Firma electrónica y negocio a distancia: cómo empezar

Adriana Pansera, 6 de Mayo de 2021

Organizamos regularmente webcasts sobre temas como la digitalización de las empresas, la autenticación y las mejores prácticas de verificación de la identidad digital. Si se perdió nuestro reciente webcast, "E-Signatures and Remote Business: A 'How-to' for GettingStarted" aquí tiene el resumen de 4 minutos. La presentación completa está disponible por encargo.

Organizaciones de todo el mundo y de todos los sectores se enfrentaron a retos similares al inicio de la pandemia de COVID-19. Para garantizar que las empresas sobrevivieran a la crisis, los esfuerzos se centraron en acelerar las iniciativas de transformación digital para facilitar y proteger los procesos orientados al cliente y a los empleados. Las soluciones de firma electrónica surgieron como una herramienta clave para garantizar la continuidad del negocio y facilitar las interacciones a distancia en la nueva normalidad. Tanto los casos de uso internos como los externos pueden ver los beneficios de una mayor automatización y de los flujos de trabajo de firma electrónica aplicados en entornos B2B, B2C y B2E. En la primera entrega de esta serie de seminarios web, presentamos una visión general de las estrategias y las mejores prácticas para la optimización del flujo de trabajo de la firma electrónica y proporcionamos un trampolín para comenzar con la firma electrónica en su organización. A continuación, le ofrecemos un resumen de las principales conclusiones del seminario web.

Principales casos de uso de la firma electrónica

Era necesario cambiar la forma tradicional de trabajar para adaptarse a las necesidades cambiantes de los empleados, socios y clientes. Algunos casos de uso de la firma electrónica resultaron esenciales para este esfuerzo. En la banca, los préstamos y los seguros, la apertura de cuentas digitales ha cobrado protagonismo. Al permitir a los clientes completar los procesos de solicitud a través de canales remotos, las instituciones se benefician de un ahorro de tiempo y costes, al tiempo que mejoran la experiencia y los niveles de satisfacción de los clientes. En el ámbito de la sanidad, la firma electrónica facilita la cumplimentación de los formularios de incorporación y consentimiento de los pacientes, y los organismos públicos pueden beneficiarse de la prestación eficiente de servicios esenciales a los ciudadanos sin interrupción en tiempos de crisis. Independientemente del sector, asegurarse de que su organización está equipada con las herramientas correctas para la habilitación del personal remoto es crucial para el éxito de sus proyectos de digitalización.

Principales casos de uso de la firma electrónica

A continuación se presentan algunos casos de uso reales que pueden ayudar a demostrar cómo empezar a utilizar la firma electrónica en los flujos de trabajo internos y externos. A medida que se pasa de los casos de uso B2E a los B2B y B2C, el volumen de transacciones aumenta, por lo que una característica clave que se debe buscar al elegir una solución de firma electrónica debe ser la capacidad de escalar en toda la organización en previsión de futuras necesidades de digitalización y para maximizar el valor en toda la empresa.

Incorporación de RRHH (B2E)

Para los departamentos de RRHH, la incorporación de nuevos empleados es un proceso lento y con mucho papel, lleno de mensajes de ida y vuelta, tiempo de espera para las firmas y seguimientos. La adopción de la firma electrónica permite agilizar el proceso de incorporación, eliminando engorrosos pasos manuales como la impresión, el archivo y el escaneo de documentos. Se pueden utilizar plantillas para reducir el tiempo de preparación de los paquetes de documentos, y los largos formularios de políticas y códigos de conducta se pueden digitalizar y archivar fácilmente. El envío masivo puede eliminar aún más la necesidad de crear y enviar transacciones separadas individualmente a los nuevos empleados, y el tablero de OneSpan Sign permite el seguimiento de las transacciones en curso. Esto asegura una progresión ordenada a través del flujo de trabajo y ayuda en la tarea de gestionar múltiples flujos de trabajo a la vez.

Contratos de venta (B2B)

Las tareas administrativas y el interminable papeleo atascan a su personal de ventas, atándolos en largos ciclos de ventas que les quitan tiempo para prospectar nuevos clientes o centrarse en actividades de relación con el cliente de valor añadido. La automatización del proceso de firma electrónica y el uso de diseños, plantillas preestablecidas y opciones de captura de datos, como botones de opción, listas desplegables y bloques de texto, pueden ayudar a eliminar pasos y ahorrar tiempo en la preparación de los contratos de venta de uso frecuente. Las integraciones con Salesforce y Microsoft Dynamics 365 ayudan aún más a los equipos de ventas a completar y enviar los contratos de ventas directamente a través de estos sistemas para agilizar la experiencia sin papel.

Gestión de patrimonios (B2C)

Los asesores y los clientes pueden sentirse frustrados por los procesos manuales basados en el papel, que resultan incómodos de completar en una realidad post-pandémica. Para que pueda seguir prestando servicios financieros personalizados a través de canales remotos, la firma electrónica reduce los errores en los documentos, la falta de datos o de firmas y, en general, la mala experiencia del cliente. La cómoda firma móvil desde cualquier lugar crea una transacción segura a la que se accede mediante métodos de autenticación, como un código de seguridad enviado por SMS o un reto de preguntas y respuestas que puede establecerse individualmente para cada cliente. Las pistas de auditoría digitales demuestran aún más el cumplimiento al mostrar cada paso dado durante el proceso de firma, y las firmas digitales garantizan la integridad del documento firmado electrónicamente.

Conclusión

Al empezar con la firma electrónica, hay que tener en cuenta el panorama general con vistas al futuro. Para los responsables de la toma de decisiones, una vez que se reconoce el valor de la firma electrónica en un área, se querrá ampliar la capacidad de firmar electrónicamente los documentos a otros departamentos para obtener el máximo rendimiento de la inversión y la mayor eficiencia.  

Este seminario web fue la primera parte de la serie "Construir para el futuro: la firma electrónica abre el camino a la transformación digital". Lea las partes 2 y 3 para saber más sobre cómo el diseño puede transformar los negocios a distancia.

Firma electrónica y empresa a distancia: cómo empezar
Webcast

Firma electrónica y empresa a distancia: cómo empezar

En esta primera parte de una miniserie de tres seminarios web, un equipo de expertos en negocios digitales de OneSpan ofrece una visión completa de las mejores prácticas y estrategias en torno a la optimización del flujo de trabajo de la firma electrónica.

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Para ver más casos de uso de la firma electrónica en entornos B2E, B2B y B2C, incluyendo demostraciones en directo, vea la grabación de nuestro seminario web, "Firma electrónica y negocios a distancia: cómo empezar."Para saber más sobre cómo OneSpan Sign puede apoyar los proyectos de digitalización, lea nuestra Guía para principiantes sobre la firma electrónicay descargue la Lista de comprobación de preparación para la firma electrónicapara determinar la mejor manera de empezar con las firmas electrónicas para su organización

Adriana Pansera es especialista en marketing en OneSpan, responsable de la difusión de la digitalización de las empresas y de los eventos. Narradora digital con experiencia en diversos sectores, aprovecha su licenciatura en inglés para comunicar cómo nuestras experiencias están determinadas por nuestra relación con la tecnología y el mundo.

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