso al documento. 

6. Mi proveedor actual ha hecho que sea difícil cambiar de proveedor

Los sistemas heredados y los proveedores que no permiten el cambio son un tema muy actual para muchas organizaciones que desean aumentar su capacidad comercial en los próximos años. A medida que las empresas expanden la digitalización de sus servicios, es importante que su solución de firma electrónica pueda trabajar con ellas. Sin embargo, muchas organizaciones están descubriendo que no pueden aumentar su capacidad de firma electrónica o incluso explorar otros proveedores debido a obligaciones contractuales anticuadas. 

Cuando comience a definir sus necesidades en cuanto a una solución de firma electrónica, asegúrese de comunicar los siguientes puntos:  

  • La flexibilidad de uso es primordial. Elija proveedores que entiendan que su negocio cambia con la tecnología.  
  • Elija un proveedor que agregue valor a su organización. En lugar de enfocarse en no permitir el cambio a otra solución, asegúrese de que el proveedor que elija agregue valor al futuro de su organización.  

Estos últimos puntos respaldarán el crecimiento de su negocio en su búsqueda de una solución de firmas electrónicas.  

Prepárese para cambiar de proveedor de firma electrónica

Las firmas electrónicas y el software de firmas electrónicas han dejado de ser una novedad o un lujo. En esta nueva normalidad, una solución de firma electrónica segura y confiable es clave para el éxito. Si tiene dudas sobre su solución actual de firmas electrónicas, entonces es hora de evaluar a otros proveedores en el mercado.

Si su organización ya no desea trabajar con otros proveedores de firmas electrónicas como DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, PandaDoc, EverSign, SIgnNow, SignEasy u otros proveedores, permítanos ayudarlo a descubrir una plataforma de firma electrónica que cuenta con la funcionalidad necesaria para crecer con su visión empresarial.

¿Listo para hacer el cambio? Contacte con nuestro equipo para aprender cómo OneSpan puede ofrecerle una solución de firmas electrónicas segura, confiable y ampliable para su organización.

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Dilani Silva es Directora de Marketing de Producto en OneSpan. En su puesto, gestiona y ejecuta la estrategia de salida al mercado, el posicionamiento, los mensajes y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.