Amplíe la firma electrónica más allá de su caso de uso inicial

Adriana Pansera, 11 de Mayo de 2021

Organizamos regularmente webcasts sobre temas como la digitalización de las empresas, la autenticación adaptativa y las mejores prácticas de verificación de la identidad digital. Si se perdió nuestro reciente webcast, "Amplíe la firma electrónicas más allá de sus casos de uso iniciales", aquí está el resumen de 4 minutos. La presentación completa está disponible por encargo.

Los trabajadores han pasado a utilizar modelos de negocio a distancia, y los consumidores de todos los sectores esperan ahora experiencias cómodas en casa, ya que la nueva "economía en cualquier lugar" es el centro de atención. Las iniciativas de gestión del cambio han acelerado e impulsado a las organizaciones hacia el proceso de transformación digital radical. La amplia gama de casos de uso de la firma electrónica en los procesos empresariales internos y externos puede abarcar los flujos de trabajo B2E, B2B y B2C, mejorando en gran medida la experiencia de los empleados y los clientes.

Para las organizaciones que ya han reconocido las ventajas de la firma electrónica en varias líneas de negocio, he aquí nuestro proceso de 6 pasos para aprovechar su tecnología de firma electrónica y ampliarla a toda la empresa. Esto representa un proceso formal y repetible para ayudar a ampliar el uso del software de firma electrónica en toda la organización para empresas, pequeños negocios y compañías de todos los tamaños. Este enfoque también puede servir de marco útil para las empresas que aún no han ampliado la firma electrónica a otras líneas de negocio, pero que esperan hacerlo en el futuro.

Metodología de expansión: un proceso de 6 pasos

Metodología de expansión: un proceso de 6 pasos

1. Evaluación de casos de uso

Haga un mapa de todos los posibles casos de uso de la firma electrónica dentro de su organización. Para este ejercicio inicial, trabaje con las partes interesadas de diferentes rincones de su organización para seleccionar los casos de uso más fáciles y con mayor impacto. El impacto del retorno de la inversión y la velocidad de implementación deben ser parámetros clave en el proceso de evaluación.

Un gran caso de uso B2C a tener en cuenta es la gestión del patrimonio. Las transacciones de cara al consumidor vinculadas a las iniciativas de adquisición, crecimiento y retención de clientes tienen el potencial de un alto retorno de la inversión. La velocidad de implementación también es alta, ya que las interacciones de esta naturaleza suelen ser de persona a persona y no requerirían integraciones dentro de los sistemas existentes para ponerse en marcha. Los gestores de patrimonio pueden entrar directamente en OneSpan Sign y empezar a enviar acuerdos inmediatamente.

Ejemplo: Gestión de patrimonios B2C

  • Impacto del ROI: Alto
    • Para los consumidores
    • Alineado con los esfuerzos de adquisición de clientes en curso
  • Velocidad de ejecución: alta
    • Iniciado por el usuario
    • No se requiere integración
  • Consideraciones:
    • Plantillas para acelerar la preparación de documentos
    • Requisitos de cumplimiento de Conozca a su cliente (KYC)
    • Cómo se realizará la firma, por ejemplo, a distancia o en persona
    • Etiqueta blanca, para mantener su marca en primer plano

Ejemplo: Gestión de patrimonios B2C

2. Acercarse a nuevos grupos empresariales

Una vez identificados los casos de uso prioritarios, es el momento de dirigirse a las unidades de negocio para conocer sus procesos actuales, los puntos débiles o los problemas de sus flujos de trabajo y cómo la firma electrónica puede beneficiarles. La clave aquí es entender cualquier barrera para la adopción o los desafíos actuales, que pueden explicar por qué aún no han considerado la firma electrónica. Compartir historias de éxito internas o de colegas del sector también puede ayudar a evangelizar los beneficios y arrojar luz sobre los casos de uso que pueden no estar todavía vivos dentro de su organización.

