Desmontando los cinco mitos más comunes sobre la firma electrónica en el Reino Unido

Sameer Hajarnis, 17 de Mayo de 2021

El cambio hacia los acuerdos a distancia en los servicios financieros y los seguros lleva varios años desarrollándose. Con el auge de los bancos digitales y el declive de las sucursales, los clientes se decantan cada vez más por los proveedores con capacidades remotas. No es de extrañar que, cuando la pandemia llegó, el uso de acuerdos a distancia se disparara en todo el mundo, ya que los consumidores necesitaban acceso digital a servicios clave.

Al facilitar los acuerdos a distancia, la tecnología de la firma electrónica ha desempeñado un papel fundamental para garantizar la continuidad de la actividad durante el pasado año. Para muchas organizaciones la tecnología ha sido un salvavidas que las ha mantenido a flote en tiempos difíciles. En el futuro, el sector parece que seguirá creciendo exponencialmente a medida que más industrias y organizaciones se adapten a los servicios y acuerdos digitales. El año pasado, a la luz de la pandemia, la FCA reafirmó en un comunicado que no "exigía explícitamente la firma de tinta húmeda en los acuerdos", orientando que la firma electrónica era una herramienta que permitiría a las empresas seguir operando a distancia.

Sin duda, las organizaciones y los consumidores han creado unos hábitos y una familiaridad tan fuertes con estos productos y servicios digitales que es seguro que, más allá de la pandemia, la firma electrónica se convertirá en una piedra angular para una serie de empresas. Las leyes sobre la firma digital varían de un país a otro, pero la mayoría comparten los mismos principios básicos sobre la firma de documentos. A pesar de ello, abundan los conceptos erróneos y la desinformación sobre esta tecnología crucial, pero que a menudo se pasa por alto. Estos son los cinco mitos más comunes -finalizados- en torno a la firma electrónica en el Reino Unido.

1. Las firmas electrónicas no tienen validez legal

Falso. El Reino Unido reconoce legalmente la firma electrónica desde hace casi dos décadas. El Parlamento aprobó el Reglamento de Firma Electrónica en 2002, como resultado de una Directiva de la UE de 1999. En 2014, estos fueron sustituidos por el Reglamento eIDAS de la UE, que siguió formando parte de la legislación nacional del Reino Unido después del Brexit.

Sin embargo, todavía hay ciertos documentos que no pueden ser firmados electrónicamente, a saber, aquellos que requieren la atestación de testigos o la presentación pública, así como aquellos en los que se requiere el sellado. Esto incluye testamentos, documentos de derecho de familia, cuentas de empresas, documentos de hacienda y aduanas, escrituras, documentos del registro de la propiedad y arrendamientos de más de tres años de duración.

2. Las firmas electrónicas no son tan vinculantes como las "firmas húmedas"

Este mito ha perdurado desde la aparición inicial de la tecnología de la firma electrónica y no tiene en cuenta los recientes avances tecnológicos en materia de rastreo y autenticación. En la actualidad existen numerosos productos de firma electrónica que se apoyan en una serie de tecnologías para garantizar que cuando se firma electrónicamente un documento, éste es tan legalmente vinculante como una firma tradicional.

También hay precedentes judiciales que apoyan el uso de la firma digital en el Reino Unido. Por ejemplo, en 2014, Kathryn Bassano contra Alfred Toft determinó que un contrato regulado por la Ley de Crédito al Consumo de 1974 podía ser firmado electrónicamente. Esto confirmó el enfoque liberal de lo que se considera una firma según la legislación británica.

Sin embargo, esto no significa que cualquier firma electrónica cuente como tal. En 2006, J Pereira Fernandes SA contra Mehta determinó que la inclusión automática de la dirección de correo electrónico del remitente tras la transmisión de un documento no equivale a una firma. En este caso, el tribunal razonó que un proceso automatizado generado por una aplicación no evidenciaba la intención necesaria de autentificar el documento en nombre del usuario.

