A medida que la Ley ESIGN cumple 20 años, la distancia social hace que las firmas electrónicas sean más esenciales que nunca

Michael Magrath, 30 de Junio de 2020
As the ESIGN Act Turns 20, Social Distancing Makes E‑Signatures More Essential than Ever

El 30 de junio de 2020 se cumple el vigésimo aniversario de la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (Ley ESIGN) que se convierte en ley, por lo que es legal usar firmas electrónicas para firmar y almacenar documentos digitales.

Este movimiento abrió la puerta a una nueva era de negocios digitales. Además de proporcionar la conveniencia de poder firmar contratos legalmente vinculantes desde cualquier lugar, permitió a las empresas aumentar significativamente la productividad, mejorar la experiencia del cliente, garantizar la seguridad y reducir los costos de transacción.

Esto se ha demostrado en los Estados Unidos, donde la Ley ESIGN y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) otorgan reconocimiento legal de firmas y registros electrónicos para satisfacer los requisitos legales "por escrito" para las transacciones. Estas leyes permiten a las organizaciones adoptar un proceso uniforme de firma electrónica en casi todos los estados, lo que garantiza la forma en que interactúan con los clientes en el futuro.

Aunque la falta de educación sobre la legalidad de las firmas electrónicas históricamente ha causado algunas dudas sobre la adopción de la tecnología, el Pandemia de COVID-19 movió las firmas electrónicas a la cima de las agendas comerciales este año, impulsando una mayor transformación digital entre las instituciones financieras y sus clientes.

Las firmas electrónicas han demostrado ser esenciales en un momento en que las personas no han podido abandonar sus hogares. La tecnología ha jugado un papel clave en mantenimiento de la continuidad del negocio mientras se reduce la exposición al virus y se adhiere a la guía de distanciamiento social establecida por los funcionarios de salud pública.

En resumen: no se puede subestimar la importancia de las firmas electrónicas como tecnología fundamental. Los esfuerzos de transformación digital, la carrera por ofrecer la mejor experiencia al cliente y, más recientemente, la pandemia mundial han acelerado la adopción de la tecnología. Casi de la noche a la mañana, COVID-19 cambió la forma en que las agencias gubernamentales y las empresas interactúan con las personas, lo que significa que el uso generalizado de la firma manuscrita tradicional finalmente podría terminar.

Globalizarse

Las preguntas sobre los requisitos legales y las implicaciones de la firma electrónica han acompañado durante mucho tiempo las discusiones sobre firmas electrónicas. Esto está cambiando rápidamente a medida que las leyes se ponen al día con la creciente adopción de la tecnología. En muchos países, los registros electrónicos y las firmas en formato electrónico ahora se tratan como cualquier otro tipo de datos electrónicos y son tan admisibles como si fueran registros en papel. Esto ha sentado las bases para el futuro de los negocios digitales en todo el mundo.

En Canadá, por ejemplo, las leyes provinciales de firma electrónica otorgan a las firmas electrónicas el mismo efecto legal y estatus que las firmas manuscritas. Además, similar a las leyes provinciales, parte 2 de la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA) la ley federal establece un régimen que establece equivalentes electrónicos a los documentos y firmas en papel. Del país Plan de Respuesta Económica COVID-19 recientemente ha dado un paso más allá, con firmas electrónicas que ahora cumplen con los requisitos de firma de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

En Europa, la adopción de la firma electrónica dio un importante paso adelante en 2016 gracias a la regulación de servicios de identificación electrónica y fiduciaria (eIDAS). eIDAS se aplica por igual a todos los estados miembros de la UE y ha servido para acelerar la transformación digital en países de Europa al Establecer el reconocimiento legal de todo tipo de firmas electrónicas para el comercio transfronterizo En este momento, la UE se encuentra en las primeras etapas de actualización de eIDAS - eIDAS 2.0 si lo desea. En este momento se desconoce qué implicará eso.

América Latina también ha visto mucha actividad legislativa en torno a la aceptación y exigibilidad de las firmas electrónicas, como países como Brasil , Mexico Ecuador Perú , Colombia , Chile , y otros sientan las bases para una mayor transformación digital de las empresas y el gobierno.

