Gobierno de autoservicio habilitado con firmas electrónicas

Joe McKairnes, 28 de Noviembre de 2016
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El gran impulso hoy es que los gobiernos de todos los niveles "se digitalicen".

¿Qué significa esto y cómo te beneficias?

La digitalización ofrece nuevas formas de atraer y atender a la clientela: ciudadanos, proveedores y autoridades públicas. Es la tecnología de automatización que permite formas más interactivas y rápidas de hacer negocios. También se trata de usar datos para tomar decisiones mejores y más rápidas.

Para tener éxito, la digitalización debe realizarse en toda la agencia: la tecnología debe ser multifuncional. La tecnología de toda la agencia ofrece beneficios tanto estatales como locales, así como federales, de ser completamente digital en todos los niveles.

Digitalización de la empresa gubernamental con firmas electrónicas

Compartir las mejores prácticas para implementar firmas electrónicas como un microservicio empresarial del gobierno. Aprenda consejos pragmáticos para potenciar su empresa gubernamental.

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Para comenzar, examinemos los rendimientos confiables del movimiento digital de hoy:

  • Ganar eficiencia mientras haces más con menos
  • Sirviendo a los ciudadanos con interacciones modernas y convenientes
  • Poner en marcha proyectos y ponerlos en funcionamiento rápidamente
  • Atraer nuevos empleados del gobierno con operaciones progresivas
  • Mantener la mitigación de riesgos, el cumplimiento y la transparencia.

 

G2E / G2C / G2B

Los puntos de contacto de interacción con el gobierno se dividen en una de tres categorías:

  • Gobierno a empleado (G2E)
  • Gobierno a ciudadano (G2C)
  • Gobierno a empresa (G2B)

Un ejemplo simple de un proceso de Gobierno a Empleado (G2E) tiene lugar en Recursos Humanos. Los casos de uso comunes van desde la incorporación de empleados hasta el cumplimiento. Los flujos de trabajo manuales abundan en recursos humanos, y se traducen en:

  • Manejo de procesos basados en papel.
  • Tener una visión mínima o nula del estado del flujo de trabajo.
  • Sin informes de datos o prueba de cumplimiento
  • Fuerte implicación de personas y tiempo

Digitalice estos procesos y de repente puede:

  • Envío masivo de formularios de cumplimiento a todos los empleados (por ejemplo: Código de ética)
  • Enviar cartas de oferta en formato digital (incluida una firma electrónica)
  • Obtenga una visión completa del proceso completo
  • Cumplir con la captura de datos requerida para informes y cumplimiento
  • Minimice el tiempo y el esfuerzo para centrarse en los negocios en lugar de los procesos

 

Gobierno a empleado

Para aplicaciones internas (G2E), HR es un excelente lugar para comenzar. Las soluciones para procesos estándar de recursos humanos se pueden configurar rápidamente, con bajo riesgo y alto impacto (éxito de lectura). Las solicitudes de autoservicio permiten a los empleados iniciar y completar formularios completamente en línea. Desde solicitudes de vacaciones individuales hasta documentos de cumplimiento de toda la agencia, como el Código de Ética, todo se puede configurar para cumplir con los estándares de cumplimiento y se puede rastrear y almacenar de forma totalmente digital.

Elija una solución que pueda tomar un formulario (en blanco o parcialmente rellenado previamente), preséntelo a un empleado, recopile los datos del formulario y, finalmente, permita que el empleado firme y complete. Idealmente, el proceso digital es iniciado por el firmante, en este caso, el empleado individual, y también se completa digitalmente con capacidades de firma electrónica .

Gobierno a ciudadano

Los procesos digitales en las transacciones de Gobierno a Ciudadano (G2C) se pueden racionalizar e iniciar de manera similar. Los gobiernos estatales y locales, por ejemplo, están viendo enormes ganancias en las solicitudes de autoservicio de los ciudadanos, como ePermitting .

Cualquier situación que requiera completar un formulario y autorización puede digitalizarse fácilmente. Tradicionalmente, los procesos en papel son un objetivo lógico para la digitalización: trasladan el proceso manual al ámbito digital y capacitan a los ciudadanos y empleados por igual para iniciar solicitudes.

Los procesos digitales permiten innumerables beneficios y son mucho más fáciles de implementar de lo que piensas. Los formularios necesarios para ejecutar solicitudes ya existen; y es probable que haya un sitio web y / o portal en funcionamiento que pueda usarse para el alojamiento. Busque soluciones que 'conecten los puntos' y considere soluciones de firma electrónica para crear un proceso totalmente digital de extremo a extremo, sin caer en el papel para obtener la autorización.

Gobierno a empresa

Piense en el volumen de contratos que el gobierno procesa cada año. Cada uno requiere que los documentos se completen con múltiples niveles de autorización. Aprovechar los procesos digitales permite conocer este flujo de trabajo oneroso, como el seguimiento del estado del contrato en cualquier momento. Un beneficio adicional es tener un rastro digital completo de todas partes del documento; quién lo revisó y quién lo firmó.

Muchos clientes dan fe del tremendo tiempo ahorrado por eContracting - ¡reduciendo los tiempos de procesamiento de compras de días de dos dígitos a horas de un solo dígito! Los gobiernos están logrando beneficios significativos mediante la implementación de procesos digitales en todos los niveles de interacción; y firmas electrónicas son clave para habilitar estos flujos de trabajo totalmente digitales.  

Cuando los gobiernos logran crear procesos digitales confiables, la reducción del esfuerzo, la mano de obra y el tiempo son una realidad medible, y todos los empleados, ciudadanos y empresas ganan.