Cuando la Ley ESIGN cumple 20 años, el distanciamiento social hace que la firma electrónica sea más esencial que nunca

Michael Magrath, 30 de Junio de 2020

El 30 de junio de 2020 se cumple el 20º aniversario de la entrada en vigor de la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act), que legaliza el uso de la firma electrónica para firmar y almacenar documentos digitales.

Este movimiento abrió la puerta a una nueva era de negocios digitales. Además de proporcionar la comodidad de poder firmar contratos legalmente vinculantes desde cualquier lugar, permitió a las empresas aumentar considerablemente la productividad, mejorar la experiencia del cliente, garantizar la seguridad y reducir los costes de las transacciones.

Esto se ha demostrado en Estados Unidos, donde la Ley ESIGN y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) dan reconocimiento legal a las firmas y registros electrónicos para satisfacer los requisitos legales "por escrito" de las transacciones. Estas Leyes permiten a las organizaciones adoptar un proceso de firma electrónica uniforme en casi todos los estados, lo que garantiza el futuro de su interacción con los clientes.

Aunque la falta de educación sobre la legalidad de la firma electrónica ha provocado históricamente algunas vacilaciones en torno a la adopción de esta tecnología, la pandemia de la COVID-19 hizo que la firma electrónica pasara a ocupar un lugar destacado en las agendas empresariales este año, impulsando una mayor transformación digital entre las instituciones financieras y sus clientes.

La firma electrónica ha demostrado ser esencial en un momento en el que la gente no ha podido salir de su casa. La tecnología ha desempeñado un papel fundamental en el mantenimiento de la continuidad de la actividad, al tiempo que se ha reducido la exposición al virus y se han cumplido las directrices de distanciamiento social establecidas por las autoridades de salud pública.

En resumen: no se puede subestimar la importancia de la firma electrónica como tecnología fundamental. Los esfuerzos de transformación digital, la carrera por ofrecer la mejor experiencia al cliente y, más recientemente, la pandemia mundial han acelerado la adopción de la tecnología. Casi de la noche a la mañana, COVID-19 cambió la forma en que los organismos públicos y las empresas interactúan con las personas, lo que significa que el uso generalizado de la firma manuscrita tradicional podría llegar a su fin.

Globalización

Las preguntas sobre los requisitos legales y las implicaciones de la firma electrónica han acompañado durante mucho tiempo los debates sobre la firma electrónica. Esto está cambiando rápidamente a medida que las leyes se ponen al día con la creciente adopción de la tecnología. En muchos países, los registros electrónicos y las firmas en formato electrónico se tratan ahora como cualquier otro tipo de datos electrónicos y son tan admisibles como si fueran registros en papel. Esto ha sentado las bases para el futuro de los negocios digitales en todo el mundo.

En Canadá, por ejemplo, las leyes provinciales de firma electrónica otorgan a las firmas electrónicas el mismo efecto y estatus legal que las firmas manuscritas. Asimismo, de forma similar a las leyes provinciales, la parte 2 de la Ley de Protección de la Información Personal y de los Documentos Electrónicos (PIPEDA), de carácter federal, prevé un régimen que establece equivalentes electrónicos a los documentos y firmas en papel. El Plan de Respuesta Económica COVID-19 del país ha dado recientemente un paso más, ya que la firma electrónica cumple los requisitos de firma de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

En Europa, la adopción de la firma electrónica dio un paso importante en 2016 gracias al reglamento de identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS). eIDAS se aplica por igual a todos los estados miembros de la UE y ha servido para acelerar la transformación digital en países de toda Europa al establecer el reconocimiento legal de todos los tipos de firma electrónica para el comercio transfronterizo. En este momento, la UE se encuentra en las primeras fases de renovación del eIDAS, el eIDAS 2.0 si se quiere. En este momento se desconoce lo que supondrá.

En América Latina también se ha producido una gran actividad legislativa en torno a la aceptación y la aplicabilidad de la firma electrónica, ya que países como Brasil, México, Ecuador, Perú, Colombia y Chile, entre otros, sientan las bases para una mayor transformación digital de las empresas y la administración.

