Cómo las firmas electrónicas conducen al éxito en la nueva normalidad

David Gaudio, 8 de Octubre de 2020
How E-Signatures Lead to Success in the New Normal

Más de seis meses desde los primeros bloqueos, las continuas precauciones de distanciamiento social de COVID-19 y el deseo predominante de realizar negocios de forma remota han cambiado el negocio en el futuro previsible. Para ilustrar este cambio en las expectativas del mercado, una encuesta reciente al consumidor en España encontró acceso digital en seguros ha aumentado casi un 30% desde el comienzo de la pandemia. Además, Citi ha notado un aumento del 300% en la apertura de cuentas en línea entre clientes comerciales. Las instituciones financieras y los proveedores de seguros han estado trabajando durante mucho tiempo para expandir sus ofertas móviles y remotas, pero la nueva normalidad ha aumentado significativamente la importancia de proporcionar un proceso seguro y conveniente para que los usuarios accedan a productos y servicios de forma remota.

Las firmas electrónicas son fundamentales para crear un proceso digital de un extremo a otro. En este blog, revisaremos los cambios regulatorios desde el comienzo de la pandemia con respecto a su uso, así como los procesos bancarios y de seguros específicos que las firmas electrónicas pueden ayudar a digitalizar.

Cambios regulatorios de firma electrónica en 2020

El uso de la firma electrónica experimentó un aumento en la adopción a medida que los empleados que se quedaban en casa continuaron completando contratos y transacciones con los clientes de forma remota. Por ejemplo, Telecompaper en Lituania informó de un aumento del 70% en los documentos firmados electrónicamente. Reconociendo la necesidad inmediata de soluciones remotas, los gobiernos de todo el mundo aprobaron medidas regulatorias temporales para aceptar firmas electrónicas donde tradicionalmente se requerían firmas con tinta húmeda. Ejemplos incluyen:

  • Reino Unido: La Autoridad de Conducta Financiera (FCA) anunció en un comunicado , “Los solicitantes pueden utilizar tales firmas electrónicas cuando sea apropiado y los formularios relevantes deben interpretarse en consecuencia; cuando sea posible que el solicitante valide la documentación adjunta electrónicamente, puede hacerlo. En todos los casos en los que se utiliza una firma electrónica, debemos estar seguros de que el firmante ha visto y está de acuerdo con toda la información del formulario ".
  • Rumania: En abril de 2020, Rumania adoptó Ordenanza de emergencia del gobierno núm. 38 el cual decreta que los documentos electrónicos emitidos por autoridades e instituciones públicas pueden ser firmados con firma electrónica calificada y serán tratados como documentos auténticos.
  • Canadá: los Anuncia la Agencia Canadiense de Ingresos que las firmas electrónicas cumplirán con los requisitos de firma de la Ley del Impuesto sobre la Renta. El cambio se aplica a los formularios de autorización de la agencia T183 o T183CORP. Por lo general, estos formularios son firmados por millones de canadienses en persona cada año para autorizar a los profesionales de impuestos a preparar la declaración de impuestos en nombre del cliente.
  • Estados Unidos: En julio, la Administración de Alimentos y Medicamentos revisó su "Guía para la realización de ensayos clínicos de productos médicos durante la emergencia de salud pública COVID-19". La guía incluye un nuevo componente de preguntas y respuestas que aborda las firmas electrónicas en los registros de ensayos clínicos, así como los documentos de consentimiento informado. Además, señala que los sistemas de firma electrónica deben cumplir con la Regulación 21 CFR parte 11 para registros de ensayos clínicos.
  • Turquía: El 26 de junio de 2020, el Ley de Contratos Financieros Electrónicos (Ley N ° 7247) fue publicado en el Boletín Oficial. La ley modifica varias leyes existentes y ahora autoriza a las empresas de servicios financieros a aceptar firmas electrónicas para abrir cuentas bancarias, solicitar préstamos y arrendamientos y tarjetas de crédito.

Procesos de digitalización con firma electrónica para permitir transacciones remotas

En un estado ideal, el aumento de la demanda de transacciones, interacciones, aplicaciones y acuerdos financieros móviles se cumpliría con un proceso completamente digital. El desafío al que se enfrentan muchas instituciones financieras y proveedores de seguros es que, si bien algunos procesos centrales se han digitalizado, muchos otros aún no están automatizados de un extremo a otro. Estas brechas en la cadena digital obstaculizan la capacidad de la organización para satisfacer las necesidades de los clientes y podrían requerir visitas en persona para algo tan simple como firmar un documento.

