Cómo su departamento de RRHH puede alcanzar el éxito organizativo con la firma electrónica

Publicado originalmente en el blog de G2 Crowd.  

Los Recursos Humanos (RRHH) están en el centro de toda la actividad de los empleados: contratación, evaluación del rendimiento, incorporación, nóminas y desarrollo profesional. Tradicionalmente, los departamentos de RRHH han sido de naturaleza administrativa, sirviendo a las funciones orientadas a los procesos del equipo de dirección de una organización.  

Más recientemente, los líderes de RRHH están tomando las riendas para revolucionar la experiencia de los empleados y cambiar las organizaciones hacia una mentalidad digital. Este nuevo enfoque impulsa la competitividad y el éxito de la organización

RRHH Y EL PROBLEMA DEL PAPEL

El problema del papel no es ajeno a los departamentos de RRHH. El volumen de documentos que gestiona un departamento de RRHH puede ser abrumador. Desde los acuerdos de confidencialidad, los formularios de nuevas contrataciones, la distribución de las políticas de los empleados, hasta las evaluaciones del rendimiento y los formularios de seguros de los empleados, la cantidad de papeleo que se produce en la prestación de servicios de RR.HH. a las partes interesadas es enorme.  

Los procesos manuales pueden llevar a los departamentos de RRHH a ahogarse en un mar de impresiones. La necesidad de racionalizar los procesos basados en el papel es más importante que nunca, no sólo para reducir el tiempo dedicado a los procesos manuales, sino para eliminar los costosos errores de cumplimiento y las ineficiencias. La digitalización ayuda a los RRHH a ser más productivos y mejora la auditabilidad y el cumplimiento de la normativa.

Cada vez más departamentos de RRHH adoptan la tecnología para ayudar a automatizar las actividades administrativas manuales y repetitivas y acelerar las operaciones. Como resultado, RRHH puede centrarse en actividades de valor añadido como la atracción de talento, la incorporación más rápida de nuevas contrataciones y la revolución de la experiencia del empleado.  

CÓMO LA FIRMA ELECTRÓNICA PUEDE AÑADIR VALOR A LAS ORGANIZACIONES

¿Ha adoptado su departamento de RRHH la transformación digital? Si su departamento de RRHH está planeando transformarse, la tecnología de firma electrónica debería considerarse como un componente clave para lograr una verdadera digitalización de principio a fin.  

El primer paso en este camino es convertir los documentos en papel en archivos digitales que puedan ser fácilmente almacenados, accesibles y compartidos con otros. Piénsalo, la mayoría de nosotros ya lo hacemos: creamos gran parte de nuestros contenidos en nuestros ordenadores, como documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones, y podemos guardar estos documentos en nuestro ordenador. Podemos compartirlos fácilmente por correo electrónico o incluso subirlos a la nube.  

Algunas organizaciones están llevando las iniciativas digitales un paso más allá, adoptando plataformas sofisticadas como los sistemas de automatización de flujos de trabajo y contenidos (WCA) para agilizar la colaboración. Para completar los flujos de trabajo digitales sin tener que recurrir al papel, las organizaciones están añadiendo la firma electrónica a sus procesos documentales, lo que elimina la necesidad de imprimir documentos digitales y dar vueltas para obtener firmas húmedas. La firma electrónica es una pieza pequeña, pero importante, para ayudar a las organizaciones a lograr una transformación digital completa.  

Desde la contratación y la incorporación hasta la gestión del rendimiento, RRHH utiliza la firma electrónica en cada paso del ciclo de vida del empleado para lograr una mayor productividad, comodidad y rentabilidad. La firma electrónica puede ser una tecnología que cambia las reglas del juego y puede ayudar a proporcionar valor a su organización de las siguientes maneras

• Elevar la experiencia de los empleados: los responsables de RRHH creen firmemente que la creación de una experiencia memorable para los empleados es un reflejo de la mejor experiencia para los clientes. Las principales organizaciones de RRHH están equipando a los empleados con las últimas herramientas tecnológicas y aplicaciones móviles que permiten los flujos de trabajo digitales

• Permitir el trabajo a distancia: Un proceso electrónico rompe las fronteras, creando flujos de trabajo racionalizados independientemente del dispositivo o la ubicación. Muchas organizaciones están recurriendo a las tecnologías móviles para crear una cultura de empoderamiento, en la que los empleados puedan tomar decisiones y hacer avanzar los proyectos desde cualquier lugar.