3. Todas las firmas electrónicas son iguales

En realidad, el reglamento eIDAS de la UE reconoce tres tipos distintos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada.
Una firma electrónica simple puede ser cualquier forma de mensaje electrónico asociado a una persona, incluidas las firmas mecanografiadas y los bloques de correo electrónico. En comparación, una firma electrónica avanzada es aquella que está asociada de forma exclusiva a un individuo y vinculada a los datos, de modo que cualquier cambio posterior en los datos es fácilmente identificable.

Por último, una firma electrónica cualificada es generada por un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y tiene la misma validez que una firma manuscrita. Aunque este es el único tipo de firma electrónica con el mismo estatus que una firma manuscrita según la normativa de la UE, no hay documentos que requieran específicamente el uso de una firma electrónica cualificada en el Reino Unido.

La normativa eIDAS de la UE estipula que los dispositivos de creación de firmas electrónicas cualificadas deben estar respaldados por un certificado emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado. La acreditación de los proveedores de servicios de confianza en el Reino Unido corre a cargo de tScheme, un organismo de autorregulación que mantiene la lista de servicios de confianza del Reino Unido.

4. Las firmas electrónicas son difíciles, o imposibles, de rastrear

De todos los mitos de la firma electrónica, éste es el más alejado de la verdad. Las soluciones de firma electrónica segura, como las acreditadas por tScheme, autentifican a los usuarios antes de que firmen electrónicamente y vinculan esa autentificación a la firma electrónica y al registro firmado electrónicamente.

El cumplimiento de las soluciones de firma digital acreditadas es a menudo mucho más fuerte que una "firma húmeda", ya que proporcionan una cuenta completa de lo que se desarrolló durante cada transacción: quién firmó, dónde, en qué orden, qué páginas vieron, etc.

A la hora de elegir un proveedor de firma electrónica, es importante encontrar una solución que admita varios métodos de autenticación y tenga la flexibilidad de configurarlos en la misma transacción, al tiempo que se adapte al perfil de riesgo de su empresa.

5. Las firmas electrónicas son una molestia para los auditores

En este caso, es lo contrario. Las firmas electrónicas pueden ayudar a las empresas reguladas a demostrar a los auditores que han seguido con precisión un determinado proceso empresarial. Con soluciones de firma electrónica más sofisticadas, las empresas pueden proporcionar a los auditores un registro de cada vez que se tocan los documentos clave, cuándo y por quién.

Por ejemplo, las soluciones de firma electrónica pueden proporcionar ahora pistas de auditoría tanto de los documentos como de los procesos con el fin de demostrar el cumplimiento a los auditores. Para facilitar el intercambio con partes internas y externas, se pueden exportar paquetes de pistas de auditoría autónomos para una gestión de registros más eficiente y transparente. Esto permite a los empleados y a los auditores ver una pista de auditoría completa para determinar exactamente cuándo y cómo se realizó una transacción y por quién, algo que no es posible con los documentos en papel.

En los próximos años, los consumidores seguirán impulsando diferentes industrias, mostrando una demanda de más servicios y capacidades a distancia. En el último año, incluso los consumidores que antes no eran tan nativos digitales se han familiarizado mucho más con estos servicios.

Así que, una vez disipados estos mitos, está claro que la adopción de la tecnología de firma electrónica puede ayudar a las empresas a retener a los clientes y a adelantarse a la competencia, especialmente a medida que se generaliza el trabajo a distancia. La firma electrónica no sólo aporta rapidez y sencillez a los acuerdos. También ofrecen transparencia, un mayor nivel de seguridad y una mejor experiencia del cliente.

Firmas electrónicas - Guía del principiante

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Este blog, escrito por Sameer Hajarnis, Vicepresidente Regional de Ventas, se publicó por primera vez en GlobalBankingandFinance.comel 5 de abril de 2021.

Sameer es un líder en la práctica de firma electrónica con OneSpan y tiene más de dos décadas de experiencia en empresas de software empresarial y SaaS. Dirige un equipo de profesionales de ventas que ayudan a los clientes a digitalizar los flujos de trabajo de verificación de identidad y firma electrónica.