Cree Un Negocio Sostenible Con El Uso De Firmas Electrónicas

Aún recuerdo mi primer contrato de hipoteca.

Había muchas hojas de papel, cinco copias de cada documento. Recuerdo que tenía la mano cansada de firmar tantas páginas. El asesor del banco me llamó para pedirme firmas adicionales, algo que, por supuesto, tenía que hacerse en persona. Todo el proceso tomó muchas horas y fueron necesarias varias reuniones presenciales en la sucursal. Al final, me llevé a casa una carpeta gruesa con el contrato de la hipoteca y sus 20 anexos.

Recuerdo que estaba agotado y frustrado por tener que compaginar mis citas con el banco con mi horario de trabajo. Por otro lado, también me preguntaba qué sucedía a una escala más grande, es decir, ¿cuánto papel, tóner y lugares de almacenamiento eran necesarios para poder tener estos contratos? Me preguntaba, ¿por qué en pleno siglo XXI, en una época donde todos hablamos de la sostenibilidad ambiental y las energías limpias, mi banco no ofrece un trámite digital con firmas electrónicas?

Un proceso que requiere mucho papel

Sabía que los préstamos son un proceso que requiere mayor seguridad, pues son muchos contratos y que tiene un ciclo de vida extenso, y también que había riesgos significativos que justificaban esa cantidad de documentos, ya que todo debía tener mi firma manuscrita y estar debidamente archivado. Sin embargo, no podía evitar preguntarme si no había una manera de mejorar ese proceso tan complicado y si yo, como consumidor, debería sentirme culpable por usar tanto papel para un solo contrato.

15 años más tarde, trabajo para una empresa que ofrece soluciones que ayudan a agilizar procesos como hipotecas y préstamos. He descubierto que, al igual que yo, las principales instituciones financieras y líderes empresariales de todo el mundo también se hacen la misma pregunta: ¿Cómo se pueden cambiar los procesos que requieren mucho tiempo y papel? ¿Cómo podemos liberar estos recursos y ofrecer un proceso de firma de documentos que sea una mejor experiencia para los clientes? ¿Cómo una estrategia empresarial puede incorporar iniciativas de sostenibilidad que contribuyan a proteger nuestro medio ambiente?

En este caso, es posible encontrar una solución buena para todos y agilizar el proceso, tener ahorro de tiempo, hacer felices a los consumidores, tener un alto nivel de seguridad y hacer todo esto con una estrategia sostenible. Estoy seguro de que ya ha escuchado el término «sin papel» varias veces, pero ¿qué significa en la práctica?

Los procesos «sin papel» son parte de una estrategia empresarial de sostenibilidad

«Sin papel» no significa «todo o nada». Significa reducir la cantidad de papel utilizado en toda la empresa y reemplazar procesos que tradicionalmente requieren importantes inversiones en papel, de modo que los acuerdos puedan completarse de manera digital. La digitalización reduce los costos de papel y tinta, pero también la gestión de documentos: el manejo, almacenamiento, envío, archivo, recuperación y destrucción de documentos.

El papel ha sido un elemento crucial de las operaciones comerciales durante muchos años, pero los tiempos y los flujos de trabajo están cambiando. Muchas empresas han analizado con detalle sus operaciones diarias y están considerando formas de ser más respetuosas con el medio ambiente, lo que incluye el consumo de papel. A fin de cuentas, se trata de un valor estratégico, pero modernizar procesos que no han cambiado durante muchos años puede suponer un desafío. Cuando un cambio en la organización incluye a las personas y sus hábitos, puede ser necesario tener un enfoque gradual. Como dijo un antiguo filósofo chino, Lao Tzu:

«Un viaje de mil millas comienza con un solo paso».

También se puede interpretar de una manera un poco diferente: si decidimos tomar una iniciativa, el resto de la empresa seguirá el modelo. De eso se trata la (r)evolución sin papel.