• Mejora de la productividad: la firma electrónica reduce los tiempos de tramitación, liberando a los empleados de tareas administrativas innecesarias para que puedan aplicar su experiencia donde es importante, lo que aumenta la moral y la productividad.

• Garantizar el cumplimiento: los procesos automatizados pueden aplicar reglas de flujo de trabajo para que desaparezcan errores comunes como la falta de documentos, páginas o firmas. Además, los procesos digitales proporcionan visibilidad del estado del proceso de firma, con una pista de auditoría completa de las acciones de cada firmante para demostrar el cumplimiento.

CASOS DE USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA PARA RRHH

Muchas organizaciones están cosechando los beneficios de utilizar la firma electrónica en toda la empresa. A continuación se presentan algunos casos de uso que demuestran cómo los departamentos de RRHH han transformado su negocio utilizando la firma electrónica con eSignLive

• Las Fuerzas Aéreas de EE.UU. aceleran su proceso de reclutamiento con las firmas electrónicas: antes de las firmas electrónicas, los oficiales de reclutamiento pasaban una media del 70 al 80% de sus días de trabajo procesando papeleo que requería firmas de diferentes partes. El gasto medio de incorporación en papel de las Fuerzas Aéreas de Estados Unidos fue de 27.200 dólares por recluta. Las Fuerzas Aéreas de EE.UU. recurrieron a eSignLive para que les ayudara a crear un proceso digital integral que integrara las firmas electrónicas con Salesforce, Drawloop y Mercury SMS. La digitalización con la firma electrónica ayudó a las Fuerzas Aéreas de EE.UU. a reducir los retrasos y errores provocados por el papel y, a su vez, les ayudó a acelerar el proceso de contratación.

• Lifesprkagiliza la contratación y la incorporación de personal altamente distribuido: Lifesprk, un proveedor estadounidense de servicios de asistencia domiciliaria, se enfrenta a un crecimiento del 30% que ha puesto a prueba su capacidad de contratación. El departamento de RRHH de Lifesprk, compuesto por tres personas, contrataba a 12 personas al mes y el proceso duraba una media de dos semanas. Los nuevos empleados debían firmar cientos de páginas de documentación en la oficina de la empresa. eSignLive ayudó a Lifesprk a implantar una solución de firma electrónica en sólo una hora. Desde que utiliza eSignLive, Lifesprk ha aprovechado las opciones de autenticación, las firmas electrónicas remotas con dispositivos móviles y ha cumplido plenamente los requisitos de cumplimiento con pistas de auditoría completas. Además, Lifesprk ha reducido su proceso de incorporación de 2 semanas a 3 días.

• Las firmas electrónicas ayudan a la Oficina del Censo de EE.UU. a ahorrar costes y tiempo: La Oficina del Censo de EE.UU. puso en marcha una solución de gestión del rendimiento digital basada en la nube y necesitaba un proveedor de firmas electrónicas que cumpliera la normativa FedRAMP. eSignLive ayudó a la Oficina del Censo de EE.UU. a reducir los plazos de los ciclos de revisión en un 70%, reduciendo los tiempos de procesamiento de tres meses a una media de 27 días. La Oficina prevé un ahorro de 5 dólares por firma, es decir, 1,2 millones de dólares anuales en costes de impresión, franqueo, almacenamiento y manipulación.

Ha llegado el momento de que su departamento de RRHH se digitalice con la firma electrónica. eSignLive ayuda a mejorar la eficiencia en todo el ciclo de vida del empleado simplificando el proceso de obtención de firmas electrónicas.  

Si usted es un departamento de RRHH que quiere argumentar a favor de la firma electrónica, le invito a leer nuestro libro blanco "The Case for E-Signatures in HumanResources". ¿Está preparado para dar el salto a la firma electrónica? Regístrese para obtener una prueba gratuita de 30 días y descubra lo fácil que es enviar y firmar documentos con firmas electrónicas.