Hace tan sólo dos semanas, Brasil, que reconoce la Firma Electrónica Cualificada desde hace 19 años, publicó una nueva Medida Provisional (Medida Provisória nº 983) relativa a la Firma Electrónica Simple y Avanzada. Nuria López Cabaleiro Suárez, socia del importante bufete de abogados Opice Blum en Brasil, explica:

"Ya en 2001, Brasil desarrolló su infraestructura de clave pública (PKI-Brasil) y construyó una red de Organismos Certificados para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. A lo largo de los años, hemos visto una adopción y aceptación cada vez mayor de lo digital. Recientemente, la Ley Nº 13.874/2019, conocida como Ley de Libertad Económica, estableció como un derecho esencial para el desarrollo y crecimiento económico del país, que el uso de los registros electrónicos y los documentos digitales tengan el mismo estatus legal que los documentos físicos. Este reglamento entró en vigor el 19 de marzo de 2020.

"Desde entonces, las medidas de distanciamiento social en la lucha contra el COVID-19 han supuesto otro paso adelante para el negocio digital. La Medida Provisional nº 983, de 16 de junio de 2020, establece normas para el uso de la firma electrónica entre las entidades gubernamentales y los ciudadanos. Esperamos que esto impulse una transformación digital adicional en Brasil."

Del mismo modo, Erick Rincón Cárdenas, socio de Rincón Cárdenas & Moreno en Colombia, está viendo cómo las diferentes leyes de firma electrónica emitidas en América Latina amplían el uso del comercio electrónico y las prácticas empresariales digitales en esa región. Citando tres ejemplos, dice:

"Por ejemplo, México ha identificado la firma electrónica como una parte clave del negocio digital. Las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas proporcionan la seguridad que los gobiernos locales y federales exigen para su uso en el comercio electrónico.

"En el Perú, la Ley 27269 regula el uso de la firma electrónica, otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que la firma manuscrita o cualquier otra manifestación de voluntad similar.

"Y en Colombia, la Ley 527 reconoce la firma electrónica, así como la firma digital implementada por un tercero certificado, que tiene eficacia jurídica siempre que cumpla con requisitos como la autenticidad y la integridad."

Permitir la transformación digital

Entonces, ¿por qué las empresas deberían adoptar la firma electrónica? La respuesta es sencilla: permiten procesos totalmente digitales y eliminan la necesidad de actividades manuales costosas y que consumen mucho tiempo, al tiempo que mejoran la comodidad de los firmantes.

Las firmas electrónicas también son más seguras que los documentos tradicionales en papel y las firmas de tinta. Las plataformas de firma electrónica están diseñadas para reducir el riesgo de fraude y garantizar el cumplimiento de la normativa mediante la captación de registros de auditoría completos, proporcionando visibilidad sobre quién ha firmado exactamente el documento, así como cuándo y dónde. Esto puede complementarse con tecnología de encriptación digital para evitar la manipulación, junto con herramientas de verificación de la identidad, como la autenticación biométrica o la captura de documentos de identidad.

Desde la perspectiva del cliente, una de las principales ventajas de la firma electrónica es que mejora la experiencia del cliente. Los clientes esperan cada vez más tener acceso a servicios digitales sofisticados cuando interactúan con las empresas, lo que incluye poder firmar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Proporcionar capacidades de firma electrónica ayuda a las empresas a retener a los clientes y a atraer a otros nuevos para aumentar los resultados.

En última instancia, lo que ha quedado claro durante la pandemia de COVID-19 es que la tecnología de la firma electrónica ya no es algo agradable de tener. Se ha convertido en un componente imprescindible de las iniciativas de transformación digital de las organizaciones de todo el mundo, ya que proporciona un nivel de transparencia, seguridad y eficiencia que simplemente no es posible con las firmas de tinta tradicionales.

La importancia de la firma electrónica no hará más que crecer en los próximos años a medida que la legislación mundial siga desarrollándose y más empresas se den cuenta de las ventajas de utilizar medios electrónicos. Puede que haya tardado un poco más de lo esperado, pero no cabe duda de que la firma electrónica ha alcanzado la mayoría de edad. Por los próximos 20 años!

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Michael Magrath es responsable de alinear la hoja de ruta de las soluciones de OneSpan con las normas y los requisitos reglamentarios a nivel mundial. Es copresidente del Grupo de Trabajo de Despliegue Gubernamental de la Alianza FIDO y forma parte de la Junta Directiva de la Asociación de Firma y Registros Electrónicos (ESRA)