Cómo optimizar las firmas electrónicas en sus procesos de acuerdos digitales: más sobre los casos de uso de las firmas electrónicas

Adriana Pansera, 30 de Junio de 2022

Organizamos webcasts regularmente y compartimos las mejores prácticas para digitalizar procesos comerciales remotos. Si se perdió nuestro reciente webcast,  "Firmas electrónicas - Casos de uso y conceptos más avanzadosaquí le presentamos el resumen de 4 minutos. La presentación completa está disponible en cualquier momento.

¿Cómo puedo asegurarme de que mi negocio sobreviva y siga cumpliendo con los requerimientos de un mundo cada vez más remoto? Se trata de una pregunta que muchas organizaciones en todo el mundo tuvieron que considerar, ya que, a raíz de la pandemia, surgieron nuevos hábitos y realidades profesionales que ahora son parte de nuestra vida cotidiana. Ya estamos en la era virtual, una era en la que continuamos limitando las reuniones en persona y nos esforzamos por asegurar que las unidades remotas funcionen de forma consistente. Los empleados, socios y clientes quieren métodos fáciles y eficientes para continuar con los negocios y actividades diarias de manera segura.

Las soluciones de firmas electrónicas son esenciales para la transformación digital de cualquier organización, independientemente de su tamaño o industria. Los flujos de trabajo automatizados agilizan el proceso de firma de documentos, lo que significa que se desperdicia menos energía procesando errores, esperando aprobaciones y gestionando documentos físicos, lo que a su vez libera más tiempo para ofrecer una experiencia óptima a clientes y empleados. Tanto los casos de uso internos como los externos se benefician de las firmas electrónicas en entornos entre compañías, entre compañías y clientes y entre compañías y empleados.

En la primera parte de esta serie de seminarios web, presentamos una descripción general de las estrategias y mejores prácticas para optimizar sus procesos de acuerdos digitales y proporcionar un punto de partida para comenzar con las firmas electrónicas en su organización. Estos son los elementos esenciales del proceso de firma sin papel.

Principales casos de uso de las firmas electrónicas

Estamos cambiando nuestras formas tradicionales de trabajar para adaptarnos a las necesidades cambiantes de nuestros empleados, socios y clientes. En la banca, préstamos y seguros, la apertura de cuentas digital ha tenido un papel central. Al permitir que los clientes completen los procesos de solicitud a través de canales remotos, las instituciones financieras se benefician del ahorro de tiempo y costos en procesos como solicitudes de préstamos, y al mismo tiempo mejoran la experiencia del cliente y los niveles de satisfacción. En el cuidado de la salud, las firmas electrónicas facilitan la finalización de formularios de consentimiento e incorporación de pacientes, y las agencias gubernamentales también se benefician gracias al mantenimiento de servicios esenciales sin que haya interrupciones en tiempos de crisis.

Principales casos de uso de firmas electrónicas

Aquí le mostramos algunos casos de uso en el mundo real como ejemplo de cómo comenzar con las firmas electrónicas en flujos de trabajo internos y externos. Sin importar cuál sea su caso de uso inicial, siempre debe tener en cuenta el contexto general. Cualquier solución de firma electrónica que elija debe poder ser ampliada para su uso en toda la organización, para que pueda anticiparse a las futuras necesidades de digitalización y maximizar el valor de las firmas electrónicas en toda la empresa.

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Más información

 

Incorporación de recursos humanos (de compañía a empleados)

Crear una gran experiencia para los nuevos empleados es fundamental para la retención a largo plazo, la lealtad y la satisfacción en el lugar de trabajo. Para los departamentos de recursos humanos, la incorporación de nuevos empleados es un proceso lento y pesado que requiere mucho papeleo, así como seguimientos frecuentes, tiempo de espera para las firmas y un ciclo repetitivo de impresión, escaneo y archivo. A través del uso de firmas electrónicas, su organización puede automatizar y agilizar el proceso de incorporación, eliminando los complicados pasos manuales y reduciendo los errores que pueden surgir debido a la pérdida o extravío de los documentos. Se pueden utilizar plantillas para reducir el tiempo dedicado a la preparación de paquetes de documentos, y los largos formularios de políticas y códigos de conducta se pueden digitalizar y archivar fácilmente. El envío masivo de documentos electrónicos puede ayudar a eliminar la necesidad de crear y enviar transacciones individuales para cada nuevo empleado. Por ejemplo, el panel de OneSpan Sign permite a los remitentes realizar un seguimiento del estado de todas las transacciones en curso. Esto asegura una progresión ordenada a través del flujo de trabajo y resulta útil a la hora de gestionar múltiples transacciones a la vez, aumentando el nivel de productividad general de los equipos de recursos humanos.

