Cinco razones por las que las firmas electrónicas deberían formar parte de su estrategia de transformación digital en el Reino Unido

Dilani Silva, 30 de Septiembre de 2020
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La transformación digital ha estado de moda en la agenda de los responsables de la toma de decisiones empresariales durante varios años, con un gasto estimado de $ 2 billones en transformación digital solo en 2019. Sin embargo, las firmas electrónicas todavía no se utilizan ampliamente en los procesos comerciales, a pesar de ofrecer numerosos beneficios, entre los que se incluyen una mayor productividad, ahorro de tiempo y costes y una experiencia general mejorada del cliente. La incertidumbre en torno a la legalidad de las firmas electrónicas a menudo se cita como un obstáculo para la adopción masiva, pero a partir del fallo de la Comisión de Derecho en 2018, ahora tienen el mismo peso que las firmas manuscritas, lo que le da a la tecnología un impulso muy necesario en la dirección correcta.

Además, el impacto impredecible de la pandemia de coronavirus ha encendido la acción de las empresas para digitalizar su proceso a fin de mantener la continuidad de su negocio.

A continuación, analizamos las principales razones por las que las firmas electrónicas deberían ser un componente esencial de cualquier estrategia de transformación digital:

Experiencia de cliente mejorada

Uno de los beneficios clave de firmas electrónicas es que proporcionan una mejor experiencia general en comparación con su alternativa de papel. Los clientes esperan cada vez más servicios digitales de las empresas con las que interactúan, independientemente de dónde se encuentren en el mundo, y esto se extiende a la firma de documentos. Nadie quiere perder tiempo imprimiendo, firmando y publicando documentos en papel cuando tiene la opción de firmar electrónicamente a su conveniencia.

Esta tendencia se ha visto acelerada por la pandemia de Covid-19, que ha dado lugar a directivas que se quedan en casa y a que los clientes estén menos dispuestos a manipular documentos en papel que pueden contener bacterias. Como resultado, nunca ha sido más importante para las empresas contar con opciones de firma remota que permitan a los clientes firmar un documento desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. La tecnología de firma electrónica está salvando a las empresas al permitirles seguir haciendo negocios durante esta crisis.

Esto no solo mejorará la relación con los clientes existentes, sino que también ayudará a las empresas a mantenerse por delante de sus competidores y atraer nuevos, lo que generará mayores ingresos y un resultado final más saludable.

Más seguro que el papel

La seguridad ha sido tradicionalmente una barrera importante para la adopción de firmas electrónicas, y las empresas de todas las industrias están preocupadas por la violación de la confidencialidad o un mayor riesgo de fraude. Sin embargo, a medida que la identidad y la autenticación se vuelven una prioridad cada vez mayor, las firmas electrónicas en realidad representan una alternativa más segura a los documentos tradicionales en papel.

Para empezar, es más difícil rastrear documentos en papel y es más probable que se pierdan, lo que corre el riesgo de que el material confidencial caiga en las manos equivocadas. Además, las firmas tradicionales en húmedo son más fáciles de falsificar y presentan un mayor riesgo de fraude.

A diferencia de, plataformas de firma electrónica incorpore una variedad de funciones diseñadas para minimizar el riesgo de fraude y capturar una pista de auditoría completa, como coordenadas GPS y marcas de tiempo. Esto significa que puede ver quién firmó exactamente, dónde se encuentran y la hora específica a la que firmaron. Una vez firmados, los documentos con firma electrónica se pueden proteger con tecnología de cifrado digital para evitar alteraciones y se pueden archivar automáticamente en un sistema de gestión de contenido utilizando reglas de flujo de trabajo empresarial para que siempre se pueda acceder al documento.

Si eso no es suficiente, existen formas adicionales de optimizar la tecnología de firma electrónica para validar la identidad del firmante y reducir el riesgo de fraude. Estos incluyen el uso autenticación biométrica , Captura de documentos de identificación o enlaces de cámara web y video para documentos que requieren firmas presenciales.

