7 criterios clave de evaluación para seleccionar el mejor software de firma electrónica

Dilani Silva, 14 de Diciembre de 2018
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A medida que las organizaciones invierten dólares para desarrollar sus iniciativas de transformación digital, muchas priorizan las firmas electrónicas como un primer paso en su viaje digital. Ante la presión de alejarse de los procesos basados en papel, las organizaciones están recurriendo a las firmas electrónicas, un componente pequeño pero crítico, para ayudar a lograr la digitalización de extremo a extremo, mejorar la experiencia del cliente y maximizar la eficiencia del flujo de trabajo. 

 

Las soluciones E-Signature han ganado popularidad en los últimos años, con muchos proveedores apareciendo en el mercado. Con tantas opciones, ¿cómo agrupa a todos los proveedores para determinar qué solución es mejor para usted? Si también está considerando las firmas electrónicas en sus iniciativas de transformación digital, es importante seleccionar la mejor solución de firma electrónica que satisfaga las necesidades de su organización, hoy y mañana.

 

Aquí hay siete cosas a considerar al seleccionar el mejor software de firma electrónica:

 

1) Flexibilidad

¿La solución de firma electrónica proporciona suficiente flexibilidad para satisfacer las crecientes necesidades de su organización? A menudo, las organizaciones implementarán firmas electrónicas en un departamento, pero eventualmente ampliarán el uso de firmas electrónicas en toda la organización. Tenga en cuenta lo siguiente al evaluar la flexibilidad de la firma electrónica:

  • Múltiples opciones de implementación: ¿La solución le permite a su empresa implementar firmas electrónicas en una nube pública o privada, o localmente, detrás del firewall de su organización?

  • Múltiples formas de consumir: ¿La solución ofrece la opción de automatizar el proceso de firma integrando firmas electrónicas en sus aplicaciones? ¿Le permite utilizar las firmas electrónicas de manera no integrada o iniciada por el usuario?

  • Múltiples métodos de autenticación: ¿La solución admite múltiples métodos de autenticación para validar la identidad de su firmante? ¿Soporta una combinación de múltiples métodos de autenticación?

  • Múltiples dispositivos: ¿La solución proporciona una experiencia óptima en diferentes dispositivos, como computadoras portátiles, computadoras de escritorio, tabletas y teléfonos inteligentes?

  • Soporte global: ¿La solución respalda sus necesidades de firma electrónica a escala global? ¿Soporta múltiples idiomas? ¿Tiene el proveedor ubicaciones en la nube en todo el mundo para la residencia de datos?

  •   Canales múltiples: ¿La solución le permite optimizar la experiencia del usuario a través de múltiples canales como la Web, el comercio minorista, el centro de llamadas o en el campo?

 

2) Etiqueta blanca

¿La solución de firma electrónica le permite a su organización mantener su marca durante todo el proceso de firma electrónica? Un proceso de firma electrónica totalmente personalizado ayuda a generar confianza del cliente en la transacción digital y conduce a lograr altas tasas de adopción.

 

3) Facilidad de uso

¿La solución de firma electrónica es fácil de usar para todos los usuarios? ¿Es accesible y fácil de usar para todos los que envían y firman un documento, y para que los profesionales de TI lo desarrollen y administren?

 

4) Pistas de auditoría

¿La solución de firma electrónica captura y proporciona información básica sobre lo que ocurrió durante el proceso de firma? ¿Proporciona una pista de auditoría estática que rastrea quién firmó, qué documentos, fecha y hora de la firma, ubicación, cómo, en qué orden y quién lo autorizó? ¿La solución de firma electrónica ofrece una pista de auditoría visual que le permite grabar y reproducir cada paso del proceso de firma? ¿Qué vieron los firmantes y cada acción que tomaron de principio a fin? ¿Dónde se almacena el seguimiento de auditoría, en la nube del proveedor o dentro del documento?

 

5) Integración

¿La solución de firma electrónica ofrece API y SDK totalmente compatibles, lo que permite al personal de desarrollo implementar rápidamente soluciones integradas? ¿Ofrecen conectores preconstruidos para aplicaciones comerciales populares, código de muestra y soporte para el equipo de desarrollo? ¿Cobran costos adicionales por los entornos de desarrollo?

 

6) Automatización

¿La solución de firma electrónica se integra con los sistemas ascendentes y descendentes de su organización para permitir el procesamiento directo? ¿Puede hacer cumplir las reglas de negocio en todo el flujo de trabajo de firma? ¿Es la solución lo suficientemente robusta como para permitir pasos de procesamiento opcionales tales como captura flexible de datos, inserción de documentos y opciones de firma múltiple? ¿Puede la solución admitir flujos de trabajo de documentos automatizados complejos?

 

7) Identificación y autenticación

¿La solución de firma electrónica ofrece varios métodos de autenticación para validar clientes conocidos y desconocidos? ¿Le permite la solución aprovechar una combinación de tecnologías existentes y nuevas que mitigan el riesgo de fraude y repudio?

 

Además de los criterios anteriores, también es importante seleccionar un proveedor que tenga experiencia en su industria y un profundo conocimiento de las necesidades únicas de su industria. Realice su diligencia debida investigando la reputación y el éxito del proveedor entre sus clientes existentes: desea asociarse con un proveedor que esté verdaderamente invertido en el éxito de su proyecto de firma electrónica.

 

Para obtener más información sobre los criterios de evaluación clave para seleccionar la mejor solución de firma electrónica, lea esta guía de los Centros de evaluación tecnológica: Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica: hacer la elección correcta para una eficiencia que ahorre costos y un servicio superior .  

Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica

Los Centros de Evaluación Tecnológica (TEC) describen 7 criterios de selección de firma electrónica y su importancia para su estrategia de digitalización.

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Dilani Silva es gerente de marketing de productos en OneSpan. En su papel, administra y ejecuta la estrategia de lanzamiento al mercado, el posicionamiento, la mensajería y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.