Firmas electrónicas: respuestas a las 5 preguntas más comunes

Sameer Hajarnis, 22 de Septiembre de 2021

Las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una tecnología fundamental para todos los bancos e instituciones financieras. En particular, durante el último año y medio, las firmas electrónicas han permitido que los bancos y las instituciones financieras mantengan una continuidad comercial crítica al brindarles a los consumidores acceso digital a servicios clave como apertura de cuentas bancarias, financiamiento de automóviles, préstamos y acuerdos de seguros.

Si bien COVID-19 impulsó un aumento en la banca digital y la necesidad de soluciones tecnológicas seguras de firma electrónica, esta tendencia ya estaba en aumento para mejorar la experiencia del usuario y hacer que la banca sea conveniente para todos los consumidores. De hecho, se espera que el mercado mundial de firmas digitales crecen un 28,9% de 2019 a 2027 .

A medida que aumenta la adopción de la firma electrónica, es fundamental para las instituciones financieras y los bancos educar y crear conciencia sobre los procesos legales y seguros que la tecnología de firma electrónica proporciona para transacciones y acuerdos bancarios en línea, tales como apertura de cuentas, aplicaciones de crédito y finanzas, transacciones y mantenimiento de cuenta y más. Si bien el uso de las firmas manuscritas tradicionales está llegando a su fin, todavía existe preocupación entre los clientes bancarios en torno a la legalidad y validez de la tecnología de firma electrónica. Con una serie de conceptos erróneos comunes de los consumidores sobre la legalidad y la seguridad de las firmas electrónicas, los bancos y las instituciones financieras deben educar a sus clientes y brindarles orientación al utilizar la tecnología de firma electrónica. Estas son las cinco preguntas más comunes, respondidas, relacionadas con las firmas electrónicas.

1. ¿Las firmas electrónicas son legalmente válidas?

Sí. los Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional (Ley ESIGN) se convirtió en ley el 30 de junio de 2000, por lo que es legal el uso de firmas electrónicas para firmar y almacenar documentos digitales a nivel federal. A nivel estatal, las firmas electrónicas también se rigen por la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) de 1999 con ligeras variaciones en 48 estados.

Sin embargo, estos solo se aplican a ciertos documentos y no incluyen el reconocimiento de testamentos, documentos de derecho de familia, documentos oficiales de la corte, beneficios de seguro médico y fideicomisos testamentarios.

2. ¿Son las firmas electrónicas tan vinculantes legalmente como las “firmas húmedas”?

Los métodos de autenticación y rastreo de firmas electrónicas los hacen más seguros y más seguros que los documentos en papel y las firmas de tinta tradicionales. Las firmas electrónicas están diseñadas para reducir el riesgo de fraude y ayudar a garantizar el cumplimiento a través de pistas de auditoría.

los Asociación de Abogados de Estados Unidos afirma que el rastro electrónico creado por las soluciones de firma electrónica puede proporcionar más información que no habría estado disponible antes de la era digital. Por ejemplo, la capacidad de ver virtualmente quién, cuándo y dónde alguien firma el documento.

Las plataformas de firma electrónica también se pueden complementar con tecnología de cifrado digital y herramientas de verificación de identidad, como la autenticación biométrica o la captura de documentos de identidad, para ayudar a prevenir la manipulación.

3. ¿Son las firmas electrónicas y las firmas digitales lo mismo?

No, aunque los conceptos son similares, una firma electrónica captura la intención de una persona de firmar como un acuerdo legalmente vinculante.

Una firma digital es un tipo de firma electrónica que crea una huella digital virtual que es distinto a los individuos durante una transacción. Esto se puede utilizar para verificar la autenticidad del registro firmado mediante criptografía de clave pública y tecnología de cifrado / descifrado.

Si bien las firmas digitales no capturan la intención del firmante, puede ser beneficioso usarlas además de una aplicación de firma electrónica para agregar una seguridad más completa a los datos y las transacciones en general.

4. ¿Qué tan difíciles son las firmas electrónicas de rastrear?

Las soluciones seguras de firma electrónica deben poder autenticar a los usuarios antes de la firma electrónica y vincular esa autenticación a la firma electrónica y al documento firmado electrónicamente.

Como tal, los métodos de autenticación múltiple pueden tener la flexibilidad de configurarse en la misma transacción, mientras se ajustan al perfil de riesgo de la organización. La pista de auditoría digital de cada transacción puede hacer que sea más fácil que nunca rastrear firmas y documentos desde el punto A hasta el punto B.

5. ¿Las firmas electrónicas en acuerdos financieros complejos eliminan la interacción humana y el elemento de servicio al cliente?

No. Uno de los beneficios clave de las firmas electrónicas es que mejoran la experiencia del cliente. Si bien es innegable que las tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA) mejoran las capacidades de la banca y las transacciones en línea, no eliminan la necesidad de interacción humana. El elemento humano sigue siendo una parte vital de los servicios financieros, en particular para los préstamos, la gestión de inversiones y los acuerdos hipotecarios. Los bancos y las instituciones financieras ahora se están integrando soluciones que ofrecen asistencia humana virtualizada para brindar interacciones seguras con el cliente habilitadas por video para guiar a los clientes a través de acuerdos financieros complejos y de varios pasos.

Las funciones de colaboración y las videoconferencias habilitadas para la web ahora pueden integrarse en el proceso de firma electrónica para que sea fácil, conveniente y seguro para los clientes completar los procesos clave de acuerdos financieros en línea, sin dejar de recibir una experiencia de usuario óptima. Al volver a agregar el elemento humano a los procesos de acuerdos financieros complicados y complejos, las tecnologías de firma electrónica pueden garantizar experiencias seguras e interactivas entre los proveedores de servicios financieros y sus clientes.

Cada vez más empresas están adoptando la tecnología de firma electrónica para satisfacer las demandas de los clientes en el mundo digital de hoy. Las firmas electrónicas pueden proporcionar una experiencia de usuario óptima desde cualquier ubicación geográfica con la capacidad de interactuar con los clientes de forma virtual, impulsando la tasa de finalización de documentos, la conveniencia y la velocidad. Al mismo tiempo, esta tecnología permite el nivel requerido de transparencia, eficiencia y seguridad para todas las transacciones que un lápiz sobre papel simplemente no puede superar.

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Este blog, escrito por Sameer Hajarnis, líder de práctica de firma electrónica en OneSpan, se publicó por primera vez en BAI.org el 17 de septiembre de 2021.

Sameer es un líder en la práctica de firma electrónica con OneSpan y tiene más de dos décadas de experiencia en empresas de software empresarial y SaaS. Dirige un equipo de profesionales de ventas que ayudan a los clientes a digitalizar los flujos de trabajo de verificación de identidad y firma electrónica.