Aumenta la demanda de notarización en línea a distancia gracias a la COVID-19

Dilani Silva, 30 de Abril de 2020

Los servicios notariales desempeñan un papel fundamental en el proceso de cierre de la hipoteca para garantizar que todo el papeleo está en orden para finalizar y cerrar el trato. Tradicionalmente, el proceso de notarización se completa en persona con el notario o fedatario público, que está autorizado por el Estado para comprobar la identidad del firmante y para investigar y certificar la autenticidad de los documentos notariales. El proceso de notarización puede ser largo y propenso a errores, ya que una serie de documentos en papel requieren firmas de tinta y un archivo manual.

En los últimos años, la tecnología ha ayudado a agilizar y automatizar el proceso de notarización, lo que ha llevado a más estados a crear leyes para facilitar la notarización electrónica en línea entre los firmantes y los notarios. Con el gobierno pidiendo a la población que limite el contacto en persona e imponiendo protocolos de distanciamiento social debido al COVID-19, ¿cómo va a seguir la gente certificando ante notario las escrituras de propiedad, los testamentos, las declaraciones juradas o los trámites de transferencia de bienes inmuebles? La notarización remota en línea (RON) podría ser la respuesta para completar el proceso de notarización en línea.

¿Qué es la notarización remota en línea?

La notarización remota en línea permite a los firmantes y a los notarios firmar y notarizar documentos en línea sin necesidad de encontrarse físicamente. El firmante utiliza la firma electrónica para completar los documentos en presencia de un notario a través de una videollamada en directo. El notario debe validar y autentificar la identidad del firmante utilizando la tecnología de verificación KBA o ID. El notario está obligado a registrar y conservar la grabación de las partes de la sesión de certificación.

Cambios en las leyes estatales sobre la notarización en línea a distancia en los Estados Unidos debido a la COVID-19

El año pasado, veintitrés estados de Estados Unidos contaban con leyes que permitían la notarización a distancia en línea. Desde el brote de COVID-19 con más personas instadas a trabajar a distancia, la certificación de documentos en un escenario tradicional cara a cara plantea un desafío único. En respuesta, diecinueve estados, incluyendo Florida, Virginia Occidental, Dakota del Norte y Texas, entre otros, han promulgado medidas de emergencia a corto plazo para permitir el RON. Estas leyes de RON ayudarán a los notarios a desempeñar sus funciones a distancia con los firmantes. Como ejemplo, la Orden Ejecutiva 202.7 de Nueva York autorizó inmediatamente la realización de actos notariales mediante tecnología audiovisual en determinadas condiciones. La Orden Ejecutiva 207.7 fue aclarada por el Secretario de Estado con una guía actualizada, permitiendo a los firmantes utilizar firmas electrónicas de acuerdo con la Ley de Firmas y Registros Electrónicos de Nueva York, siempre que el notario dé fe de la firma electrónica.

Además, el 18 de marzo de 2020, se presentó la Ley de Seguridad y Habilitación del Comercio mediante la Notarización Remota y Electrónica de 2020 ("Ley SECURE") como Proyecto de Ley del Senado 3533. Si se aprueba, autorizará a todos los notarios de EE.UU. a realizar notarizaciones remotas en línea utilizando tecnología de audio-vídeo y tecnología de seguridad. El proyecto de ley también establece normas mínimas para las notarizaciones a distancia

Cómo puede OneSpan apoyar a RON

Con el aumento de la adopción de la firma electrónica y la necesidad de completar los documentos en línea, OneSpan puede ayudar a agilizar el proceso de RON con la función OneSpan Sign eNotary.

OneSpan Sign eNotary permite a los notarios públicos de las jurisdicciones estatales aprobadas atestiguar, firmar y sellar documentos electrónicamente en un escenario presencial con los firmantes. Para cumplir con los requisitos de la notarización remota en línea, OneSpan Sign eNotary puede utilizarse junto con el software de conferencia web para ayudar a cumplir con los requisitos legales especificados para su jurisdicción estatal.

Los notarios pueden aprovechar OneSpan Sign eNotary para crear un proyecto de notarización remota en línea que evite la interacción en persona y garantice la seguridad del acto notarial:

  1. El firmante se pone en contacto con el notario remoto en línea para solicitar una notarización remota en línea.
  2. El documento del firmante se envía al notario. El notario puede cargar el documento en OneSpan Sign, añadir el firmante al documento electrónico y, a continuación, colocar los campos de firma en el documento electrónico. A continuación, el notario incluye campos adicionales como su número de licencia, la jurisdicción y la fecha de caducidad de la licencia. El notario tiene la opción de colocar un campo de sello notarial que genera automáticamente la información del notario en un solo campo.
  3. El notario y el firmante se comunican en línea mediante un software de conferencia web. El notario registra la sesión de certificación como lo exige la normativa estatal.
  4. El notario valida la identidad del firmante como lo haría en persona, pidiéndole que sostenga su documento de identidad frente a la cámara o utilizando tecnología de verificación de identidad, de acuerdo con la normativa local. Una vez verificada la identidad del firmante, tanto el firmante como el notario deben firmar el documento. El notario pasará el control al firmante para que firme los documentos.
  5. Una vez que el firmante ha completado el proceso de firma y ha aplicado una firma electrónica, el notario volverá a tomar el control para firmar el documento electrónico y aplicar su Sello Notarial para completar la notarización.
  6. El nNotary remoto en línea registra cualquier información requerida en el eJournal que se incluye en la función OneSpan Sign eNotary.
  7. El notario descarga la parte grabada del proceso desde el software de conferencia web y la conserva con el documento electrónico firmado.
  8. El servicio OneSpan Sign entrega una copia del documento notariado al firmante por correo electrónico.

Si su organización está considerando un proceso de notarización remota en línea, es importante entender y seguir las regulaciones de la jurisdicción de su estado para los requisitos de notarización, según lo modificado por las órdenes ejecutivas de emergencia u otra orientación oficial.Los procedimientos de notarización remota en línea y de eNotary pueden variar dependiendo de las leyes estatales, y no todos los estados permiten a los notarios realizar la notarización remota en línea o utilizar eNotary. Hable con su departamento jurídico para que le asesore sobre este asunto

Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudar a su organización a apoyar la notarización remota en línea con las capacidades de eNotary y KBA. Si ya es cliente de OneSpan, póngase en contacto con su gestor de cuentas de OneSpan o con un representante de éxito de clientes para empezar a utilizar la función OneSpan Sign eNotary hoy mismo.

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El propósito de la información aquí contenida es únicamente informativo, está proporcionada tal cual en la fecha de su publicación, y no se debería recurrir a la misma como asesoría legal o para determinar el modo en que las leyes aplican a su negocio u organización. Se recomienda que obtenga orientación de su asesor legal en lo referente a las leyes de aplicación específica para su negocio y a cómo asegurar su conformidad.

Dilani Silva es Directora de Marketing de Producto en OneSpan. En su puesto, gestiona y ejecuta la estrategia de salida al mercado, el posicionamiento, los mensajes y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.