3. Lista de comprobación de las cualificaciones

Lista de comprobación de las cualificaciones

Profundice un poco más y documente los requisitos específicos de cada caso de uso identificado. Recoger esta información por adelantado es un paso fundamental. Haz preguntas como:

  • ¿Cómo se iniciará cada transacción?
  • ¿Qué método de autenticación debe utilizarse para verificar a los firmantes?
  • ¿Son necesarias las firmas de todos los destinatarios o algunas son opcionales?
  • ¿Qué documentos deben ser visibles u ocultos para determinados participantes durante el proceso de firma?

4. Día de demostración

Esta es una gran oportunidad para presentar su caso internamente. Desarrolle demostraciones específicas de casos de uso para las partes interesadas influyentes dentro de su organización, incluidos los patrocinadores ejecutivos, los propietarios de negocios y los campeones, así como los representantes de finanzas y legales y de cumplimiento. Funciones como la pista de auditoría detallada serán de gran interés para estos grupos.

Una agenda típica de un día de demostración debería incluir una visión general de su(s) caso(s) inicial(es) de uso de la firma electrónica, sus resultados de éxito, la justificación de dirigirse a esta línea de negocio específica y, por supuesto, los próximos pasos en el proceso de implementación para maximizar el valor y los beneficios.

5. Plan de despliegue

Este paso tiene que ver con la responsabilidad. Asegúrese de mantener el proyecto en marcha y de que los hitos y los resultados clave sean transparentes para todas las partes interesadas. La elaboración de un plan de despliegue para su iniciativa de firma electrónica debe incluir siempre los siguientes componentes:

  • calendario del proyecto
  • ciclo de vida del proyecto, organizado por fases
  • principales resultados e hitos
  • desglose del trabajo, organizado por tareas necesarias para completar el proyecto

El objetivo es aclarar y repetir. Debería ser capaz de replicar este proceso para futuras implantaciones con el fin de construir y ampliar el uso de la firma electrónica en su empresa.

6. Marketing interno

Evangeliza lo que has construido. Esto le permitirá ganar tracción e impulso para futuros proyectos de firma electrónica. La adopción suele ser más rápida a nivel interno, así que utilice herramientas como los eventos de lanzamiento, los informes de uso semanales, los tutoriales y las actividades de desarrollo profesional para el personal con el fin de ayudar a aumentar el uso e impulsar el conjunto adecuado de comportamientos para sus clientes. Asegúrese de destacar lo que está impulsando el cambio y mantenga a sus equipos comprometidos e informados.

Para llevar

Cuando estudie la implantación de la firma electrónica, piense en el objetivo de adoptarla en toda la empresa. Se trata de una buena práctica que proporcionará un nivel de uniformidad y estandarización a sus planes. Si se construye una vez y luego se amplía a múltiples casos de uso, canales y líneas de negocio, se puede aumentar la eficiencia, evitar las implantaciones en silos y reducir en gran medida el tiempo necesario para digitalizar nuevos casos de uso a medida que se ponen en línea.  

Este seminario web fue la tercera parte de la serie "Construir para el futuro: la firma electrónica abre el camino a la transformación digital". Lea las partes 1 y 2 para saber más sobre cómo la firma electrónica puede transformar los negocios a distancia

Amplíe la firma electrónica más allá de su caso de uso inicial
Webcast

Amplíe la firma electrónica más allá de su caso de uso inicial

En este seminario web, un equipo de expertos en negocios digitales de OneSpan descubre cómo ir más allá de su caso de uso inicial de la firma electrónica e identificar el conjunto correcto de los siguientes casos de uso que debe abordar. Vea ahora

Para saber más sobre las soluciones de firma electrónica y los negocios a distancia, vea la grabación de nuestro seminario web, "Extienda la firma electrónicas más allá de sus casos de uso iniciales"Para saber más sobre cómo OneSpan puede apoyar los proyectos de digitalización, descargue nuestro libro blanco, "Acelere la digitalización de su empresa.”

Adriana Pansera es especialista en marketing en OneSpan, responsable de la difusión de la digitalización de las empresas y de los eventos. Narradora digital con experiencia en diversos sectores, aprovecha su licenciatura en inglés para comunicar cómo nuestras experiencias están determinadas por nuestra relación con la tecnología y el mundo.

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