Las firmas electrónicas, especialmente cuando se combinan con tecnologías de autenticación y verificación de identidad digital, pueden facilitar el autoservicio remoto, así como los procesos remotos mediados por asesores. Aquí, revisaremos cómo las firmas electrónicas pueden afectar estos procesos financieros y generar ganancias rápidas en la digitalización y la experiencia del usuario.

  • Mantenimiento de la cuenta: Busque digitalizar las pequeñas tareas ocasionales a lo largo de la vida útil de la cuenta que garantizan que la cuenta siga siendo funcional. Estas tareas incluyen actividades como agregar un cónyuge o socio comercial o establecer transferencias mensuales recurrentes.
  • Préstamos al consumidor: Las firmas electrónicas no solo simplifican y aceleran las solicitudes de préstamos y los contratos de financiación, sino que también pueden eliminar el riesgo asociado con los errores en los documentos, como la falta de firmas. Esto elimina por completo la mala experiencia del cliente que implica volver a llamar a un prestatario para que vuelva a firmar el papeleo que no se completó correctamente.
  • Hipoteca residencial: La notarización remota en línea (RON) ayuda a crear un proceso de notarización remota y completamente digital en línea y puede ayudar a agilizar el proceso de hipoteca. Los actos notariales tradicionales requieren que una persona con prueba de identidad firme un documento en presencia de un notario público legalmente comisionado. RON traslada este acto a Internet mediante una videollamada en vivo. Se verifica la identidad de cada firmante y los documentos se ejecutan con tecnología de firma electrónica auditable.
  • Seguro de vida: E-Signature está recibiendo atención como un facilitador inmediato de nuevas aplicaciones comerciales. Además, la firma electrónica se puede utilizar en la entrega de divulgación electrónica, la concesión de licencias y nombramientos de agentes, la entrega de pólizas electrónicas y los cambios de beneficiarios.
  • Gestión de patrimonios: Reemplazar los formularios en papel con sus equivalentes digitales puede ayudar a los administradores de patrimonio, banqueros privados, corredores / distribuidores y centros de llamadas a satisfacer las expectativas de servicio de los clientes nuevos y existentes. Las firmas electrónicas pueden ayudar a digitalizar los procesos que requieren aprobaciones de firmas, como transferencias de activos, reinversiones de IRA y 401K, cambios de beneficiarios, exenciones de consentimiento y formularios de mantenimiento de cuentas.
  • Gestión de Tesorería y Banca Corporativa: Investigación de Forrester ha enumerado las firmas digitales entre las iniciativas que la industria bancaria debe priorizar en este momento, indicando: "Algunos bancos ofrecen esto a los clientes minoristas: es hora de expandirse a la banca corporativa empresarial y el arrendamiento".
  • Préstamos y financiación de automóviles: Al igual que con muchos otros procesos financieros, las firmas electrónicas se pueden utilizar para reducir la cantidad de visitas en persona necesarias para completar una transacción. En el caso de préstamos y financiamiento para automóviles, la combinación de firmas electrónicas con verificación de identidad puede automatizar el proceso de verificación de documentos con comparación facial y digitalizar completamente las verificaciones de identidad.

Vaya más allá de la continuidad empresarial: descargue el informe técnico

La digitalización y la automatización son el camino claro a seguir en la nueva normalidad. Con las expectativas cambiantes de los clientes, las instituciones financieras y los proveedores de seguros que puedan adaptarse mejor a los procesos remotos obtendrán una ventaja competitiva.

Pero las firmas electrónicas son solo una herramienta que las organizaciones pueden utilizar. Otras tecnologías, como las soluciones de autenticación y verificación de identidad digital, tienen un papel importante que desempeñar en las iniciativas de modernización. En este documento técnico, exploramos con más detalle cómo se pueden utilizar estas tecnologías para digitalizar procesos financieros clave y, al mismo tiempo, proporcionar consideraciones y recomendaciones de seguridad.

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In this paper, we explore the top financial processes to digitize with e-signatures and digital identity verification technology – as well as key security considerations to support the rise of the digital-first financial services provider.

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David Gaudio es el escritor de contenido para todas las cosas de seguridad y firma electrónica en OneSpan con casi diez años de experiencia en marketing digital y creación de contenido. Antes de OneSpan, David obtuvo su licenciatura en Publicación y Escritura Creativa y ha usado casi todos los