Cómo el USDA digitalizó sus procesos con firmas electrónicas en un tiempo récord

David Bocek, 19 de Octubre de 2020
How USDA Digitized Their Processes with E-Signatures in Record Time

Las interrupciones en la economía y las cadenas de suministro causadas por la pandemia han generado un gran peso sobre los servidores públicos comprometidos con servir a sus comunidades en estos tiempos de necesidad. Con un espíritu de buena voluntad, los funcionarios del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) tomaron las acciones rápidas necesarias para adaptar sus operaciones y asegurar la continuidad de sus servicios de producción y conservación agrícola.

Desde los principales departamentos federales hasta las pequeñas agencias, el gobierno federal de los Estados Unidos ha simplificado sus procesos comerciales a un ritmo excepcional. Como tal, el riesgo percibido y las preocupaciones de cumplimiento que anteriormente frenaban la adopción de soluciones digitales ya no se consideran barreras para la modernización de procesos.

A medida que entraron en vigor los bloqueos en todo el país en respuesta al COVID-19 la primavera pasada, los equipos de varias agencias del USDA investigaron rápidamente soluciones para la continuidad de la misión. Se determinó rápidamente que era hora de adaptar sus operaciones para aprovechar una solución segura de firma electrónica basada en la nube, de modo que los agricultores y productores agrícolas de Estados Unidos pudieran firmar documentos sin poner su seguridad en riesgo.

El Departamento de Agricultura de los Estados Unidos es responsable de proporcionar liderazgo en desarrollo rural, investigación agrícola, productos agrícolas, seguridad alimentaria, asistencia alimentaria, servicios forestales y más. Puede visitar su sitio web oficial en www.usda.gov.

En nuestro reciente seminario web, " Acelerar los servicios gubernamentales críticos durante la pandemia , ”Dos representantes de las agencias de Conservación y Producción Agrícola (FPAC) del USDA se unieron a OneSpan para discutir lo que se necesitaba para garantizar que los trabajadores del gobierno tuvieran las herramientas que necesitaban para brindar servicios esenciales a los agricultores y ganaderos a velocidades sin precedentes.

Los bloqueos gubernamentales catalizan el crecimiento de los servicios digitales

Las agencias del USDA responsables de la producción y conservación agrícola son el Servicio de Conservación de Recursos Naturales (NRCS), que ayuda a millones de agricultores brindándoles asistencia técnica en sus esfuerzos de conservación de tierras, y la Agencia de Servicios Agrícolas (FSA), que lleva a cabo políticas y administra créditos. y programas de préstamos. Estas dos agencias a menudo atienden a los mismos clientes pero aprovechan diferentes tecnologías y herramientas para satisfacer sus requisitos únicos.

Antes de la pandemia, muchos documentos administrados por ambas agencias aún requerían una firma en persona, pero a medida que se anunciaban cierres en todo el país, las agencias necesitaban una forma de mantener la agricultura y el comercio y al mismo tiempo proteger a los agricultores del país del virus.

Hasta este momento, la NRCS tenía un sistema de registros digitales e incluso un método para obtener firmas electrónicas, pero no incluía todos los documentos. Mientras tanto, la FSA estaba a meses de lanzar su propio sistema de registros digitales que excluía por completo una solución de firma electrónica. Los agricultores y ganaderos son personas ocupadas, por lo que esto requirió una cantidad considerable de tiempo para firmar los documentos en persona.

poniendo los cimientos

Una vez que se pusieron en vigor los cierres, los productores que necesitaban financiación ya no pudieron dirigirse al Centro de Servicio del USDA más cercano para firmar documentos de contratación o solicitudes de pago.

Kirt Peterson, especialista en recursos naturales del FPAC del USDA, compartió cómo su equipo de Optimización de la entrega de la misión investigó las ineficiencias en las agencias para modernizar sus procesos comerciales. En ese momento, estaba claro que necesitarían evaluar un nuevo proceso con un componente de firma electrónica basado en la nube para colaborar en varios condados y brindar servicio a los agricultores de sus comunidades.

