¿Eres capaz de demostrar el cumplimiento de los auditores externos?

Cuando las compañías reguladas se someten a una auditoría de cumplimiento, a menudo se les pide que prueben el proceso comercial exacto que siguieron. Esto se aplica tanto a las transacciones orientadas al cliente como a los controles internos. Como parte de esto, los auditores también buscan un registro de cada vez que se tocan documentos clave, cuándo y por quién.

Si usted es una compañía farmacéutica que rastrea sustancias controladas, una agencia gubernamental que se somete a una auditoría financiera o un prestamista hipotecario que se prepara para las nuevas regulaciones TRID, existe una presión creciente para documentar completamente sus procesos y decisiones. Si su empresa no ha seguido y registrado sistemáticamente todas las acciones y ha mantenido registros confiables, corre el riesgo de no poder demostrar el cumplimiento.

Firmas electrónicas - Guía del principiante

Esta comunicación esencial de 25 páginas presenta conceptos legales importantes y consideraciones clave a la hora de crear procesos comerciales digitales con firmas electrónicas.

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e-SignLive proporciona una capa adicional de protección de pista de auditoría incorporada precisamente para este propósito. Lo llamamos e-Witness. Te da un pista de auditoría del proceso exacto utilizado para capturar firmas .

De hecho, e-SignLive captura todas las "huellas digitales" que dejan los clientes y empleados a medida que pasan por un proceso de firma, y ofrece dos tipos de pistas de auditoría que ayudan a fortalecer su posición legal y de cumplimiento:

• Documento pista de auditoría (lo que firmó el firmante): El registro de auditoría del documento contiene el certificado digital utilizado para firmar, así como la imagen del bloque de firma, la marca de tiempo y la información de identificación única del firmante. El documento y las firmas electrónicas que contiene están sellados con una firma digital para garantizar la integridad y autenticidad del registro firmado electrónicamente. Especialmente relevante en un proceso de múltiples firmantes, e-SignLive marca la hora de forma independiente y bloquea cada firma y cualquier dato ingresado por cada firmante independientemente de los demás. Entonces, cuando revisa la pista de auditoría incluso años después, queda claro quién firmó qué, en qué orden, a qué hora, etc.
   
• Proceso pista de auditoría (cómo firmó el firmante): La función e-Witness proporciona un contexto sobre cómo se presentó, revisó y firmó un registro electrónico, y hace posible reproducir las transacciones pantalla por pantalla, incluso años después. De hecho, Banquero estadounidense informó que "los bancos deben poder demostrar que los documentos de los clientes están protegidos y que no se pueden cambiar después de su firma". También deben poder demostrar el proceso, hasta las capturas de pantalla específicas que ve el cliente, para poner una firma electrónica en un documento ".

Nuestra solución de firma electrónica resuena bien con las personas legales y de cumplimiento con las que hablamos porque les brinda visibilidad directa sobre cuándo y cómo se llevó a cabo la transacción, algo que simplemente no es posible en el mundo del papel.

La capacidad patentada de e-SignLive para capturar un registro completo del proceso de firma es única en el mercado. Los proveedores de firmas electrónicas como DocuSign ni siquiera se acercan a ofrecer una pista de auditoría de procesos y sus soluciones se quedan cortas al demostrar el cumplimiento. Con e-SignLive, se registran todas las acciones tomadas por cada firmante, incluido el paso al siguiente documento o página web; haciendo clic en un botón; aplicando una firma; y descargar copias completas de documentos después del hecho. La fecha y la hora se registran para cada acción y e-SignLive también captura las direcciones IP. Tanto el documento como las auditorías de procesos que ofrecemos se incluyen con nuestro servicio sin costo adicional; considérelo como una póliza de seguro gratuita para sus necesidades de auditoría y cumplimiento.

Lo que dicen tus compañeros

Una forma en que los gerentes de procesos de negocios están evaluando la fortaleza de las capacidades de auditoría y evidencia de una solución es a través de las publicaciones de los usuarios en sitios de revisión de software de negocios como G2 Crowd.  Aquí hay una muestra de lo que dicen los usuarios, los gerentes de procesos de negocios y los ejecutivos sobre e-SignLive:

• "Nos gusta la captura completa de datos forenses del evento de firma. [...] Analizamos DocuSign y e-SignLive de Silanis. Elegimos Silanis en base a las razones anteriores ". Patrocinador ejecutivo en fiserv)
   
• "Las preocupaciones legales, de privacidad y seguridad no son problemas con la tecnología e-SignLive. Las revisiones separadas de estos equipos en nuestra organización concluyeron que la integridad de los sistemas de e-SignLive no tenía comparación ". Patrocinador ejecutivo en seguros)
   
• "El cumplimiento y el soporte regulatorio de e-SignLive son de primera categoría". ( Martha S. , Spokane Teachers Credit Union)
   
• Para escuchar al director financiero del Estado Mayor Conjunto de los EE. UU., Sr. Dennis Savage, hablar sobre el impacto de las firmas electrónicas en la auditabilidad, vea esto webcast .

e-SignLive ha demostrado mitigar el riesgo de incumplimiento al hacer cumplir las reglas de negocio y flujo de trabajo, y al capturar las pistas de auditoría más sólidas y completas del mercado. Para ver cómo sus oficiales de cumplimiento pueden recrear el proceso de firma durante las auditorías, reserve una demostración personal contactando con nosotros al 1-888-745-2647. O aprenda más descargando este documento técnico: Por qué ESIGN no es suficiente: cómo reducir el riesgo legal y de cumplimiento con las firmas electrónicas .