Casos de uso de educación superior para firmas electrónicas

Jodi Schechter, 15 de Noviembre de 2016
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La clase de 2020 se graduará sin conocer un mundo sin internet o teléfonos inteligentes. Lo que esto significa para los institutos de educación superior es que los estudiantes entrantes esperan una experiencia universitaria totalmente digitalizada, desde solicitudes escolares hasta préstamos estudiantiles, curso. estados de ánimo y traslados de clase. Si lo desea, incluso puede obtener su título completamente en línea.

La digitalización para esta generación no es un movimiento hacia la automatización. Está demostrado. El junio de 2016 Tendencias en la aceptación y admisión a la universidad informa que las solicitudes universitarias en línea ahora son abrumadoramente la norma en un 92 por ciento. Y una vez allí, los estudiantes exigen acceso Wifi, ancho de banda adecuado y seguridad de red para admitir el puñado de dispositivos que cada uno trae al campus: computadora portátil, teléfono inteligente, tableta, sistema de juego, según EducationDive.com .

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Habrá 23 millones estudiantes en la universidad para 2020. Aumento de la matrícula no solo ejerce una presión competitiva sobre las instituciones para atraer y retener estudiantes de alta calidad, sino que también carga los sistemas administrativos que administran y procesan el papeleo que lo acompaña. Muchas universidades todavía usan sistemas basados en papel que son "de la vieja escuela": manuales y que consumen mucho tiempo.

¿Cómo se cumplirán las demandas administrativas de las crecientes filas de una población universitaria?

Automatización

La captura de datos y los flujos de trabajo automatizados, especialmente aquellos que pueden acomodar dispositivos móviles, son esenciales para hacer que los procesos administrativos sean más eficientes. Cualquier medio que elimine el papel físico, reduzca los errores de formularios y agilice las transacciones, beneficia tanto al personal como a los estudiantes. Por lo tanto, las instituciones educativas con recursos limitados buscan ansiosamente soluciones digitales que sean simples de implementar, fáciles de adoptar y generen un impacto rápido y positivo en las operaciones administrativas sobrecargadas.

Firmas electrónicas cumplir con las recomendaciones de un informe reciente sobre este tema, Más rápido, más barato, más inteligente: Mejorando la eficiencia en las universidades de Ontario , que aboga por pasar de los sistemas en papel a los electrónicos. Desde las peticiones hasta la adquisición, el estudio destaca lo que las universidades individuales están haciendo para aprovechar la tecnología para modernizar la administración y digitalizar los procesos manuales.

"Las universidades buscan modernizar y transformar sus sistemas en beneficio de los estudiantes, el profesorado y el personal".
                                   Informe: más rápido, más barato, más inteligente: mejorar la eficiencia en las universidades de Ontario

Cada vez más, los colegios y universidades están aprovechando las firmas electrónicas para lograr dos objetivos importantes:

  • Eficiencias y ahorro de costos en gastos administrativos
  • Mantenerse competitivo al ofrecer capacidades digitales en línea completas

 

Casos de uso de administrador educativo

Una implementación temprana de firma electrónica en la educación superior, una solicitud de abandono del curso que requería la firma del instructor, se entregó originalmente a través de un portal para estudiantes en una gran universidad estatal del noreste. De esa transacción, que sigue siendo un elemento básico de la universidad, han surgido varios casos de uso común para las firmas electrónicas en la educación superior:

  1. Matriculación / incorporación de estudiantes
  2. Solicitudes de préstamos estudiantiles
  3. Descenso de clase / transferencias
  4. Profesor ausentismo / vacaciones
  5. Obtención

Las firmas electrónicas también se utilizan regularmente para garantizar la aprobación digital de las solicitudes de crédito de la escuela, los formularios de cambio de información personal, las solicitudes de abandono de cursos tardíos y las de aprobación y reprobación, y las aprobaciones generales de exámenes doctorales.
De acuerdo con las iniciativas para reducir el papel y emplear servicios compartidos, muchas oficinas de los Servicios de Tecnología de la Información Universitaria (UITS), un departamento que existe en cada campus principal para administrar las operaciones de TI, están utilizando firmas electrónicas para agilizar las solicitudes de pedidos y manejar las aprobaciones para la universidad. Amplios servicios de TI.  

Las interacciones más tempranas y continuas de los estudiantes entrantes con colegios y universidades juegan un papel en el proceso de admisión. Para cumplir y superar las expectativas de los estudiantes, así como para manejar las crecientes demandas administrativas, las firmas electrónicas modernizan y automatizan los procesos en papel en las instituciones de educación superior, manteniéndolos competitivos y operacionalmente inteligentes.