7 criterios clave de evaluación para seleccionar el mejor software de firma electrónica

Dilani Silva, 4 de Noviembre de 2021

A medida que las organizaciones invierten dólares para construir sus iniciativas de transformación digital, muchas están dando prioridad a la firma electrónica como primer paso en su viaje digital. Ante la presión de abandonar los procesos basados en papel, las organizaciones están recurriendo a la firma electrónica, un componente pequeño pero fundamental, para ayudar a lograr la digitalización de principio a fin, mejorar la experiencia del cliente y maximizar la eficiencia del flujo de trabajo. 

 

 

Las soluciones de firma electrónica han ganado en popularidad en los últimos dos años, con la aparición de muchos proveedores en el mercado. Con tantas opciones, ¿cómo se pueden comparar todos los proveedores para determinar cuál es la mejor solución para usted? Si usted también está considerando la posibilidad de utilizar la firma electrónica en sus iniciativas de transformación digital, es importante seleccionar la mejor solución de firma electrónica que satisfaga las necesidades de su organización, hoy y mañana.

 

A continuación, siete aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de seleccionar el mejor software de firma electrónica:

 

 

1. Flexibilidad

 

¿Proporciona la solución de firma electrónica la suficiente flexibilidad para satisfacer las crecientes necesidades de su organización? A menudo, las organizaciones despliegan la firma electrónica en un departamento, pero con el tiempo ampliarán el uso de la firma electrónica en toda la organización. Tenga en cuenta lo siguiente al evaluar la flexibilidad de la firma electrónica:

 

  • Múltiples opciones de despliegue: ¿Permite la solución a su empresa desplegar las firmas electrónicas en una nube pública o privada, o en las instalaciones, detrás del cortafuegos de su organización?

     

  • Múltiples formas de consumo: ¿Ofrece la solución la opción de automatizar el proceso de firma integrando la firma electrónica en sus aplicaciones? ¿Permite utilizar la firma electrónica de forma no integrada o iniciada por el usuario?

     

  • Múltiples métodos de autenticación: ¿Admite la solución múltiples métodos de autenticación para validar la identidad del firmante? ¿Admite una combinación de múltiples métodos de autenticación?

     

  • Múltiples dispositivos: ¿Proporciona la solución una experiencia óptima a través de diferentes dispositivos como portátiles, ordenadores de sobremesa, tabletas y smartphones?

     

  • Soporte global: ¿la solución es compatible con sus necesidades de firma electrónica a escala global? ¿Admite varios idiomas? ¿Tiene el proveedor ubicaciones en la nube en todo el mundo para la residencia de los datos?

     

  • Múltiples canales: ¿Le permite la solución optimizar la experiencia del usuario a través de múltiples canales como la web, la venta al por menor, el centro de llamadas o sobre el terreno?

     

 

 

2. Marca blanca

 

¿Permite la solución de firma electrónica que su organización mantenga su marca durante todo el proceso de firma electrónica? Un proceso de firma electrónica totalmente personalizado ayuda a generar la confianza del cliente en la transacción digital y lleva a conseguir altos índices de adopción.

 

 

 

3. Facilidad de uso

 

¿Es la solución de firma electrónica fácil de usar para todos los usuarios? ¿Es accesible y fácil de usar para todos los que envían y firman un documento, y para que los profesionales de TI lo desarrollen y administren?

 

 

 

4. Registro de auditoría

 

¿La solución de firma electrónica capta y proporciona información básica sobre lo que ha ocurrido durante el proceso de firma? ¿Proporciona una pista de auditoría estática que rastrea quién firmó, qué documentos, la fecha y hora de la firma, el lugar, cómo, en qué orden y quién lo autorizó? ¿Ofrece la solución de firma electrónica una pista de auditoría visual que le permita grabar y reproducir cada paso del proceso de firma: lo que vieron los firmantes y cada acción que realizaron de principio a fin? ¿Dónde se almacena la pista de auditoría: en la nube del proveedor o dentro del documento?

 

 

 

5. Integración

 

¿Ofrece la solución de firma electrónica APIs y SDKs totalmente compatibles, permitiendo al personal de desarrollo desplegar rápidamente soluciones integradas? ¿Ofrecen conectores preconstruidos para aplicaciones empresariales populares, código de muestra y apoyo al equipo de desarrollo? ¿Cobran costes adicionales por los entornos de desarrollo?

 

 

 

6. Automatización

 

¿Se integra la solución de firma electrónica con los sistemas anteriores y posteriores de su organización para permitir un procesamiento directo? ¿Es capaz de aplicar las normas empresariales en todo el flujo de trabajo de la firma? ¿Es la solución lo suficientemente robusta como para permitir pasos de procesamiento opcionales como la captura flexible de datos, la inserción de documentos y las múltiples opciones de firma? ¿Puede la solución soportar flujos de trabajo documentales complejos y automatizados?

 

 

7. Identificación y autentificación

 

¿Ofrece la solución de firma electrónica varios métodos de autenticación para validar a clientes conocidos y desconocidos? ¿Permite la solución aprovechar una combinación de tecnologías existentes y nuevas que mitiguen el riesgo de fraude y repudio?

 

 

 

Además de los criterios anteriores, también es importante seleccionar un proveedor que tenga experiencia en su sector y un profundo conocimiento de las necesidades únicas de su industria. Haga su debida diligencia investigando la reputación del proveedor y el éxito entre sus clientes actuales: querrá asociarse con un proveedor que esté realmente comprometido con el éxito de su proyecto de firma electrónica.

 

 

 

Para saber más sobre los criterios de evaluación clave para seleccionar la mejor solución de firma electrónica, lea esta guía de Technology Evaluation Centers: Key Evaluation Criteria for E-Signature Software-Making the Right Choice for Cost-Saving Efficiency and Superior Service.  

 

Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica

Los Centros de Evaluación Tecnológica (TEC) describen 7 criterios de selección de firma electrónica y su importancia para su estrategia de digitalización.

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Dilani Silva es Directora de Marketing de Producto en OneSpan. En su puesto, gestiona y ejecuta la estrategia de salida al mercado, el posicionamiento, los mensajes y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.