Cómo determinar si una solución de firma electrónica es fácil de usar

Mary Ellen Power, 12 de Diciembre de 2018

Para obtener el valor total de una solución de firma electrónica, las personas deben adoptarla y ver beneficios significativos en comparación con el método de lápiz y papel. Esa es la única forma en que continuarán usándolo a largo plazo. La solución, por lo tanto, debe ser fácil de usar para todos los que tocan las firmas electrónicas: firmantes, remitentes y TI por igual.

Lo último que desea es gastar dinero en una solución que es difícil para su personal de TI para poner en marcha y mantener.

En la misma línea, si la solución no es intuitiva de usar y requiere mucha capacitación, las personas se resistirán a usarla. Peor aún es una solución que es tan dolorosa de usar que, a pesar de que las personas han recibido capacitación, vuelven a la antigua forma de hacer las cosas. Entonces la pregunta es, ¿cómo puede determinar si una solución de firma electrónica es fácil de usar?

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al evaluar la facilidad de uso de una solución de firma electrónica.

Fácil para los firmantes

¿La solución de firma electrónica permite a las personas iniciar sesión en cualquier computadora o dispositivo móvil sin necesidad de capacitación y sin obligarlos a instalar ningún complemento o crear una cuenta para usar el servicio de firma electrónica? ¿La experiencia de firma electrónica está optimizada para dispositivos móviles y es capaz de detectar dispositivos de factor de forma pequeño como los teléfonos inteligentes? ¿La solución hace algo para acelerar el proceso de firma, como completar previamente los documentos con la información requerida, o incitar a las personas a firmar e iniciar en todos los lugares correctos?

Fácil para los remitentes

¿La solución de firma electrónica elimina los pasos manuales en el flujo de trabajo, como la preparación de documentos para la firma y el monitoreo del estado de los documentos que se han enviado para su firma? ¿La solución se asegura de que los documentos se devuelvan sin errores para que los empleados no tengan que volver a los firmantes para que se corrijan los documentos? ¿La solución ofrece una serie de opciones de autenticación de usuario listas para usar para ayudar a los remitentes a verificar las credenciales del firmante antes de darles acceso a la transacción?

Fácil para TI y desarrolladores

¿La solución de firma electrónica permite a los administradores del sistema colocar rápidamente las capacidades de firma electrónica en aplicaciones comerciales de terceros sin la necesidad de codificación o ayuda de los desarrolladores? Si se integra con su portal web, aplicación empresarial o sistema local, ¿la solución proporciona a los desarrolladores una API abierta y SDK totalmente compatibles, que incluyen documentación fácil de seguir, código de muestra y mejores prácticas?

Personalización de la interfaz de usuario

¿La solución de firma electrónica le permite marcar completamente el proceso de firma electrónica y poner su marca al frente y al centro para garantizar una experiencia de usuario perfecta? ¿Puede modificar la apariencia del flujo de trabajo de firma para que coincida con las pautas de su marca corporativa? Esto es especialmente importante para los flujos de trabajo que son más sensibles o de naturaleza transaccional. Nunca debería ser evidente para los usuarios que el flujo de trabajo de firma electrónica está siendo impulsado por una solución de terceros. De lo contrario, pueden no confiar en el proceso y, en última instancia, abandonar la transacción. Sin embargo, algunas soluciones de firma electrónica no le permiten personalizar todos los aspectos de la interfaz de usuario a su elección. En cambio, dejan huellas de su marca en diferentes puntos del flujo de trabajo de firma para promover su marca y sus propios intereses. 

Personalización de flujo de trabajo

¿La solución de firma electrónica le permite personalizar completamente el flujo de trabajo de firma electrónica para garantizar la experiencia de usuario más óptima? ¿Puede modificar cada aspecto del flujo de trabajo de firma electrónica para que esté optimizado para cada una de sus líneas de negocios, canales y transacciones? Esto incluye cómo se autentican los usuarios, cómo se presentan los documentos para su revisión y firma, el método utilizado para capturar las firmas de las personas, cómo se entregan las copias de los documentos firmados y qué aspectos del flujo de trabajo de firma electrónica deben automatizarse o completarse manualmente, en un base ad-hoc. Tenga en cuenta que algunas soluciones de firma electrónica no le brindan la flexibilidad de modificar el flujo de trabajo de firma electrónica. En cambio, dictan el flujo de trabajo de firma electrónica o proporcionan capacidades limitadas para personalizar el flujo de trabajo según sus requisitos únicos.

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La línea de fondo

El objetivo de pasar a un flujo de trabajo digital es facilitarlo a todos los involucrados. Eso significa hacer que sea más rápido y más conveniente para sus clientes, socios y proveedores hacer negocios con usted, mientras automatiza la mayor cantidad de partes posible del proceso para sus empleados. De esta manera, su personal puede concentrarse en sus responsabilidades principales en lugar de perseguir firmas, corregir errores y administrar el sistema.

Obtener más información

Para obtener más información sobre la facilidad de uso y otros criterios de selección que lo harán exitoso con las firmas electrónicas, lea esta nueva guía de los Centros de evaluación tecnológica: Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica: hacer la elección correcta para una eficiencia que ahorre costos y un servicio superior .   Esta publicación es parte de una serie de blogs de la Guía del comprador:

Mary Ellen tiene más de 30 años de experiencia liderando equipos de marketing y estrategia para empresas de tecnología. En su función como vicepresidenta de marketing en OneSpan, su equipo está a cargo del desarrollo de contenido, las operaciones de tecnología de marketing y la generación de clientes potenciales hasta el desarrollo comercial de oportunidades en etapas iniciales. Ha copresentado en más de 200 seminarios web y charlas con organizaciones bancarias, de seguros y gubernamentales, y