Gracias a la pista de auditoría detallada, se puede revisar cualquier información para identificar cualquier actividad sospechosa o fraudulenta, manteniendo al cliente y a la empresa mucho más seguros que si utilizaran documentos en papel.

Conformidad

Una de las piedras angulares del cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es contar con las medidas adecuadas para capturar, registrar y gestionar el consentimiento del cliente. Con multas de hasta 20 millones de euros o el 4 por ciento de los ingresos anuales (lo que sea mayor), las consecuencias de no cumplir son graves. Las firmas electrónicas se pueden utilizar para capturar cómodamente el consentimiento de cualquier dispositivo, cumplir con el requisito de participación activa y demostrar detalles precisos del consentimiento. Detrás de escena, también pueden capturar una pista de auditoría integral que registra exactamente lo que el firmante consintió, cuándo y cómo firmó. Esto es invaluable para GDPR, ya que significa que las empresas pueden demostrar el cumplimiento después de los hechos, proporcionando visibilidad directa que resonará bien con los equipos legales y de cumplimiento.

Además, la solución de firma electrónica adecuada también puede garantizar que una empresa cumpla con las regulaciones eIDAS que entraron en vigor en 2016, diseñadas para permitir el uso generalizado de la identificación electrónica en toda Europa. Las empresas deben buscar soluciones que cumplan con los requisitos de Firmas electrónicas avanzadas y / o Firma electrónica calificada para garantizar el cumplimiento y la seguridad sin comprometer la experiencia del cliente.

Reduce los costos operativos

Al eliminar la necesidad de que los documentos se firmen, transporten y archiven en formato de papel, las firmas electrónicas pueden eliminar los costos asociados con el manejo manual de documentos en papel. Estos incluyen ahorrar dinero en papel, franqueo, envío de suministros por correo, tóner, así como el tiempo que dedica el personal administrativo a procesar el papeleo. OneMain, una empresa de servicios financieros con sede en EE. UU., Ha eliminado $ 500,000 en costos anuales de tóner y ya no genera una pila de documentos de préstamo de miles de pies al mes, desde que implementó las firmas electrónicas. De manera similar, se estima que el Banco de Montreal (BMO) potencialmente ahorrará cerca de $ 100 millones de dólares en costos de papel al año.

Mejora la productividad de los empleados

Además de ahorrar dinero, las firmas electrónicas también pueden ahorrarles a los empleados el tiempo que de otro modo gastarían en procesar documentos, corregir errores y tener que volver a redactar documentos. Al pasar a las firmas electrónicas, los empleados pueden dedicar más tiempo a realizar un trabajo más valioso para la empresa, como establecer relaciones con los clientes. Los empleados de Wright-Patt Credit Union solían dedicar 22 minutos a preparar el papeleo, pero desde que digitalizaron su proceso de préstamos mediante firmas electrónicas, esto se ha reducido en un 50 por ciento. De manera similar, desde el lanzamiento nacional de firmas electrónicas en las sucursales minoristas canadienses de BMO, las tasas de error se han reducido significativamente, los errores de escaneo disminuyeron en un 92 por ciento y los archivos faltantes disminuyeron en un 66 por ciento.

Si bien la pandemia ha impulsado la adopción de firmas electrónicas porque está ayudando a miles de personas a mantener la continuidad operativa, una vez que las empresas experimentan estos beneficios en sus operaciones diarias, es muy poco probable que alguna vez quieran volver. La tecnología de firma electrónica probablemente se convertirá en la piedra angular de las operaciones comerciales modernas.

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Este blog se publicó por primera vez en ITProPortal.com el 6 de agosto de 2020, bajo el título “Cinco razones por las que las firmas electrónicas deberían ser parte de su estrategia de transformación digital.

Dilani Silva es gerente de marketing de productos en OneSpan. En su papel, administra y ejecuta la estrategia de lanzamiento al mercado, el posicionamiento, la mensajería y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.