La digitalización de su modelo de negocio y la adopción de un enfoque más ecológico pueden comenzar con una iniciativa de este tipo, aunque abarque solo algunos procesos al principio. Tal vez el cambio suceda solo en algunas sucursales seleccionadas, o en algunas oficinas, o en una única división comercial. Pero ya será el comienzo de ese viaje de mil millas.

Las firmas electrónicas respaldan los esfuerzos de sostenibilidad de su nuevo negocio

Los documentos electrónicos son una de las tecnologías clave que respaldan un modelo sin papel y de desarrollo sostenible. Con esta tecnología, las organizaciones pueden digitalizar sus transacciones a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye desde la preparación de documentos hasta la gestión del proceso de firma, el almacenamiento de documentos de una forma segura y que cumpla con la validez jurídica y, finalmente, la eliminación de registros cuando llegan al final de su vida útil.

Hay múltiples puntos de contacto entre la tecnología de firmas electrónicas y su empresa, incluidos los siguientes:

• Empresa a empleado (B2E): Procesos internos como la firma electrónica simple de contratos de trabajo o la circulación de documentación dentro de la compañía.
• Empresa a empresa (B2B): Procesos relacionados con proveedores y socios, como contratos, acuerdos de confidencialidad y otros acuerdos con proveedores.
• Empresa a consumidor (B2C): Puede acelerar prácticamente cualquier proceso de cara al cliente y completar acuerdos digitales de forma remota.

Los principales beneficios de la firma electrónica van desde acelerar el proceso de firma y aumentar la eficiencia a través de la automatización, hasta eliminar los costos relacionados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos. Es posible que desee adaptar su empresa para firmar remotamente y de forma segura debido a las limitaciones relacionadas con la pandemia. O que requiera la firma digital de los clientes que no pueden visitar sus oficinas.

Las posibilidades son infinitas y los beneficios son claros. A menudo nuestros clientes nos dicen que la implementación del uso de la firma electrónica los ayudó a conseguir más clientes, a cerrar tratos más rápidamente y a simplificar operaciones muy complejas. Muchos de ellos aprecian la comodidad de poder firmar documentos de forma remota y la confianza de tener siempre disponibles los registros de auditoría, que detallan todas las acciones de las partes involucradas.

Las firmas electrónicas respaldan sus objetivos ambientales

Reducir su huella ambiental es cada vez más importante y los consumidores también son cada vez más conscientes del medio ambiente. La pandemia de COVID-19 ha sido un paso adelante en este sentido. Según una encuesta realizada por BCG, las personas ahora están más preocupada por abordar los desafíos relacionados con el medio ambiente. El 87% de los encuestados piensa que las organizaciones deberían prestar más atención a la sostenibilidad en sus operaciones. Como resultado, vemos que hay más empresas que están incorporando objetivos comerciales relacionados con la sostenibilidad en sus declaraciones de misión y estableciendo controles para los procesos que afectan el medio ambiente.

Las firmas electrónicas ayudan a consumir menos papel

Está claro que una de las principales ventajas de las firmas electrónicas es que reducen la necesidad de usar papel. ¿Recuerda mi contrato de hipoteca con todos sus anexos, impreso en cinco copias? Agregue a eso todos los borradores impresos y las diferentes ediciones y errores tipográficos que hicieron que fuera necesario volver a imprimir, y multiplique esa cantidad por la cantidad de solicitudes de hipoteca que el banco procesa cada año. La solución de firma electrónica también reduce las tasas de error y el tener que repetir el proceso porque el papel se rompió o arrugó.. Esto no solo ahorra papel, sino que mejora la productividad de los empleados, permitiéndoles concentrarse en actividades de valor agregado en lugar de tener que manejar los procesos relacionados con cuidar la integridad de los documentos.

Case Study

„Before OneSpan, each of OneMain’s branches generated a stack of paper as high as the Empire State building every month.”

