Compañía de Seguros Colombiana Aumenta Su Eficiencia con la Firma Digital

Vemos que, en grandes instituciones financieras, compañías de seguros y clientes empresariales, se desarrolla un patrón recurrente. La eficiencia del proceso y el ahorro de costos que se generan al aprovechar OneSpan Sign en un departamento a menudo inspira a otros departamentos a digitalizar. El primer caso de uso no suele ser el último.

Cuando se aprobó una nueva reglamentación colombiana, a fines de 2017, que cambió los requisitos en el país en torno a las firmas electrónicas, una compañía de seguros colombiana aprovechó la oportunidad de adoptar firmas electrónicas y digitalizar el último paso que faltaba en su proceso de compra.

OneSpan Sign demostró ser tan exitoso en la optimización y digitalización de su proceso de seguros que, al poco tiempo, otros departamentos comenzaron a consultar sobre las firmas electrónicas.

En este blog, exploraremos cómo las firmas electrónicas siguen creando eficiencias y ahorros de costos a medida que el cliente expande la solución más allá de su caso de uso inicial.

Las pólizas de seguro que dependen de la tinta y una tarjeta de índice de 3x4

Antes de 2018, esta compañía de seguros ya había digitalizado casi todo su proceso de compra e incorporación de pólizas de seguro.

Permaneció un paso al final del proceso que se gestionó de forma manual.

Debido a las regulaciones en ese momento, los titulares de pólizas de seguro necesitaban firmar un formulario de Aceptación de asegurabilidad para que la póliza entre en vigencia. El formulario era una tarjeta índice de 3x4 pulgadas que reconocía, básicamente, que el beneficiario del seguro no tenía afecciones preexistentes sin incluir en la póliza. La compañía de seguros tuvo dificultades para archivar de manera confiable estos formularios y presentarlos ante un tribunal cuando sus clientes los impugnaron. Como resultado, la aseguradora se vio obligada a pagar pólizas de seguro que, de otro modo, no hubiera tenido que hacerlo, simplemente porque el formulario esencial era fácil de extraviar.

Los requisitos en torno a las firmas manuscritas en el formulario de aceptabilidad de seguros cambiaron a fines de 2017 y la compañía se encontraba ansiosa por implementar firmas electrónicas y, finalmente, digitalizar este engorroso paso en su proceso. Gracias a las firmas electrónicas, cada formulario de aceptabilidad del seguro firmado se archivaría de forma automática e inmediata con el resto de la póliza, donde se puede encontrar y reproducir en el tribunal si es necesario.

Implementación y expansión a otras áreas comerciales

La compañía de seguros eligió OneSpan Sign por su solución de firma electrónica, dado que ya había implementado y utilizado las soluciones de seguridad de OneSpan durante algún tiempo. Sabían que OneSpan era un socio confiable y diligente y, en abril de 2018, la compañía de seguros ya firmaba electrónicamente todos los formularios de aceptabilidad de seguros.

Desde entonces, otros departamentos de la compañía comenzaron a integrar firmas electrónicas, incluidos Recursos Humanos, Compras, Legal y Préstamos Hipotecarios.

Hay dos aspectos clave de esta historia que vale la pena destacar: el primero implica el caso de uso para el departamento Legal y el segundo implica el proceso de evaluación y selección de proveedores.

Caso de uso del departamento Legal: Eliminar la pila de contratos todos los viernes

Todos los viernes, el director ejecutivo de la compañía de seguros revisaba los contratos completados de la semana y proporcionaba la aprobación y la firma finales antes de que los contratos entraran en vigencia.

Antes de usar firmas electrónicas, este era un proceso lento, manual y tedioso. Los contratos se imprimían y entregaban al director ejecutivo en una pila alta. Luego, el director ejecutivo revisaba manualmente cada contrato, se aseguraba de que las firmas fueran correctas, que toda la información necesaria estuviera vigente y, solo entonces, el director ejecutivo podía dar su firma.

Inevitablemente, el director ejecutivo o el equipo legal encontraban algunos errores en los documentos. Tal vez se había omitido una firma en una página o había una fecha inexacta en otra. Estos contratos debían volver a emitirse, firmarse, imprimirse y llevarse nuevamente al escritorio del director ejecutivo antes de recibir la aprobación final. La frecuencia con la que esto ocurría aumentaba el tiempo del proceso a un mes.

Gracias a OneSpan Sign, los firmantes no pueden completar una ceremonia de firma a menos que se presenten todas las firmas y se completen todos los demás campos del formulario. Este simple paso obligatorio produjo reducciones drásticas en el tiempo del proceso. Al eliminar los errores de documentos del proceso, el tiempo promedio de finalización se redujo de un mes a una semana.

El servicio al cliente gana la lealtad del cliente

Cuando la división bancaria de esta compañía de seguros se interesó en las firmas electrónicas, eligió someterse a un proceso formal de evaluación de tecnologías y proveedores. OneSpan estaba incluida en la lista de proveedores y competía contra otros líderes de la industria por la cuenta. Si bien la relación que tenían con otras áreas del negocio fue útil, la calidad del servicio de nuestro equipo y el camino que siguió OneSpan para garantizar el éxito en la transformación digital marcó la diferencia.

OneSpan proporcionó un nivel excepcional de responsabilidad y capacidad de respuesta durante el proceso de evaluación de proveedores. Incluso después de que comenzó la implementación, el equipo de OneSpan estuvo allí para ayudar a organizar las más de 200 plantillas de documentos que la empresa debía usar. OneSpan dividió cuentas, organizó permisos y ayudó a garantizar que el proceso fuera eficiente y utilizable para todos los involucrados.

Las firmas electrónicas son un camino directo hacia la eficiencia

El desarrollo y la implementación de firmas electrónicas aún están en marcha en algunos departamentos de esta compañía de seguros, pero su historia es un testimonio de las ganancias de eficiencia de la digitalización. A lo largo de los años, la relación entre OneSpan Sign y la compañía de seguros ha seguido creciendo y nuevos departamentos se siguen sumando a la firma electrónica.