Amber Herz, asistente de programa del NRCS del USDA y miembro clave del equipo de Optimización de la entrega de la misión, presentó el objetivo de crear un proceso nuevo y más eficiente: ganar confianza en lo que debe suceder, identificar las soluciones y el equipo correctos y utilizar el herramientas juntas.

1. Obtener la aceptación de las partes interesadas para impulsar el cambio

Con los cierres inminentes de los centros de servicio de las agencias, las agencias actuaron rápidamente a partir del 13 de marzo. El equipo discutió los problemas de continuidad con el arquitecto jefe del FPAC Business Center.

Aunque la urgencia de la situación ameritaba una rápida evaluación e implementación, las dos agencias de FPAC todavía necesitaban primero ganarse la confianza de todos los niveles de liderazgo del USDA para implementar con éxito las nuevas herramientas.

Las relaciones anteriores y la creación de redes eficaces entre las agencias y el centro de negocios contribuyeron en gran medida a obtener la aceptación interna necesaria para implementar un proyecto exitoso. El equipo se concentró en un grupo central de personas que representaban cada área que necesitaba participar. Se debatieron en profundidad procedimientos comerciales nuevos y flexibles y se llevaron a cabo demostraciones en vivo, lo que aumentó la credibilidad y la conciencia del nuevo proceso.

Diez días después, el equipo de evaluación presentó tres opciones para la revisión de sus líderes. Al día siguiente se tomó la decisión de aprovechar las firmas electrónicas basadas en la nube y el equipo comenzó de inmediato a establecer llamadas estratégicas y discusiones sobre adquisiciones.

2. Elegir el socio tecnológico adecuado

Al revisar los socios potenciales, era fundamental que las dos agencias trabajaran con proveedores que estuvieran dispuestos a hacer todo lo posible para ayudar a lograr la misión. Esto no era un negocio como de costumbre y el USDA necesitaba un socio confiable que pudiera cumplir con los objetivos urgentes.

También exploraron aplicaciones adicionales mientras diseñaban los flujos de trabajo de firma electrónica para garantizar que la solución se diseñó teniendo en cuenta la escalabilidad.

El USDA ya tenía años de experiencia trabajando con OneSpan, y sabían que OneSpan Sign tenía las capacidades integradas para expandir la solución en toda la organización y al mismo tiempo cubrir las regulaciones gubernamentales más estrictas.

socio tecnológico adecuado

Al asociarse con OneSpan, el equipo podía estar seguro de que estaba trabajando con las personas adecuadas para mantener el proyecto en marcha.

3. Una experiencia mejor y más eficiente que antes de la pandemia de COVID-19

OneSpan Sign se implementó como una solución integrada basada en la nube para permitir la colaboración remota entre los centros de servicio del USDA.

Hoy en día, una vez que los documentos se firman electrónicamente, una plataforma de comunicaciones y almacenamiento basada en la nube maneja el procesamiento posterior de esos documentos según los requisitos de la agencia. Este proceso acelerado permite a los agricultores y ganaderos seguir obteniendo los servicios que necesitan de una manera nueva y mejorada.

Aunque las dos agencias no siempre estuvieron alineadas con la tecnología históricamente, los actores clave trabajaron en equipo para beneficiar a todos los afectados por la crisis. En menos de 6 meses, ya se firmaron electrónicamente más de 40.000 documentos entre la NCRS y la FSA, se actualizaron las políticas para aumentar la flexibilidad y se alinearon tanto como fue posible para crear una experiencia de cliente más uniforme para los productores de la nación.

Al trabajar juntos por el bien común, las agencias de conservación y producción agrícola del USDA pudieron proteger a las generaciones futuras de agricultores, reducir el impacto del virus en el comercio y el suministro de alimentos, y ayudar a que el gobierno de los EE. UU. Esté más equipado y eficiente.

Para obtener más información sobre la historia de éxito del USDA, mire la grabación de nuestro seminario web conjunto, " Acelerar los servicios gubernamentales críticos durante la pandemia " . Para obtener más información sobre cómo se puede implementar OneSpan Sign para respaldar la continuidad de la misión del gobierno durante este tiempo de crisis, lea más en Apoyar la continuidad de la misión del gobierno .

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