Akyla, la plataforma europea de RR. HH., obtiene ventaja competitiva gracias a OneSpan

Un nuevo contrato implica una nueva relación, por lo tanto, son lógicas las expectativas y responsabilidades recíprocas. La utilización de firmas electrónicas, a fin de acelerar la incorporación, permite que los nuevos empleados de las organizaciones sean productivos más rápido. La comodidad y velocidad de las firmas electrónicas constituyen un precedente importante para el nuevo personal y fomenta la confianza de que su nuevo empleador adopta tecnologías modernas en beneficio de todos. En este blog, examinamos estos beneficios en acción.

El desafío: las agencias de contratación de personal pueden firmar miles de contratos de empleo y usar papel lleva demasiado tiempo

Akyla, un proveedor holandés de software de RR. HH., ofrece sus servicios a la industria de contratación de personal en las regiones del Benelux y los países nórdicos. Akyla ofrece un portal de RR. HH. de marca blanca y una aplicación móvil para que usen las agencias de contratación de personal al comunicarse con el cliente, la empresa de contratación y los nuevos empleados.

El portal de RR. HH. permite que estas tres partes intercambien distintos de documentos confidenciales de RR. HH. —contratos de empleo, manuales del empleado, formularios de impuestos, formularios de seguros, documentos vinculados con las condiciones de trabajo, etc.— que deben firmarse de forma segura. El papel y el correo postal no son opciones viables: la plataforma gestiona decenas de miles de documentos para decenas de miles de empleados cada año.

La solución: un servicio de firma electrónica compuesto por autenticación en 2 pasos y almacenamiento de datos europeos

En 2013, Akyla investigó sus opciones de firma electrónica y se vinculó de inmediato con OneSpan. Después de perder a su anterior proveedor de firma electrónica por quiebra, Akyla necesitaba un proveedor de renombre con una trayectoria sólida. Además, OneSpan ofrecía opciones de marca blanca —en logotipos y otros elementos gráficos— a fin de que las agencias de contratación de personal pudieran promocionar y reforzar su marca durante el proceso completo de incorporación.

El plazo de implementación fue inferior a un mes, pero la API de OneSpan facilitó la integración, un proyecto de una sola persona que tardó solo dos semanas desde la instalación hasta la implementación completa.

Era importante que Akyla proporcionara opciones flexibles de autenticación, considerando que la mayor parte de la firma del documento es remota. Akyla utiliza actualmente la firma electrónica avanzada (Advanced Electronic Signature, AES) y, próximamente, tiene como objetivo incorporar firmas electrónicas cualificadas (Qualified Electronic Signatures, QES) y autenticación de terceros a petición del cliente en ciertos casos prácticos y regiones geográficas. Actualmente, Akyla utiliza un proceso de 2 pasos, en el cual los consultantes de personal y empleados reciben un correo electrónico con un enlace seguro a los documentos y una contraseña. A continuación, la plataforma genera y envía automáticamente un código PIN de 4 dígitos al teléfono móvil del firmante mediante SMS. Los firmantes deben ingresar el PIN en el portal antes de firmar documentos utilizando el método de hacer clic para firmar.

Las opciones de notificación avanzadas, incluidos los correos electrónicos y los textos automáticos (tipo push), recuerdan a los firmantes que las firmas están vencidas a fin de ahorrar tiempo y costo a las agencias de contratación en localizar a los firmantes. Y en las agencias más grandes, cuya incorporación semanal es de 200 y 300 nuevos empleados, la visibilidad inmediata en cuanto a qué empleados recibieron y firmaron cuáles documentos, es un beneficio directo de digitalización, algo imposible con papel.

Resultados: Akyla ayuda a que los clientes dominen una carga de trabajo de documentación cada vez mayor y obtengan ventaja competitiva

Para el periodo que finalizó en diciembre de 2015, la plataforma de Akyla gestionaba unos 25 000 documentos; en 2017, se esperaba que ese número se multiplicara por 5.

Según el director ejecutivo y fundador Martin Schievink: “Estamos ampliando nuestra base de clientes y experimentamos un rápido crecimiento, tanto en forma de nuevos clientes como en un uso ampliado entre los clientes existentes. La integración de OneSpan nos dio ventaja sobre la competencia. La misma completa la solución Akyla y ofrece mucha eficiencia a nuestros clientes al facilitar el trabajo que realizan”.