Hace tan solo dos semanas, Brasil, que ha reconocido la firma electrónica calificada durante 19 años, publicó una nueva Medida Provisional (Medida Provisória nº 983) relacionada con las firmas electrónicas simples y avanzadas. Un socio con la firma de abogados líder Opice Blum en Brasil, Nuria López Cabaleiro Suárez explica:

“Ya en 2001, Brasil desarrolló su infraestructura de clave pública (PKI-Brasil) y construyó una red de organismos certificados para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Con los años, hemos visto una adopción y aceptación cada vez mayores de lo digital. Recientemente, la Ley N ° 13.874 / 2019, conocida como la Ley de Libertad Económica, estableció como un derecho esencial para el desarrollo y el crecimiento económico del país, que el uso de registros electrónicos y documentos digitales tengan el mismo estatus legal que los documentos físicos. Esta regulación entró en vigencia el 19 de marzo de 2020.

“Desde entonces, las medidas de distanciamiento social en la lucha contra COVID-19 han llevado a otro paso adelante para el negocio digital. La Medida Provisional No. 983 del 16 de junio de 2020, establece reglas para el uso de firma electrónica entre entidades gubernamentales y ciudadanos. Esperamos que esto impulse una transformación digital adicional en Brasil ".

Del mismo modo, Erick Rincón Cárdenas, socio de Rincón Cárdenas y Moreno En Colombia, las diferentes leyes de firma electrónica emitidas en América Latina amplían el uso del comercio electrónico y las prácticas comerciales digitales en esa región. Citando tres ejemplos, dice:

“Por ejemplo, México ha identificado las firmas electrónicas como una parte clave de los negocios digitales. Las firmas electrónicas avanzadas y calificadas brindan la seguridad que los gobiernos locales y federales requieren para su uso en el comercio electrónico.

“En Perú, la Ley 27269 regula el uso de la firma electrónica, otorgándole la misma validez legal y efectividad que la firma manuscrita o cualquier otra manifestación de voluntad similar.

"Y en Colombia, la Ley 527 reconoce las firmas electrónicas, así como las firmas digitales implementadas por un tercero certificado, que tienen efectividad legal siempre que cumplan con requisitos tales como autenticidad e integridad".

Habilitando la transformación digital

Entonces, ¿por qué las empresas deberían adoptar las firmas electrónicas? La respuesta simple es que permiten procesos totalmente digitales y eliminan la necesidad de actividades manuales costosas y que consumen mucho tiempo, al tiempo que mejoran la comodidad para los firmantes.

Las firmas electrónicas también son más seguras y seguras que los documentos en papel tradicionales y las firmas de tinta. Las plataformas de firma electrónica están diseñadas para reducir el riesgo de fraude y garantizar el cumplimiento mediante la captura de pistas de auditoría integrales, proporcionando visibilidad sobre exactamente quién ha firmado el documento, así como cuándo y dónde. Esto se puede complementar con la tecnología de cifrado digital para evitar la manipulación, junto con herramientas de verificación de identidad como la autenticación biométrica o la captura de documentos de identificación.

Desde la perspectiva del cliente, uno de los beneficios clave de las firmas electrónicas es que mejoran la experiencia del cliente. Los clientes esperan cada vez más tener acceso a servicios digitales sofisticados cuando interactúan con las empresas, lo que incluye poder firmar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Proporcionar capacidades de firma electrónica ayuda a las empresas a retener clientes y atraer nuevos para aumentar el resultado final.

En última instancia, lo que quedó claro durante la pandemia de COVID-19 es que la tecnología de firma electrónica ya no es agradable. Se ha convertido en un componente imprescindible de las iniciativas de transformación digital para organizaciones de todo el mundo, proporcionando un nivel de transparencia, seguridad y eficiencia que simplemente no es posible con las firmas de tinta tradicionales.

La importancia de las firmas electrónicas solo crecerá en los próximos años a medida que la legislación mundial continúe desarrollándose y más empresas se den cuenta de los beneficios de usar medios electrónicos. Podría haber tardado un poco más de lo esperado, pero las firmas electrónicas sin duda han alcanzado la mayoría de edad. ¡Por los próximos 20 años!

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Michael Magrath es responsable de alinear la hoja de ruta de soluciones de OneSpan con los estándares y los requisitos reglamentarios a nivel mundial. Es Presidente del Grupo de Trabajo de Implementación del Gobierno de la Alianza FIDO y está en la Junta de Directores de la Asociación de Firmas y