Acuerdos de proveedores (compañía a compañía)

Los acuerdos de proveedores son un proceso en el que el tiempo es un factor importante, y se requiere la colaboración entre departamentos internos y externos. Con muchos puntos débiles potenciales y un alto nivel de controles internos, querrá asegurarse de que el proceso cumpla con sus estándares corporativos y sea confiable si es necesario revisarlo o se lleva a cabo una auditoría. Las firmas electrónicas ayudan a acelerar el proceso de finalización del contrato, simplificando los flujos de trabajo de documentos complejos con características como la firma grupal, que crea un grupo predefinido de firmantes individuales que pueden firmar en nombre de todos, o la capacidad de reasignar privilegios de firma a la persona con la autoridad para firmar. Toda la evidencia electrónica se captura en un registro de auditoría a prueba de manipulaciones, lo que facilita que los auditores y oficiales de cumplimiento puedan ver todas las acciones tomadas durante la ceremonia de firma.

Gestión de patrimonios (de compañía a consumidor)

Ahora que hemos vivido en un mundo virtual debido a la pandemia, los asesores y los clientes pueden sentirse frustrados si se encuentran con engorrosos procesos manuales en papel. Las firmas electrónicas pueden reducir los errores en los documentos, la falta de datos en los formularios y, en general, pueden evitar que el cliente tenga una mala experiencia, lo que le permite ofrecer servicios financieros personalizados a través de canales remotos. La firma en un dispositivo móvil permite a los clientes firmar de forma fácil y cómoda desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, sin tener que ir nunca a una oficina. Las transacciones se pueden proteger utilizando diferentes niveles de autenticación asociados a cada acción, como un código de acceso único enviado por SMS o un desafío de preguntas y respuestas. La seguridad se puede configurar individualmente para cada cliente en función de su relación con la institución. Reducir el tiempo de preparación y gestión de documentos libera a los asesores para que puedan enfocarse en actividades de mayor valor agregado, como cuidar sus relaciones con los clientes para continuar brindando una experiencia que genere lealtad.

Conclusión

Las firmas son esenciales; están en todas partes en su organización. Sea cual sea su punto de comienzo con el software de firmas electrónicas, una vez identificadas sus ventajas en un área, querrá extender los beneficios a otros casos de uso y departamentos para obtener la máxima rentabilidad. Con transacciones seguras y confiables, creará una experiencia más fluida y fácil de usar para sus clientes, socios y empleados, lo que generará tasas de finalización más altas y una mayor eficiencia en cada etapa de procesamiento de sus acuerdos digitales.  

¿Ya usa firmas electrónicas en su organización y quiere saber cuál es el siguiente paso? Este seminario web es la parte 1 de la serie "Firmas electrónicas - Casos de uso y conceptos más avanzados". Lea las partes 2 y 3 para obtener más información sobre cómo las firmas electrónicas pueden transformar los negocios remotos. 

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Seminario Web

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En este seminario web, un equipo de expertos en negocio digital ofrecerá una visión de conjunto de las prácticas y estrategias recomendadas para procesos de acuerdos digitales.

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Para ver más casos de uso de firmas electrónicas en entornos B2E, B2B y B2C, incluyendo demostraciones en directo, puede ver la grabación de nuestro seminario web, "Firmas electrónicas - Casos de uso y conceptos más avanzados". Para saber más sobre cómo OneSpan Sign puede respaldar sus proyectos de digitalización, lea nuestra Guía sobre firmas electrónicas para principiantes y descargue la Lista de comprobación de preparación para las firmas electrónicas para determinar la mejor manera de empezar con las firmas electrónicas en su organización.

Adriana Pansera es especialista en marketing en OneSpan y es responsable de la difusión y de los eventos relacionados con la digitalización de las empresas. Como narradora digital con experiencia en diversos sectores, utiliza su licenciatura en filología inglesa para comunicar cómo nuestras experiencias están influenciadas por nuestra relación con la tecnología y el mundo.

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