Thanks to e-signatures, in just two years, OneMain has eliminated $500,000 in annual toner costs alone; the branches no longer generate a 1000-foot stack of loan papers every month.

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La firma electrónica ayuda a ahorrar agua

El consumo de papel no solo tiene que ver con la materia prima utilizada para su producción. También tiene un cierto impacto ambiental relacionado con el agua. Según una investigación publicada por el UNESCO-IHE Institute for Water Education (Instituto UNESCO-IHE para la Educación sobre el Agua), la huella hídrica de una hoja de papel de tamaño A4 oscila entre 2 y 13 litros. La industria de la pulpa y el papel es la mayor consumidora industrial de agua en los países occidentales.

Las firmas electrónicas ayudan a reducir las emisiones de CO2

La producción de papel también requiere transporte y trae consigo todos los demás problemas asociados con la gestión de una gran cadena de suministro. Esta cadena de suministro comienza con la extracción de materias primas para la creación de papel y continúa con el transporte de la madera a las fábricas. Después viene la producción de papel, el envío a las tiendas y revendedores y la entrega a los usuarios finales. Todos estos niveles en el proceso de entrega de papel crean emisiones de efecto invernadero, por lo que reducir el consumo de papel mediante el uso de firmas electrónicas tiene un impacto positivo en el medio ambiente durante todo el ciclo de producción.

Las firmas electrónicas ayudan a reducir las emisiones relacionadas con los mensajeros y otros servicios de entrega. Los documentos confidenciales, como los contratos, deben enviarse al firmante y luego devolverse a la persona responsable del contrato. Si tiene que recabar varias firmas autografas, los documentos emprenden un largo viaje, pasando de un firmante al siguiente. La capacidad de firmar documentos de forma remota también elimina las molestias relacionadas con que sus clientes tengan que ir físicamente a una sucursal para firmar documentos y protege el contenido del mensaje. Además de los ahorros obvios de tiempo y costos a la hora de completar cualquier proceso, considere las emisiones de todos los automóviles que transportan documentos entre destinos y cómo las firmas electrónicas eliminan la necesidad de emplear servicios de mensajería.

Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de archivado físico

Por último, pero no menos importante, el almacenamiento adecuado de los documentos firmados también supone un costo significativo. Asegurar una ventilación adecuada, controlar el nivel de humedad para que no haya moho y mantener una temperatura óptima con aire acondicionado de calidad es un proceso costoso que además es muy perjudicial para el medio ambiente. Si consideramos cada documento almacenado, el impacto de estos requisitos es mayor que el del almacenamiento digital en un centro de datos seguro.

Las soluciones de firma electrónica pueden archivar automáticamente los documentos firmados electrónicamente en un depósito que su organización elija, sin necesidad de imprimir copias firmadas y almacenarlas en una ubicación física. Esto reduce la cantidad de papel que se utiliza en las oficinas, así como los gastos relacionados con el almacenamiento de copias impresas.

Analyst Report

BMO: Digital Transformation in Personal Banking

Prior to e-signatures, the Bank of Montreal estimated they consumed 1.6 billion sheets of paper a year. Learn how BMO used the unit cost of paper to build the business case for e-signatures and e-forms.

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Cómo comenzar con su estrategia comercial sostenible

La tecnología de firmas electrónicas es una forma de sostenibilidad.

Ya sea que represente a una institución financiera, una compañía de seguros, una agencia gubernamental, una organización sin fines de lucro u otro tipo de empresa, el impacto social y climático son temas importantes para la responsabilidad social de las corporaciones. La neutralidad de carbono, la reducción del consumo de combustibles fósiles y recursos naturales, y una mayor eficiencia energética tienen un impacto en las puntuaciones ESG y, en el panorama empresarial actual, sin duda serán un factor importante en el éxito financiero. Si su organización quiere unirse a esta transformación, pero no está seguro de dónde empezar, consulte la Guía para principiantes sobre la tecnología de firma electrónica.